仕事スキル

【鉄板手順!】仕事のスケジュール予約と打ち合わせ準備の進め方

2020年7月19日

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こんにちは、"会社員R"です。

職場で上司のスケジュール予約や
打ち合わせの準備を進める際、
働き始めた頃は以下のような感じでした。

上司のスケジュール予約の段取りに特に気をつけたことはない
スケジューラで空いてるところから予約すればいいだけでしょ?

しかし、
社会人経験を積んでいくうちに、
もうちょっと慎重に進める
やり方ができるようになれました。

この記事では、その手順をまとめました。

特に、細かい上司や仕事を一緒にしはじめた
慣れない相手に慎重に手順を進める方法です。

この記事はこんな人向けです(Before)

  • 上司のスケジュール予約の手順に気を使ったことはない
  • 上司との相性が悪い

この記事を読むと分かること(After)

  • 手順に細かい年輩上司にも通じるスケジュール予約と打ち合わせ準備の進め方

【この記事を書いた人】

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About me

  • 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を14年間経験。

スケジュール予約のやり方

スケジュールを書くためのカレンダー

上司は多くの案件を同時並行で
見なければならない忙しい立場です。

配下社員の人数が多ければ多いほど、
一人あたりに割ける時間が少なくなります。

そのような上司の多忙事情をふまえ、
当日または前日にスケジュール予約を
するときは、以下の手順で進めます。

①(仮)をつけてスケジュール予約する

step
1
スケジューラで上司の空いている時間をいったん(仮)”と件名に記載し予約する

スケジューラで空いている時間ではあるものの、
この時点では上司に正式にOKの確認を
取っていないため、(仮)を件名につけて
登録しておきます。

② 口頭で予約したスケジュールがOKかを確認する

step
2
(仮)登録した時間にスケジュール予約を正式登録してよいか”口頭”で上司に確認する

仮予約のあと、口頭でスケジュールを
確認するステップを取り入れます。

案件の優先度や期限の確認のみならず、
「時間を少しずらしてほしい」などの
上司の要望も把握しながら
スケジュール予約を確定させます。

この口頭確認はSTEP1の仮予約から
できるだけ時間を空けずに
上司に直接対面で確認したほうが
ベターです。

上司が外出中などの理由により
実際のスケジュール予約時間まで
不在の場合もあります。

そんなときは、メッセンジャーや
メールなどを利用して、
スケジュール予約可否について
確認依頼を送っておきます。

③ (仮)を消して正式に予約する

step
3
上司からOKの返事の確認が取れれば、(仮)を消し、正式にスケジュール登録する

上司が実は別のスケジュールを
その時間に入れようとしていたなど、
都合が悪い返事があった場合は
仮予約を取り消します。

補足:スケジュール予約をする時間帯

スケジュールを予約する時間帯に
ついても注意するようにしています。

「その案件は急ぐのでいつでもいいから
スケジュール入れておいて」と
言われていた場合を除き、
朝一番や終業時の時間帯の
スケジュール予約は避けるようにしています。

朝一は、その日の仕事やメールを
確認する人が多いです。

帰りの時間帯は、外出予定が
急に入る事や早めに切り上げて帰宅する
行動パターンがあります。

夕刻の時間帯の急なスケジュール予約は
避けるようにしています。

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2. 打ち合わせ場所・設備の事前確認

ディスプレイ付きの打ち合わせルーム

打合せの開始時間前までに
場所・設備の確認をしておきます。

打合せ卓の設備の接続を確認する

step
4
打合せ卓のディスプレイにPCをスムーズに接続できるか事前に確認する

打合せ卓に設置されたディスプレイに
自分のPCを接続して説明を行う
会議設備の場合、有線/無線などの
接続仕様をあらかじめ確認しておきます。

また、
電話会議やテレビ会議で別の場所と
つないて打ち合わせを行う場合は
接続方法も確認します。

資料の表示サイズをディスプレイに映して確認する

step
ディスプレイ表示に最適なズーム倍率・フォントサイズを確認する

上司が座る位置からディスプレイまでの
距離をふまえて適切な表示サイズの倍率を
確認します。

また、スライド資料のフォントサイズが
小さすぎて見えない場合、打ち合わせ前までに
修正しておきます。

参考記事

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第二新卒エージェントneo

まとめ:最初のうちは気をつかいすぎるぐらいの段取りをする

一緒に仕事をし始めて日が浅い相手にも
上記のようなポイントを意識して
スケジュール予約から本番まで段取りと
準備を行うようにしています。

特に最初のうちは
「少し段取りに気を遣いすぎかも」
と感じるぐらいの進め方が無難なようです。

上司から「そこまで気をつかわなくても良い」と
言われたらもう少し段取りを
簡略化すれば良いですね。

報連相のコツは以下の記事にまとめました。

報連相のコツ【準備から説明までの手順とポイント】

最後まで読んで下さり
ありがとうございました。

少しでも参考になればうれしいです。

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