仕事スキル・断酒

【面倒な上司対策8つのコツ!】ビジネスで報連相ができない

報連相のうまいやり方

 

こんにちは、りゅーたです。

 

会社や職場で上司に報連相をしたときに以下のように感じたことはありませんか ?

 

今一つ上司が自分の対応に満足していないようだけど何がいけなかったのだろう?

 

なんかいつも上司から注意されてしまうな。。。報連相がうまくできない。

 

僕はこれまで何度もありました。

 

特に20代のころは、

 

大事なことは自分から上司に報告しているつもりなのに全然評価されていないな。

 

と理由も分からずに気分が沈むことがよくありました。

 

「相性が悪い!」としかそのときは考えられませんでした。

 

しかし、実際は相性だけではなかったと今になって振り返っています。

 

この記事では自身の15年以上の会社経験をもとに、ビジネスでの報連相のコツをまとめました。

 

事実、僕もここに書く報連相をするようになってからは、上司との関係も改善しました。

 

早速、ポイントを説明します。

 

この記事を読むと分かること(After)

よくない報連相のやり方

報連相のコツ

  1. 上司の性格を評価しておく
  2. 案件の重要性・緊急性・期限を確認する
  3. 報告内容を箇条書きにまとめ、事実自分の考えを分ける
  4. 次のアクションを考える
  5. 上司への確認点を整理する
  6. 説明する時間を想定する
  7. スケジュール予約する
  8. 要約して結論から上司に伝える

要約説明の手順

・結論→理由

 

 

報連相がうまくできなかった理由

威圧的な上司とミーティングをしている様子

 

まず、僕自身が報連相がなぜうまくできなかったのかを振り替えってみます。

 

理由①:手順を教わっていない

 

上司:「分からないことがあったら報連相してくれ」

先輩社員:「不明なことがあったら報連相するといいよ」

 

この台詞は20代の頃、何度か僕も聞きました。

 

「でも!」

 

ですよ。

 

先輩社員は優しかったけれど、誰からも細かい手順までは教わった記憶はありません。

 

なので自分の”感覚”でおこなっていました。

 

今思うに、先輩社員も年次が2年ほどの差でしかなく、報連相の細かい手順もよく分からなかったと思います。

 

報連相もひとつの業務プロセスと考えれば、最初は誰かが手取り足取り教えてくれないと細かいやり方のコツまではなかなかマスターできないものだと感じます。

 

ミュー吉
報連相も細かい・・・

 

理由②:報連相は状況判断力が必要な高度な業務スキル

 

報連相の難しいところは、ひとつのやり方がどんな上司や相手にも通用するわけではない点です。

 

上司にもいろいろなタイプがいたり(後述)、案件の状況によっても報連相はやり方を変えなければなりません。

 

実はかなりの高度な状況判断力が必要です。

 

最近になってようやくそれが分かってきました。

 

そんな難しい報連相をすぐに完璧にできるようになることを経験の浅い社員に期待することに無理があります。

 

理由③:コミュ障にはきつい

 

報連相は立場が上の人に対して行うことです。

 

相性が合う人ならまだいいですが、そうでない相手には、雑談やコミュニケーションすら抵抗がありました。

 

僕はもともとコミュ障です。

外国人相手ならそうでもないのですが、威圧的な日本人上司とは話をすることが怖かったです。

 

そんな状態で上司に良い報連相なんてできるわけなかったです。

 

ミュー吉
辛かったなぁ

 

(振り返り)良くない報連相のやり方:自己中心

 

働きはじめた数年間の経験が浅いころは、以下のような報連相のやり方をしていました。

 

良くない報連相

  • 上司から聞かれるまで自分からは報告しない
  • 案件の重要性を特に考えず報連相のタイミングを自分の都合で決めている
  • 勝手にメールだけで報告を済ませている
  • 覚えていることを思い出した順に上司に説明している
  • 事実自分の考えをごちゃ混ぜにして上司に報告している
  • 「次に何をすればよいか」のこたえを上司にいつも聞いている

 

上記のやり方に共通する報連相がうまくできなかったポイントは、報連相に計画性や主体性がないことです。

 

自己中心的なやり方となっていました。

 

上司の方から聞きたいことがあればいつでも聞いてもらえたらいいのに

 

と昔は思っていました。

 

しかし、考えてみれば上司にもいろいろなタイプがいいます。

 

「あの打ち合わせどうだった?」といつも上司の方から気軽に聞いてくる人もいれば、自分からは何も聞かずに部下からの報告をただ待っている上司もいました。

 

少し面倒なタイプの上司に対しても通用する報連相のやり方をマスターしておく必要があったと思います。

 

面倒な上司にも通用するビジネス報連相のコツ

上司への報連相に悩む女性

 

面倒な上司を想定した報連相の手順です。

報連相前のポイント

  1. 上司の性格を評価しておく
  2. 案件の重要性・緊急性・期限を確認する
  3. 報告内容を箇条書きにまとめ、事実自分の考えを分ける
  4. 次のアクションを考える
  5. 上司への確認点を整理する
  6. 説明する時間を想定する
  7. スケジュール予約する
  8. 要約して結論から上司に伝える

 

① 上司の性格を評価しておく

 

先にも述べましたが上司にもいろいろなタイプがいます。

 

タイプ別に報連相の難易度と注意点を以下にまとめました。

 

相手の人物像に合わせて報連相の対策を考えることが重要と感じています。

 

上司のタイプ報連相の難易度報連相の注意点
せっかち。いつもガツガツと仕事を進めている時間をあまり開けずに報告する
会話では結論を急ぐタイプ。雑談をあまりしないダラダラ報告しない、要約を意識して報告する
人情より論理的な思考を好む理由と結果の因果関係を整理
指導が熱心、部下に求めるレベルが高い事実だけの報告にとどまらず、自分の考えを添える
誰とでも話好き・温厚な性格上司との会話に積極的に付き合う

 

”面倒な上司”を想定しているので厄介なタイプばかりを挙げてみました。

 

タイプ別に注意点が異なり報連相の難しさが伝わればと

 

② 案件の重要度・緊急性・期限を確認する

 

報連相には、自分が担当する仕事の

  • 重要性
  • 緊急性
  • 期限(スケジュール)

を理解しておくことが大事です。

 

特に重要性や緊急性が高い案件の報連相が遅れると面倒なことになりかねません。

 

20代のころはあまり重要性や優先度を考えることができずに自分のペースで上司へ報連相していました。

 

今になって考えると「未熟だったな」と思います。

 

上司の立場では、たくさんの案件が同時並行で動いています。

 

1担当者の僕には入ってくる情報も少なく組織全体の案件の優先度が分からなかったです。

 

振り返るに、そういうときは、いつ頃報告したほうが良いかを上司にあらかじめ確認するクセをつけるとよいと思います。

 

そうしないと、自分が勝手に決めたタイミングで上司に報連相して裏目に出ることがあります。

 

③ 報告内容を箇条書きにまとめ事実と考えを分ける

報連相内容は箇条書きでポイントをまとめることが大事

 

報告内容は箇条書きにまとめます。(メモでも構いません)

 

そして報告内容を事実と自分の考えに分けます。

 

事実と考えの区別が分からない報告は聞く立場の上司は疲れます。

 

そういう点に配慮し、客観的事実と自分の考えの区別が聞き手に分かるように準備しておきます。

 

④ 次のアクションを考える

 

そして、報連相の最後に次のアクションを合わせる必要があります。

 

その場合、自分なりの考えをあらかじめ整理しておきましょう。

 

こたえを聞くだけの報連相を"主体性がない"と捉える上司も何人かこれまでいました。

 

⑤ 上司への相談・確認点を整理しておく

 

報告内容や次のアクションをふまえて確認事項がないかを考えます。

 

自分の仕事を進めるうえで、確認しておかなければならないことをリストアップしておきます。

 

報連相が終わった後に、

 

あっ、あれ聞くの忘れてた!

 

となると、もう1回上司の時間を取って確認しなければならなくなって面倒です。

 

 

⑥ 説明に必要な時間を想定する

 

ここまで事前準備して報連相の時間に何分ぐらい必要かを考えます。

 

その時間に上司からのQ&Aの時間も加えて全体で何分ぐらいの時間が必要かを見極めます。

 

⑦ 上司のスケジュールを予約する

緊急案件のため上司のスケジュールを確認しようとしている会社員

 

僕の場合、相手の性格やタイプ次第ですが、5分以内で終わる話であればスケジュールをわざわざ予約しないことが多いです。

しかし、15分以上必要な場合はスケジュールを予約します。

 

いずれにせよ、案件の重要度や緊急度も考慮して判断するようにしています。

 

たとえば、緊急性が高いことを上司と意識合わせできている案件であれば、スケジューラの空き時間から探すのではなく上司が席にいるときに早めに伝えたほうが良いこともあります。

 

スケジュールを予約して報連相するときは、スケジュールの取り方にも気をつけます。

 

性格が悪く口うるさい上司は、細かいことにもこだわるので面倒ですね。

 

そういう上司向けを想定したスケジュールの取り方を以下の記事にまとめています。

 

 

⑧ 報連相は要約して結論を先に伝える

 

報連相を行うときは、事前にまとめたポイントを要約して伝えます。

 

基本的に、結論を先に伝えることを心がけています。

 

要約説明のスクリプト

「〇〇案件についてお客様と打ち合わせした内容を報告します」 ←何について報告するのかを一言でまず伝える

「打ち合わせの目的は〇〇でしたが、ポイントは3つあります。」 ←打ち合わせの目的とポイントが何点あるのかを冒頭で伝える

「ひとつめは、、

ふたつめは、、、

最後に3つ目が」 ←1点目から3点目の区切りが分かるように伝える

(上司からの質問や確認事項に個別に補足する)

(最後に)

「今後については〇〇したいと考えていますがいかがでしょうか?」←ネクストアクションについて自分の考えを述べてから上司の意向を確認する

 

 

まとめ: 上司の性格や案件特性に応じて報連相のやり方を選ぶ

 

ビジネスの報連相のやり方は、

  • 相手の性格
  • 案件の特性
  • そのときのお互いの忙しさ

 

などが相互に絡むため簡単ではありません。

 

しかし、上記の手順とポイントを抑えておけば、70点以上の報連相にはなるはずです。

 

苦手な上司でも、仕事と割り切って役者になったつもりでやれば、心理的な負担も減らせます。

 

報連相のコツ(まとめ)

  • 上司の性格を知っておく
  • 案件の重要度・緊急度を評価する
  • 報告内容を箇条書きでまとめ事実自分の考えを分ける
  • Next Actionを考える
  • 上司への確認点を整理する
  • 説明する時間を想定する
  • スケジュールを予約する
  • 要約して報連相の説明をする

 

最後まで読んでくださりありがとうございました。

 

「報連相ができない」と感じている人に少しでも参考になればうれしいです。

 

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