【面倒な上司対策8つのコツ！】ビジネスで報連相ができない

こんにちは。

会社や職場で上司に報連相をしたときに以下のように感じたことはありませんか ?

今一つ上司が自分の対応に満足していないようだけど何がいけなかったのだろう？

なんかいつも上司から注意されてしまうな。。。報連相がうまくできない。

私はこれまで何度もありました。

特に20代のころは、

大事なことは自分から上司に報告しているつもりなのに全然評価されていないな。

と理由も分からずに気分が沈むことがよくありました。

「相性が悪い！」としかそのときは考えられませんでした。

しかし、実際は相性だけではなかったと今になって振り返っています。

この記事では自身の15年以上の会社経験をもとに、ビジネスでの報連相のコツをまとめました。

事実、私もここに書く報連相をするようになってからは、上司との関係も改善しました。

早速、ポイントを説明します。

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報連相がうまくできなかった理由

まず、私自身が報連相がなぜうまくできなかったのかを振り替えってみます。

理由①：手順を教わっていない

この台詞は20代の頃、何度か私も聞きました。

「でも！」

ですよ。

先輩社員は優しかったけれど、誰からも細かい手順までは教わった記憶はありません。

なので自分の”感覚”でおこなっていました。

今思うに、先輩社員も年次が2年ほどの差でしかなく、報連相の細かい手順もよく分からなかったと思います。

報連相もひとつの業務プロセスと考えれば、最初は誰かが手取り足取り教えてくれないと細かいやり方のコツまではなかなかマスターできないものだと感じます。

報連相も細かい・・・

理由②：報連相は状況判断力が必要な高度な業務スキル

報連相の難しいところは、ひとつのやり方がどんな上司や相手にも通用するわけではない点です。

上司にもいろいろなタイプがいたり（後述）、案件の状況によっても報連相はやり方を変えなければなりません。

実はかなりの高度な状況判断力が必要です。

最近になってようやくそれが分かってきました。

そんな難しい報連相をすぐに完璧にできるようになることを経験の浅い社員に期待することに無理があります。

理由③：コミュ障にはきつい

報連相は立場が上の人に対して行うことです。

相性が合う人ならまだいいですが、そうでない相手には、雑談やコミュニケーションすら抵抗がありました。

私はもともとコミュ障です。

外国人相手ならそうでもないのですが、威圧的な日本人上司とは話をすることが怖かったです。

そんな状態で上司に良い報連相なんてできるわけなかったです。

辛かったなぁ

（振り返り）良くない報連相のやり方：自己中心

働きはじめた数年間の経験が浅いころは、以下のような報連相のやり方をしていました。

上記のやり方に共通する報連相がうまくできなかったポイントは、報連相に計画性や主体性がないことです。

自己中心的なやり方となっていました。

上司の方から聞きたいことがあればいつでも聞いてもらえたらいいのに

と昔は思っていました。

しかし、考えてみれば上司にもいろいろなタイプがいいます。

「あの打ち合わせどうだった？」といつも上司の方から気軽に聞いてくる人もいれば、自分からは何も聞かずに部下からの報告をただ待っている上司もいました。

少し面倒なタイプの上司に対しても通用する報連相のやり方をマスターしておく必要があったと思います。

面倒な上司にも通用するビジネス報連相のコツ

面倒な上司を想定した報連相の手順です。

① 上司の性格を評価しておく

先にも述べましたが上司にもいろいろなタイプがいます。

タイプ別に報連相の難易度と注意点を以下にまとめました。

相手の人物像に合わせて報連相の対策を考えることが重要と感じています。

”面倒な上司”を想定しているので厄介なタイプばかりを挙げてみました。

タイプ別に注意点が異なり報連相の難しさが伝わればと

② 案件の重要度・緊急性・期限を確認する

報連相には、自分が担当する仕事の

• 重要性
• 緊急性
• 期限（スケジュール）

を理解しておくことが大事です。

特に重要性や緊急性が高い案件の報連相が遅れると面倒なことになりかねません。

20代のころはあまり重要性や優先度を考えることができずに自分のペースで上司へ報連相していました。

今になって考えると「未熟だったな」と思います。

上司の立場では、たくさんの案件が同時並行で動いています。

1担当者の私には入ってくる情報も少なく組織全体の案件の優先度が分からなかったです。

振り返るに、そういうときは、いつ頃報告したほうが良いかを上司にあらかじめ確認するクセをつけるとよいと思います。

そうしないと、自分が勝手に決めたタイミングで上司に報連相して裏目に出ることがあります。

③ 報告内容を箇条書きにまとめ事実と考えを分ける

報告内容は箇条書きにまとめます。（メモでも構いません）

そして報告内容を事実と自分の考えに分けます。

事実と考えの区別が分からない報告は聞く立場の上司は疲れます。

そういう点に配慮し、客観的事実と自分の考えの区別が聞き手に分かるように準備しておきます。

④ 次のアクションを考える

そして、報連相の最後に次のアクションを合わせる必要があります。

その場合、自分なりの考えをあらかじめ整理しておきましょう。

こたえを聞くだけの報連相を"主体性がない"と捉える上司も何人かこれまでいました。

⑤ 上司への相談・確認点を整理しておく

報告内容や次のアクションをふまえて確認事項がないかを考えます。

自分の仕事を進めるうえで、確認しておかなければならないことをリストアップしておきます。

報連相が終わった後に、

あっ、あれ聞くの忘れてた！

となると、もう1回上司の時間を取って確認しなければならなくなって面倒です。

⑥ 説明に必要な時間を想定する

ここまで事前準備して報連相の時間に何分ぐらい必要かを考えます。

その時間に上司からのQ&Aの時間も加えて全体で何分ぐらいの時間が必要かを見極めます。

⑦ 上司のスケジュールを予約する

私の場合、相手の性格やタイプ次第ですが、5分以内で終わる話であればスケジュールをわざわざ予約しないことが多いです。

しかし、15分以上必要な場合はスケジュールを予約します。

いずれにせよ、案件の重要度や緊急度も考慮して判断するようにしています。

たとえば、緊急性が高いことを上司と意識合わせできている案件であれば、スケジューラの空き時間から探すのではなく上司が席にいるときに早めに伝えたほうが良いこともあります。

スケジュールを予約して報連相するときは、スケジュールの取り方にも気をつけます。

性格が悪く口うるさい上司は、細かいことにもこだわるので面倒ですね。

そういう上司向けを想定したスケジュールの取り方を以下の記事にまとめています。

⑧ 報連相は要約して結論を先に伝える

報連相を行うときは、事前にまとめたポイントを要約して伝えます。

基本的に、結論を先に伝えることを心がけています。

まとめ: 上司の性格や案件特性に応じて報連相のやり方を選ぶ

ビジネスの報連相のやり方は、

• 相手の性格
• 案件の特性
• そのときのお互いの忙しさ

などが相互に絡むため簡単ではありません。

しかし、上記の手順とポイントを抑えておけば、70点以上の報連相にはなるはずです。

苦手な上司でも、仕事と割り切って役者になったつもりでやれば、心理的な負担も減らせます。

最後まで読んでくださりありがとうございました。

「報連相ができない」と感じている人に少しでも参考になればうれしいです。