仕事スキル

【秘密】昇格昇進試験面接の緊張対策(面接官を惹きつける成果の4ステップ)

2020年12月2日

昇格面接に使われる部屋の写真

こんにちは、"会社員R"です。

わずか30分~1時間で結果が決まる昇格昇進面接。

しっかりと準備して臨まないと同期に差をつけられる昇格昇進面接。

たとえ出世欲がなくても同じ働くなら少しでも多い給与をもらうために大事な昇格面接。

緊張せずに話せたらいいけど。。。
本番で頭が真っ白になりそう。。。

本番の日が近づくにつれて
緊張感が増してきます。

過去に自分が受けた面接をふりかえり、
準備ノウハウを詳しくまとめました。

僕の場合、これまでの昇格昇進面接の中心テーマは以下のようなものでした。

  • 自身の成果や業績
  • 具体的にどんな貢献ができたのか
  • 理想のリーダー像、将来どんなリーダになりたいか

面接の肝となる成果の説明にあたっては、
事前に説明ストーリーを組み立てておきます。

面接で話す内容の準備ができていれば、
過度な心配をしなくて済むからです。

そうすることで本番での緊張感を取り除く
対策にもなります。

本番で説明をはじめたら、
集中力がMAXとなってすぐに面接が終わりますね。

自身の成果・業績・貢献については、
以下の4構成で説明ストーリーを
準備するようにしています。

大事なのな、質問に対して1対1で
回答スクリプトを用意するというより、
”ストーリー(物語)”です。

展開のあるストーリーで準備しておけば、
本番で頭が真っ白にになったとしても、
思い出しやすいし、面接官に”響く”話ができると思います。

昇格昇進面接の説明ストーリー

  1. 自分の成果を定量的に説明する
  2. 組織の成果を出す前の課題を説明する
  3. 成果につながった自分の具体的な取り組みを説明する
  4. 新たな課題・チャレンジへの継続取組みを説明する

 

この記事を読むと分かること(After)

  • 昇格昇進試験の面接で緊張しない対策
  • 自身の成果・業績・貢献の説明ストーリーの組み立て方法
  • 理想のリーダー像の回答案

【この記事を書いた人】

プロフィール画像(ピンクシャツ)

About me

  • 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を15年間経験。
  • 昇格昇進面接の受験回数:転職前の会社を含めて6回(5勝1敗)

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【緊張対策】昇格昇進面接での成果の説明ストーリーの組み立てる

1. 自分の成果を定量的に説明する

昇格昇進試験の面接冒頭で簡単な自己紹介、
アイスブレークの会話などに続いて
以下の質問が想定されます。

これまでのあなたなの成果について教えてください

回答にあたって気をつけることは、

定量的な成果を述べる

です。

面接官は、面接での説明だけを
聞いて成果のイメージを持とうとします。

自分の仕事ぶりを知っていたとしても、
丁寧な説明が必要です。

定量的な数字の成果を出して
面接官を自分の話に
引き込むきっかけとします。

また、結論を先に伝えると
分かりやすさが全然違うはずです。

例えばこんな感じです。

  • 営業系の仕事であれば「今期売上を3千万円達成しました」
  • 商品開発の仕事であれば「〇〇商品のリリースを計画より1カ月前倒してリリース月の売上5千万円達成を下支えしました」
  • コールセンターを運営する仕事なら「今期のオペレータの生産性を前年比15%向上しました」

 

定量的な情報がない成果の説明は、
相手の印象に残りにくいと思います。

そして面接官が最後まで
自分の成果をつかみにくい
状態が続いてしまいます。

以下の定量的が情報がない
成果の説明と比較してみると
そのことが分かると思います。

例:

  • 売上アップに貢献しました。
  • 商品開発のリリースを遅延なく行いました。
  • コールセンターの生産性を向上しました。

定量的な情報を入れることで、

おっ、その定量的な成果にどんな具体的な取り組みで貢献してくれたのだろう?

と面接官の関心を自分の話に
引き寄せることが大事だと思っています。

2. 成果を出す前の組織課題を説明する

成果を出す前の組織課題を説明する

定量的な成果を述べた後、
どんな課題が組織にあったのか
なぜその成果を必要としていたのか
を面接官に伝えます。

たとえば、
コールセンターの生産性を15%向上した
成果であれば、

・毎日、あふれ呼(つながらないコール・話中になるコール)が平均で100件あった。

・しかも、この数字は過去1年間上昇傾向にあった

など、
成果の背景情報や課題を面接官に
伝えます。

このため、課題や背景はできるだけ
深堀りしておいたほうが良いです。

なぜその課題が手をつけられずに放置されていたのか
なぜあなたが対応するまで誰も対応していなかったのか

と面接官から質問されたら
答えられるように準備をしておきます。

  • まわりの人はこれまでずっと課題として見ていなかった
  • まわりの人は課題に気づいていたけど対処の仕方に関心がないようだった

など、いろいろあると思います。

よく考えて説明ストーリーの
"あらすじ"を準備しておきます。

3. 自分の具体的な取り組み内容を説明する

1で説明した自分の成果に至る
具体的な取り組み内容を説明します。

ポイントは、

最初に説明した成果との関連・因果関係を持たせて具体的な行動を説明する

です。

面接官は、以下のような疑問を持ちながら
受験者の説明を聞いているはずです。

「本当にあなたがその成果に貢献したのか」
「具体的にどんな行動をしたのか」

この取り組み部分の説明が面接の中で
一番大切と言ってもいいと思います。

このとき、仮に自分が知っている面接官が
相手でも気を抜かないことが
大切だと思います。

間違っても

面接官を知っているから自分は有利かも

などと思ってはいけないと思います。

面接官はすべての受験者の仕事ぶりを
知らない場合、平等性を保つために
面接の説明で聞いた成果により相対評価をするはずです。

仮に、すべての受験者の仕事ぶりをある程度
知っていたとしても、把握のレベルに
バラツキがあるので、やはり面接での説明内容を中心にジャッジするでしょう。

そして、
成果の説明には以下を意識するようにしています。

  • 泥臭さ、粘り強さ、貪欲さ、苦労が伝わるように説明する
  • まわりの関係者を自ら巻き込んだことをアピールする

 

また、昇格昇進の面接では、
「この人はリーダーにふさわしい人材か」
という点が見られていると思います。

リーダータイプかどうかを見分けるには、
周りの人を巻き込む力が見られます。

たとえば、
「オペレータの生産性を15%向上した」
の成果に対する具体的な自身の
取り組みとして、オペレータの
対応フロー・スクリプトの不備を見つけ
改善したことをアピールするとします。

このとき単に

オペレータの対応フローとスクリプトの問題点を見つけて修正しました。これによりオペレータの生産性向上につながりました。

では、人を巻き込んだ苦労や泥臭さが
ないため、面接官の印象に
残りにくいです。

以下と比べてください。

オペレータの対応フローや
スクリプトの改善は、
以前から組織の目標にはなっていました。

しかし、
この職場に就いてからオペレータの
生の声を聴く機会がほとんどない
ことに疑問を感じました。

2-3年で異動するためか、
運営管理担当内にスクリプトの中身の
詳細を把握している人もいませんでした。

そこで、
スクリプトの改善事項を見つけるために、
パフォーマンスが高いオペレータさんに
自分から声をかけました

最初は少し面倒くさがられたのですが、
あきらめませんでした。

ヒアリングの趣旨を伝えて
コミュニケーションを重ねるうちに
打ち合わせの時間を30分もらえる
機会を得られました。

そしてヒアリングの結果、
商品Cの納期確認のスクリプトに
改善事項があることが分かったのです。

スクリプトの修正にあたっては、
在庫配送部門にも打ち合わせを
自らお願いして
改善提案をいただきました。

このような一連の取り組みの結果、
スクリプトの変更前と変更後で
1件あたりの対応時間が3分短縮されました。

商品Cの問い合わせは
1日あたり平均100件コールがあります。

トータルでオペレータの稼働時間を
一日あたり5時間削減することに
なります。

最新のデータによると、オペレータのCPH
(1時間あたりのコール受付数)も
5.5件⇒6.2件と向上し効率化に
つながっています。

コールセンターで電話対応業務をするオペレータの画像

4. 新たな課題・チャレンジへの取組を説明する

新たな課題にチャレンジしていることも加える

昇格昇進面接において
3の具体的な自身の取組みで
説明を終わらないように
気をつけています。

以前は、
「成果と取組みを説明しておけば十分だろう」
と考えていました。
しかし、それでは不十分だと思っています。

組織の運営はPDCAを常に回しています。

面接のストーリーも同様です。

成果に満足することなく、新たに課題と
なっている〇〇の改善やチャレンジにも
引き続き取り組んでいます!

と貪欲さをPRしたほうが
面接官の受けが良いです。

そうすることで、

  • 仕事に対する高い取り組み意識
  • 問題意識の深さと貪欲なチャレンジ精神

を面接官に伝えることができます。

この人は、本当に一生懸命取り組んでいるのかな

と他の受験者より印象深く
面接官の頭に残るはずです。

 

大事なことを書きます。

きっと、今この記事に目を通されているのは、

「いついつに昇進昇格面接を受けてもらうから」

と上司に言われた人ですかね。

 

そして、

「どう準備したらいいのだろ?」

「なんかいい対策方法ないかな」

と思われググってたところですか?

 

「何か面接の準備をしないといけない」

そう思われて、早めの準備をされているのは素晴らしいと思います。

でもよく注意してください。

想定質問を会社の先輩や上司から
入手して、それっぽい回答案を
ただ用意してだけでは、
”薄っぺらい”回答になってしまいますよ。

きれいでもっともらしい答えが
面接で言えても、面接官の印象に
残らなかったらダメです。

面接を受ける人は、
誰もが想定Q&Aぐらいは
準備しているはずです。

経営戦略や事業計画に
載っている会社や組織の
課題を面接でただ回答しても、
たいして面接官の印象には残りません。

印象に残る人とそうでない人の違いは、
自分の仕事のど真ん中で
上記のPDCAを回したかどうかです。

しっかりと自分の仕事を振り返り、

『課題→自己の取組み→成果→新たな課題→自己の取組み・・』

のPDCAスパイラルを、

批評家ではなく当事者として、

表面的な内容ではなく深堀りして、

自分が従事した仕事について話せるようになれるまでしっかりと準備をしましょう。

小手先だけの対処、

面接用だけの回答準備、

こんなふうになってしまう人は、きっとうまくいかないです。

「理想のリーダー像」の回答も準備しておく

昇格昇進面接で理想のリーダー像や
「将来どんなリーダーになりたいか?」
というような質問も定番です。

正解はないですが、
"リーダーの理想をイメージできているか"
が見られているはずです。

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よく聞かれる質問はまわりから情報収集する

その他、昇格昇進面接で聞かれることは
周りから情報収集します。

職場で毎年誰かは受けているはずなので
情報は転がっていそうです。

昇格昇進面接でよく聞かれるテーマ

  • 自己紹介(名前、所属、仕事の概要など)
  • 会社・職場の今年度・来年度の事業計画・ビジネスプラン・業績
  • 会社・組織の課題
  • 自分が社長・組織長ならどんな会社・組織にしたいか
  • ビジネスアイデア
  • 注力テーマ
  • チーム形成
  • 自己の強み・弱み
  • 自分と合わない上司・部下への対処法
  • コンプライアンス

ノンバーバルコミュニケーションにも気をつける

面接では、
ノンバーバルコミュニケーションにも
気をつけるようにしています。

緊張により自身のなさそうな態度に
なってしまうと説明の説得力が下がり
印象を悪くしてしまいます。

  • 姿勢(ピシッと伸ばす)
  • 表情(アイコンタクトを忘れず時々スマイルも)
  • 声の大きさ(ぼそぼそと口先でしゃべらない)
  • 単調に棒読みのように話さない(大事なポイントは強調して話せているか)
  • 身だしなみ(ネクタイがずれていない、スーツはクリーニングで折り目を)

などです。

成果の説明のストーリーの
組み立ての出来が、
姿勢、表情、声の大きさに
影響する面もあります。

両方の準備が重要ですね。

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リハーサルで何回か説明の練習をする

同僚と昇格面接の練習をしている様子

昇格昇進面接の本番に臨む前までに、
説明練習を声に出して
行っておきます。

本番での緊張をやわらげることに
つながります。

また、声に出すことで初めて言い方や
内容の変更をした方が良さそうな
部分に気づけることもあります。

リハーサルでは、
面接官役に協力してくれる人が
いないか探します。

上司、家族、友人、後輩など
頼める人ならだれでもOKだと思います。

また、同じように面接を受ける人と
面接官役を交代しながら
お互いに練習するのもおススメです。

ひとりで練習するときは、
スマホに録音して自分で確認します。

説明練習に協力してくれる人がいる場合、
以下のポイントについてフィードバックを
お願いするようにしています。

  • 説明のストーリーに分かりにくいところがないか、まわりくどくないか
  • 話すスピードは適切か、早口になっていないか、しっかり通る声を出せているか
  • アイコンタクトや表情に真剣さが感じられるか

オンライン面接:スクリプトの棒読みはNG

映像がある場合、顔が中心のため
目線、表情、声に特に注意します。

相手から見えないとしても、
スクリプトの棒読みは、
聞いていれば相手は分かります。

印象的にNGなので
自分の言葉で話したほうが
よいと思います。

また、マイク接続や適切な音量の確認や
カメラを見ながらの説明練習も
行っておいたほうがよさそうですね。

面接部屋の下見をしておく

面接会場の部屋

面接で緊張しないためには、
あらかじめ面接会場のレイアウトを
頭に入れておくことも重要です。

面接本番の部屋にまだ入ったことがない場合、
使われていない時間帯に
その部屋を事前に見ておきます。

部屋の広さを確認し、
面接官との距離やレイアウトを
イメージします。

椅子に座って姿勢を良くして
面接官の質問に答えるイメトレもします。

可能なら、誰かに相手になってもらい、
面接が行われる場所でリハーサルを
行えるとさらに良い準備ができます。

まとめ:成果・課題・取組の密接な関連が肝

昇格面接で課題・取組み・成果の密接な関連が重要であることを鎖で表したイメージ

昇格昇進試験の面接は僕も何度受けても緊張します。

しかし、説明のストーリーをしっかりと
準備しておくことで、

頭が真っ白になってうまく話せなかった、、、

となるのを回避できると思っています。

物語の主人公になったつもりで
"定量的な成果で面接官を惹きつけ、
課題と自己の取組みをしっかりと
成果に関連づけて乗り切ります。

”備えあれば患いなし”
ですね。

昇格面接の説明ストーリー

  1. 自分の成果を定量的に説明する
  2. 成果を出す前の組織の課題を説明する
  3. 自分の具体的な取り組み内容を説明する
  4. 新たな課題・チャレンジへの取組を説明する

最後まで読んでくださり
ありがとうございました。

少しでも参考になればうれしいです。

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