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【鉄板手順!】仕事のスケジュール予約と打ち合わせ準備の進め方

2020年7月19日

カレンダーを背景に記事タイトルを入れたスライド

 

こんにちは、りゅーたです。

 

職場で上司のスケジュール予約や打ち合わせの準備を進める際、働き始めた頃は以下のような感じでした。

 

りゅーた
上司のスケジュール予約の段取りに特に気をつけたことはない

 

りゅーた
スケジューラで空いてるところから予約すればいいだけでしょ?

 

しかし、社会人経験を積んでいくうちに、もうちょっと慎重に進めるやり方ができるようになれました。

 

この記事では、その手順をまとめました。

 

特に、細かい上司や仕事を一緒にしはじめた慣れない相手に慎重に手順を進める方法です。

 

この記事を読むと分かること(After)

  • 手順に細かい年輩上司にも通じるスケジュール予約と打ち合わせ準備の進め方

 

【この記事を書いた人】

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About me

  • 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を15年間経験。

 

 

スケジュール予約のやり方

スケジュールを書くためのカレンダー

 

上司は多くの案件を同時並行で見なければならない忙しい立場です。

 

配下社員の人数が多ければ多いほど、一人あたりに割ける時間が少なくなります。

 

そのような上司の多忙事情をふまえ、当日または前日にスケジュール予約をするときは、以下の手順で進めます。

 

①(仮)をつけてスケジュール予約する

 

step
1
スケジューラで上司の空いている時間をいったん(仮)と件名に記載し予約する

 

スケジューラで空いている時間ではあるものの、この時点では上司に正式にOKの確認を取っていないため、(仮)を件名につけて登録しておきます。

 

② 口頭で予約したスケジュールがOKかを確認する

 

step
2
(仮)登録した時間にスケジュール予約を正式登録してよいか”口頭”で上司に確認する

 

仮予約のあと、口頭でスケジュールを確認するステップを取り入れます。

案件の優先度や期限の確認のみならず、「時間を少しずらしてほしい」などの上司の要望も把握しながらスケジュール予約を確定させます。

 

この口頭確認はSTEP1の仮予約からできるだけ時間を空けずに上司に直接対面で確認したほうがベターです。

 

上司が外出中などの理由により実際のスケジュール予約時間まで不在の場合もあります。

 

そんなときは、メッセンジャーやメールなどを利用して、スケジュール予約可否について確認依頼を送っておきます。

 

③ (仮)を消して正式に予約する

 

step
3
上司からOKの返事の確認が取れれば、(仮)を消して、正式にスケジュール登録する

 

上司が実は別のスケジュールをその時間に入れようとしていたなど、都合が悪い返事があった場合は仮予約を取り消します。

 

補足:スケジュール予約をする時間帯

 

スケジュールを予約する時間帯についても注意するようにしています。

「その案件は急ぐのでいつでもいいからスケジュール入れておいて」と言われていた場合を除き、朝一番や終業時の時間帯のスケジュール予約は避けるようにしています。

 

朝一は、その日の仕事やメールを確認する人が多いです。

 

帰りの時間帯は、外出予定が急に入る事や早めに切り上げて帰宅する行動パターンがあります。

 

夕刻の時間帯の急なスケジュール予約は避けるようにしています。

 

 

2. 打ち合わせ場所・設備の事前確認

ディスプレイ付きの打ち合わせルーム

 

打合せの開始時間前までに場所・設備の確認をしておきます。

 

打合せ卓の設備の接続を確認する

 

step
4
打合せ卓のディスプレイにPCをスムーズに接続できるか事前に確認する

 

打合せ卓に設置されたディスプレイに自分のPCを接続して説明を行う会議設備の場合、有線/無線などの接続仕様をあらかじめ確認しておきます。

 

また、電話会議やテレビ会議で別の場所とつないて打ち合わせを行う場合は接続方法も確認します。

 

資料の表示サイズをディスプレイに映して確認する

 

step
ディスプレイ表示に最適なズーム倍率・フォントサイズを確認する

 

上司が座る位置からディスプレイまでの距離をふまえて適切な表示サイズの倍率を確認します。

 

また、スライド資料のフォントサイズが小さすぎて見えない場合、打ち合わせ前までに修正しておきます。

 

 

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まとめ:最初のうちは気をつかいすぎるぐらいの段取りをする

 

一緒に仕事をし始めて日が浅い相手にも上記のようなポイントを意識してスケジュール予約から本番まで段取りと準備を行うようにしています。

 

特に最初のうちは「少し段取りに気を遣いすぎかも」と感じるぐらいの進め方が無難なようです。

 

上司から「そこまで気をつかわなくても良い」と言われたらもう少し段取りを簡略化すれば良いですね。

 

報連相のコツは以下の記事にまとめました。

 

>>報連相のコツ【準備から説明までの手順とポイント】

 

最後まで読んで下さりありがとうございました。

 

少しでも参考になればうれしいです。

 

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