仕事スキル

【秘密】昇格昇進試験面接の緊張対策(面接官を惹きつける成果の4ステップ)

2020年12月2日

オシャレで緊張する必要を感じないオフィスの部屋

 

どうも、りゅーたです。

 

わずか30分~1時間で結果が決まる昇格昇進面接。

 

しっかりと準備して臨まないと同期に差をつけられる昇格昇進面接。

 

たとえ出世欲がなくても同じ働くなら少しでも多い給与をもらうために大事な昇格面接。

 

緊張せずに話せたらいいけど。。。

 

本番で頭が真っ白になりそう。。。

 

本番の日が近づくにつれて緊張感がだんだん増してきますよね。

 

何度受けても好きになれません。

 

っていうか、好きな人なんかいないですよね。

 

そんな気が重い昇進昇格面接をふりかえり、自分なりの準備ノウハウをまとめました。

 

僕の場合、これまでの昇格昇進面接の中心テーマは以下のようなものでした。

 

  • 自身の成果や業績
  • 具体的にどんな貢献ができたのか
  • 理想のリーダー像、将来どんなリーダになりたいか

 

面接の肝となる成果の説明にあたっては、事前に説明ストーリーを組み立てておくのが肝です。

 

以下の4構成で準備するようにしています。

 

昇格昇進面接の説明ストーリー

  1. 自分の成果を定量的に説明する
  2. 成果を出す前の組織の課題を説明する
  3. 成果につながった自分の具体的な取り組みを説明する
  4. 新たな課題・チャレンジへの継続取組みを説明する

 

結論から言うと、大事なのは1対1の想定質問&想定回答ではなく”ストーリー(物語)”で準備することです。

 

展開のあるストーリーなら、万一本番で緊張のあまり頭が真っ白になりそうになっても思い出しやすいですよね。

 

そして、面接官に”響く”話もできるんです。

 

面接で回答をはじめたら、集中力がMAXとなってあっという間に面接が終わったような感じになります。

 

この記事を読むと分かること(After)

  • 昇格昇進試験の面接で緊張しない対策
  • 自身の成果・業績・貢献の説明ストーリーの組み立て方法
  • 理想のリーダー像の回答案

 

【この記事を書いた人】

プロフィール画像(ピンクシャツ)

About me

  • 37歳会社員。主に欧米・アジアを対象として自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトに従事。
  • 昇格昇進面接の受験回数:転職前の会社を含めて6回(4勝2敗)

 

 

【緊張対策】昇格昇進面接での成果の説明ストーリーの組み立てる

 

1. 自分の成果を定量的に説明する

 

僕の場合、昇格昇進試験の面接冒頭は簡単な自己紹介、アイスブレークの短い会話でした。

 

面接官も緊張をほどこうとしてくれます。

 

続いて以下の質問が多かったです。

 

これまでのあなたなの成果について教えてください

 

ここで、回答にあたって気をつけることは、

 

定量的な成果を述べる

 

です。

 

面接官は、面接での説明だけを聞いて成果のイメージを持とうとします。

 

自分の仕事ぶりを知っていたとしても、丁寧な説明が必要です。

 

定量的な数字の成果を出して面接官を自分の話に引き込むきっかけとします。

 

また、結論を先に伝えると分かりやすさが全然違います。

 

例えばこんな感じです。

  • 営業系の仕事であれば「今期売上を3千万円達成しました」
  • 商品開発の仕事であれば「〇〇商品のリリースを計画より1カ月前倒してリリース月の売上5千万円達成を下支えしました」
  • コールセンターを運営する仕事なら「今期のオペレータの生産性を前年比15%向上しました」

 

定量的な情報がない成果の説明は、相手の印象に残りにくい。

 

そして面接官が最後まで自分の成果をつかみにくい状態が続いてしまいます。

 

以下の定量的が情報がない成果の説明と比較してみるとそのことが分かると思います。

 

例:

  • 売上アップに貢献しました。
  • 商品開発のリリースを遅延なく行いました。
  • コールセンターの生産性を向上しました。

 

定量的な情報を入れることで、

 

おっ、その定量的な成果にどんな具体的な取り組みで貢献してくれたのだろう?

 

と面接官の関心を自分の話に引き寄せることが大事だと思っています。

 

2. 成果を出す前の組織課題を説明する

 

成果を出す前の組織課題を説明する

 

定量的な成果を述べた後、

 

どんな課題が組織にあったのか

なぜその成果を必要としていたのか

を面接官に伝えます。

 

たとえば、コールセンターの生産性を15%向上した成果であれば、

 

  • 毎日、あふれ呼(つながらないコール・話中になるコール)が平均で100件あった。
  • しかも、この数字は過去1年間上昇傾向にあった

 

など、成果の背景情報や課題を面接官に伝えます。

 

このため、課題や背景はできるだけ深堀りしておいたほうが良いです。

 

なぜその課題が手をつけられずに放置されていたのか

 

なぜあなたが対応するまで誰も対応していなかったのか

 

などの質問にも答えられるように準備をすると、説明に肉づげできます。

 

  • まわりの人はこれまでずっと課題として見ていなかった
  • まわりの人は課題に気づいていたけど対処の仕方に関心がないようだった

 

など、いろいろあると思います。

 

よく考えて説明ストーリーの"あらすじ"を準備しておきます。

 

3. 自分の具体的な取り組み内容を説明する

 

1で説明した自分の成果に至る具体的な取り組み内容を説明します。

 

ポイントは、

 

最初に説明した成果との関連・因果関係を持たせて具体的な行動を説明する

 

です。

 

面接官は、以下のような疑問を持ちながら受験者の説明を聞いているはずです。

 

「本当にあなたがその成果に貢献したのか」

 

「具体的にどんな行動をしたのか」

 

この取り組み部分の説明が面接の中で一番大切と言ってもいいと思います。

 

このとき、仮に自分が知っている面接官が相手でも気を抜かないことが大切だと思います。

 

間違っても

 

面接官を知っているから自分は有利だな・・・

 

などと思ったらダメですよ。

 

面接官はすべての受験者の仕事ぶりを知らない場合、平等性を保つために面接の説明で聞いた成果により相対評価をするはずです。

 

仮に、すべての受験者の仕事ぶりをある程度知っていたとしても、把握のレベルにバラツキがあるので、やはり面接での説明内容を中心にジャッジするでしょう。

 

そして、成果の説明には以下を意識します。

 

  • 泥臭さ、粘り強さ、貪欲さ、苦労が伝わるように説明する
  • まわりの関係者を自ら巻き込んだことをアピールする

 

昇格昇進の面接では、「この人はリーダーにふさわしい人材か」という点が見られています。

 

リーダータイプかどうかを見分けるには、周りの人を巻き込む力が見られます。

 

たとえば、「オペレータの生産性を15%向上した」の成果に対する具体的な自身の取り組みとして、オペレータの対応フロー・スクリプトの不備を見つけ改善したことをアピールするとします。

 

このとき単に

オペレータの対応フローとスクリプトの問題点を見つけて修正しました。これによりオペレータの生産性向上につながりました。

 

では、定量的な情報もないし、人を巻き込んだ苦労や泥臭さが感じられないため面接官の印象に残らないです。

 

以下と比べてください。

 

まだこちらのほうがマシなのは感じていただけると思います。

 

オペレータの対応フローや
スクリプトの改善は、
以前から組織の目標にはなっていました。

しかし、
この職場に就いてからオペレータの
生の声を聴く機会がほとんどない
ことに疑問を感じました。

2-3年で異動するためか、
運営管理担当内にスクリプトの中身の
詳細を把握している人もいませんでした。

そこで、
スクリプトの改善事項を見つけるために、
パフォーマンスが高いオペレータさんに
自分から声をかけました

最初は少し面倒くさがられたのですが、
あきらめませんでした。

ヒアリングの趣旨を伝えて
コミュニケーションを重ねるうちに
打ち合わせの時間を30分もらえる
機会をようやく得られました。

そしてヒアリングの結果、
商品Cの納期確認のスクリプトに
改善事項があることが分かったのです。

スクリプトの修正にあたっては、
在庫配送部門にも打ち合わせを
自らお願いして
改善提案をいただきました。

このような一連の取り組みの結果、
スクリプトの変更前と変更後で
1件あたりの対応時間が3分短縮されました。

商品Cの問い合わせは
1日あたり平均100件コールがあります。

トータルでオペレータの稼働時間を
一日あたり5時間削減することに
なります。

最新のデータによると、オペレータのCPH
(1時間あたりのコール受付数)も
5.5件⇒6.2件と向上し効率化に
つながっています。

コールセンターで電話対応業務をするオペレータの画像

 

4. 新たな課題・チャレンジへの取組を説明する

 

新たな課題にチャレンジしていることも加える

 

昇格昇進面接において3の具体的な自身の取組みで説明を終わらないように気をつけています。

 

以前は、「過去の成果と取組みを説明しておけば十分だろう」と考えていました。

 

しかし!それでは足りません。

 

組織の運営はPDCAを常に回していますよね。

 

面接のストーリーも同様です。

 

「成果に満足することなく、新たに課題となっている〇〇の改善やチャレンジにも引き続き取り組んでいます!」

 

と貪欲さをPRしたほうが面接官の受けが100%良いです。

 

そうすることで、

  • 仕事に対する高い取り組み意識
  • 問題意識の深さと貪欲なチャレンジ精神

 

を面接官に伝えることができます。

 

この人は、本当に一生懸命取り組んでいるのかな

 

と他の受験者より印象深く面接官の頭に残るはずです。

 

 

ちょっと途中ですが、大事なことを書きます。

 

偉そうで上から目線、あらかじめゴメンなさい。

 

でもって、謝ったので好きな事言わせてください。

 

きっと、今この記事に目を通されているのは、「いついつに昇進昇格面接を受けてもらうから」と上司に言われたからですかね。

 

そして、

 

「どう準備したらいいのだろ?」

 

「なんかいい対策方法ないかな」

 

と思われググってたところですか?

 

「何か面接の準備をしないといけない」

 

そう思われて、早めの準備をされているのは素晴らしいです。

 

でもよく注意してください。

 

想定質問を職場の先輩や上司から入手して、それっぽい回答案をただ用意しただけでは、”薄っぺらい”回答になってしまいますよ。

 

きれいでもっともらしい答えが面接で言えても、面接官の印象に残らなかったらダメです。

 

面接を受ける人なら誰もが想定Q&Aぐらいは準備しているはずですよ。

 

経営戦略や事業計画に載っている会社や組織の課題を面接で回答しても、たいして面接官の印象には残りません。

 

印象に残る人とそうでない人の違いは、自分の仕事のど真ん中で上記のPDCAを回したかどうかです。

 

しっかりと自分の仕事を振り返り、

 

『課題→自己の取組み→成果→新たな課題→自己の取組み→』

 

のPDCAスパイラルを、

 

評論家ではなく当事者として、

 

表面的ではなく深堀りして、

 

自分が従事した仕事について話せるようになれるまでしっかりと準備をしましょう。

 

小手先だけの対処、

 

苦労感もないありきたりな回答、

 

こんなふうになってしまう人は、きっとうまくいかないです。

 

あ、これ冗談でも嫌がらせでもなく、ホントですからね。

 

自分に自信がある人は特に要注意です。

 

「経営戦略や事業計画の内容も把握してるし、成果も出して上司にも気に入られているからまぁ大丈夫だろう」

 

てな感じで、そういう人は準備が不十分になりがちです。

 

僕の周りで上手くいかなかった人、このパターンが結構多いんですよ。

 

 

 

「理想のリーダー像」の回答も準備しておく

 

昇格昇進面接で理想のリーダー像や「将来どんなリーダーになりたいか?」というような質問も定番ですね。

 

正解はないですが、"リーダーの理想を自分なりにイメージできているか"を面接官から見られているはずです。

 

リーダの背中を見ながらチームメンバーが後をついて歩いている
良いチームリーダーの条件と心構え【18人の上司を経験した実感】

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よく聞かれる質問はまわりから情報収集する

 

その他、昇格昇進面接で聞かれることは周りから情報収集しましょう。

 

職場で毎年誰かは受けているはずなので情報は転がっているのでは。

 

昇格昇進面接でよく聞かれるテーマ

  • 自己紹介(名前、所属、仕事の概要など)
  • 会社・職場の今年度・来年度の事業計画・ビジネスプラン・業績
  • 会社・組織の課題
  • 自分が社長・組織長ならどんな会社・組織にしたいか
  • ビジネスアイデア
  • 注力テーマ
  • チーム形成
  • 自己の強み・弱み
  • 自分と合わない上司・部下への対処法
  • コンプライアンス

 

ノンバーバルコミュニケーションにも気をつける

 

面接では、ノンバーバルコミュニケーションにも気をつけます。

 

要は、見た目の印象です。

 

緊張により自身のなさそうな態度になってしまうと説明の説得力が下がり印象を悪くしてしまいます。

 

  • 姿勢(ピシッと伸ばす)
  • 表情(アイコンタクトを忘れず時々スマイルも)
  • 声の大きさ(ぼそぼそと口先でしゃべらない)
  • 単調に棒読みのように話さない(大事なポイントは強調して話せているか)
  • 身だしなみ(ネクタイがずれていない、スーツはクリーニングで折り目を)

 

成果の説明のストーリーの組み立ての出来が、姿勢、表情、声の大きさに影響する面もあります。

 

連動していますね。

 

【意外に超重要!】グローバル交渉のノンバーバルコミュニケーション5つ

 

リハーサルで何回か説明の練習をする

同僚と昇格面接の練習をしている様子

 

昇格昇進面接の本番に臨む前までに、説明練習を声に出して行っておきます。

 

どんなプロシンガーでもライブの練習やリハーサルをきっちり行いますよね。

 

それと同じです。

 

準備無くして成功無し!

 

十分な準備が本番での緊張をやわらげることにつながります。

 

また、声に出すことで、はじめて自分の言い方や内容の変更をした方が良さそうな部分に気づけることもあります。

 

リハーサルでは、面接官役に協力してくれる人がいないか探しましょう。

 

上司、家族、友人、後輩など頼める人ならだれでもOKです。

 

また、同じように面接を受ける人と面接官役を交代しながらお互いに練習するのもおススメです。

 

ひとりで練習するときは、スマホに録音して自分で確認ですね。

 

説明練習に協力してくれる人がいる場合、以下のポイントについてフィードバックをお願いするようにします。

 

  • 説明のストーリーに分かりにくいところがないか、まわりくどくないか
  • 話すスピードは適切か、早口になっていないか、しっかり通る声を出せているか
  • アイコンタクトや表情に真剣さが感じられるか

 

オンライン面接:スクリプトの棒読みはNG

オンラインで昇格面接試験を受けている会社員

 

オンライン面接でも気をつけるポイントは同じです。

 

映像も映す面接の場合、目線、表情、声に特に注意します。

 

オンラインでは対面に比べて面接官に届く情報も少なくなるので特に表情と声には気をつけます。

 

そして、スクリプトの棒読みは絶対ダメです。

 

棒読みしているかどうかは、聞いてれば相手はすぐに分かります。

 

自分の言葉で話しましょう。

 

また、マイク接続や適切な音量確認、カメラを見ながらの説明練習も行っておいたほうがよいです。

 

面接部屋の下見をしておく

面接会場の部屋

 

面接で緊張しないためには、あらかじめ面接会場のレイアウトを頭に入れておくことも重要です。

 

面接本番の部屋にまだ入ったことがない場合、使われていない時間帯にその部屋を事前に見ておきます。

 

部屋の広さを確認し、面接官との距離やレイアウトを想定しながら。

 

椅子に座って姿勢を良くして面接官の質問に答えるイメトレもします。

 

可能なら、誰かに相手になってもらい、面接が行われる場所でリハーサルを行えるとさらに良い準備ができます。

 

まとめ:成果・課題・取組の密接な関連が肝

昇格面接で課題・取組み・成果の密接な関連が重要であることを鎖で表したイメージ

 

昇格昇進試験の面接は何度受けても緊張します。

 

しかし、説明のストーリーをしっかりと準備しておくことで、

 

りゅーた
頭が真っ白になってうまく話せなかった、、、

 

となるのを回避できると思っています。

 

物語の主人公になったつもりで"定量的な成果で面接官を惹きつけ、課題と自己の取組みをしっかりと成果に関連づけて乗り切ります。

 

繰り返しますが、”備えあれば患いなし”です!

 

「ほんとに面接だけで結果が決まるのだろうか?」

 

まぁ、そんな疑問もあるかもしれませんが、そんなこと受ける前から考えてもあまり意味ないですよね。

 

その答えも分からないし、目の前の出来る準備に集中しましょうってことです。

 

昇格面接の説明ストーリー

  1. 自分の成果を定量的に説明する
  2. 成果を出す前の組織の課題を説明する
  3. 自分の具体的な取り組み内容を説明する
  4. 新たな課題・チャレンジへの取組を説明する

 

あぁそうそう、この記事がもし役に立って昇格試験が上手くいった暁には、お礼は焼肉でも!

 

と言いたいところですが、そこはグッと我慢します。(笑)

 

この記事が役に立たずに昇格試験が上手くいかなかったら・・・

 

「見知らぬ人の言うことを信じてはダメ!って小さいころ習いませんでした?」

 

なんて、調子いいこと言ってスミマセン。

 

まぁ、僕も「なめてんのか!」って感じの数行のツレナイ理由で昇進試験を落とされたことはありますが、人生、昇進昇格がすべてでもなんでもないのであまり深く考えずに行きましょう。

 

落ちたら落ちたで別の選択肢が生まれたりもしますしね。

 

人間万事塞翁が馬。

 

Go for a Change!(気分転換しながら人生を歩もう)ってな感じで。

 

でも、アナタの昇進昇格試験の幸運を祈ります!

 

ガチで祈ってますよ!!

 

 

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