こんにちは、トーリンです。
仕事における資料作成はとても重要ですね。
見やすい・分かりやすい
パワーポイント資料を作るために、
気をつけている7つのポイントをまとめました。
これらのポイントを意識することで
作った後の手戻りや修正時間を減らすことができます。
早速、中身を見ていきましょう！
この記事はこんな人向けです(Before)
- パワーポイント初心者
- パワーポイントで資料を作るときは適当に作り始める
- 見やすいパワーポイントの特徴を知らない
この記事を読むと分かること(After)
- 仕事でパワーポイント資料を作り始める前の確認事項
- 見やすい・分かりやすいパワーポイント資料の特徴
- 見やすい・分かりやすいパワーポイント資料の作成方法・設定箇所（画面キャプチャー付き）
- 仕事：自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を14年間経験。
目次
パワポ資料作成前に気をつけること
コツ①：資料説明の相手や場所を事前に想定する
作る資料がどういう場面で使われるのか、
あらかじめ分かっている場合、
それを資料作成に考慮する必要があります。
たとえば、
広い部屋でのプレゼンテーション資料の場合、
小さい文字では後ろに座った人は読めません。
打ち合わせ卓で数名に印刷して
説明する資料の場合、年配社員は
小さい字が読めない可能性もあります。
白黒印刷が前提の場合、
色にこだわって資料作成しても
色の違いがうまく相手に伝わらないかもしれません。
このような制約や注意事項を
資料を作成する前に検討しておきます。
コツ②：指定テンプレート有無を確認する
資料を作り始める前にその会社・組織の
スライドテンプレートの有無を確認します。
スライドテンプレートとは、
企業ロゴなどが入ったパワーポイントの
スライドマスターのことです。
以下のような項目に対して
会社・組織で統一されたフォーマットの
利用がルール化・推奨されている場合があります。
特に社外に出す資料には、
なんらかの基準が定められているケースが多いはずです。
- 表紙デザイン
- スライドマスターデザイン
- 指定フォント
- 文字サイズ
- 社外秘やコピーライトマーク
- 作成者・組織・作成日付の記載箇所
パワポ作成時に気をつけること
スライドテンプレートが
特に指定されていないことが
確認できたら以下のコツを
参考に資料作成します。
コツ③: フォントはMeiryo UIを使う
パワーポイントを作成する際に気をつけるポイント
フォントはMeiryo UIを使います。
取引先や顧客から受領する資料も
Meiryo UIが一番多いように思います。
フォントのサイズは以下を基本にしています。
- スライドタイトル文字：20～28
- 見出し：16～18
- テキスト文字：16以上（プレゼンテーション資料の場合）、12～14（説明資料の場合）
コツ④: スライドの左右と下に1cmの空白スペースをとる
スライドの両サイドと下1cmは余白にする（網掛け箇所）
スライドの上下左右1cmのスペースは空白にします。
適度な余白とスペースがスライドの
圧迫感を無くし、落ち着いた印象を与えます。
左右と下の余白スペースの設定方法
ガイド線を使って空白エリアを
点線で分かるようにしておきます。
- パワーポイントの「表示」メニューを選択し、ルーラーとガイドにチェックを入れる
- 中央縦のガイド線を「Ctrl」キーを押しながらマウスを左クリックしたままスライドの左端から1cmのルーラーの位置までドラッグしてコピーする
- ルーラーの右位置も同様に行う
- 中央横のガイド線を「Ctrl」キーを押しながらマウスを左クリックしたままスライドの下側から1cmのルーラーの位置までドラッグしてコピーする
余白の位置を確認するためにルーラーとガイドを設定（見やすくするために赤線にしています）
コツ⑤: 箇条書きや図形を意識して使う
パワーポイントはプレゼンテーションや
説明を行うための資料です。
文字だけが羅列されたワードのような
資料にならないように気をつけます。
文字をできるだけ少なくするために、
以下の2点を意識して資料作成しています。
- 箇条書きを使う
- 図形を使う
箇条書きは内容や書き方のレベル感に
統一性があるかについても注意しています。
悪い例
顧客提案にあたっての準備事項
- 見積前提条件を整理する
- 提案内容のメリットとデメリットの一覧化
- 支払期限30日
上記の例は良くない箇条書きの例です。
まず語尾に統一感がありません。
"する"、”一覧化”、"30日"と
文章と体言止めが混在しています。
また、「3. 支払期限30日」は
「1.見積前提条件」のひとつです。
準備事項をまとめるリストに
見積条件の一つが既に含まれてしまっています。
また、図形やグラフを使う際は、
色の使い方にも注意しています。
色はスライド全体で3色以内に
を心がけています。
同一カラー色で濃、普通、薄の
3色でまとめると統一感が生まれます。
いろいろな色が意味もなく多く使われると、
資料全体がギラギラしてしまい、
まとまりが感じられなくなります。
注意を引きたい情報には赤系の目立つ色を使います。
表の項目名など情報に意味が薄い
ニュートラルな項目にはグレー系の目立たない色を使います。
コツ⑥: オブジェクトのサイズ・上下左右の位置をそろえる
オブジェクトのサイズや上下左右の位置はそろえる
見た目を美しくするために、
複数のオブジェクトの上下左右の位置をそろえます。
複数オブジェクトの位置のそろえ方は、
対象のオブジェクトを複数選択します。
オブジェクトの左のライン位置を揃えたい場合、
「書式」→「配置」→「左揃え」を選びます。
また同じ役割のオブジェクトは
大きさ（高さと幅）をそろえます。
対象のオブジェクトを複数選択し、
「右クリック」→「配置とサイズ」を選び、
数字を入れて統一サイズを決めます。
コツ⑦: スライド番号を入れる
スライド番号（ページ番号）の挿入方法
資料にスライド番号を入れておくと
参加者が質問やコメントをするときに
ページ番号で伝えることができます。
スライド番号を挿入するには、
「挿入」→「スライド番号」を選択します。
「スライド」タブにあるスライド番号に
チェックを入れると各スライドに
通しで番号を挿入することができます。
まとめ: 見やすい・分かりやすいパワポ資料のために細部へこだわる
7つのポイントに気をつけることで、
手戻りが少なく見栄えの良いパワポ資料ができます。
PowerPoint資料作成のポイント
- テンプレート有無を作成前に確認する
- 資料説明の相手や場所を事前に想定する
- フォントはMeiryo UIを使う
- スライドの左右と下は1cm空白スペースをとる
- 箇条書きや図形を意識して使う
- オブジェクトのサイズ・上下左右の位置をそろえる
- スライド番号を入れる
他にも資料の見せ方を面白くする機能が
パワーポイントにはたくさんあります。
センスのある資料をつくって
"パワーポインター"になりたいですね。
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