仕事スキル・断酒

仕事メールで分かりやすい日本語を書くために、気をつけていること7つ

記事タイトル入りスライド

こんにちは。

今回の記事では、メールの文章について書きます。

仕事で分かりやすい文章を書くために自身が気をつけているポイントをまとめました。

読んでくださる方にも参考になればうれしいです。

実際にはこの記事で実践できていないところもあるかもしれません。(汗)

この記事はこんな方向けです

  • 仕事で相手に伝わりやすい日本語を書きたい
  • 「何を書いているのか分からない」と上司から言われる
  • 3分で日本語の書き方のポイントを押さえたい

 

 

伝わる文章力をつけるために気を付けていること

主語と述語を近づける

1文の中で主語と述語をできるだけ近づけるように意識しています。

読み手は、主語が登場すると述語を待ちながら読み進めます。

いつまでも述語が登場しない文は、読み手を疲れさせます。

修正前

私はブログを書くことはやりがいを感じ自分自身の頭の整理に役立つものだと思っています。

修正後

ブログを書くことはやりがいを感じ自分自身の頭の整理に役立つものだと私は思っています。

1文を短くする

1文が長いと、読者は意味を追いかけるのが大変です。

1文が長くなりそうになったら読点で区切ることもできますが、文を分けたほうが良いと思います。

言葉のまとまりを並列で並べるときを除いて、読点は1文内に2個までで済む短さを心がけています。

修正前

英語のリスニング力を向上させるためには、聞こえた英語を書き取るディクテーションが効果的で、毎日、自分の関心があるコンテンツを選んで教材として書き取る練習をする事で、英語力がグングン伸びます。

修正後

英語のリスニング力を向上させるためには、聞こえた英語を書き取るディクテーションが効果的です。

自分の関心があるコンテンツを選び、教材として毎日書き取る練習をする事で英語力がグングン伸びます。

箇条書きを心掛ける

仕事でメールを開くとダラダラと長い文章が書いてあったら嫌気がさします。

いくつかの項目や言葉を並べるときに、箇条書きを使うと分かりやすさが断然増します。

また見た目がスッキリするため、読者がパッと目を向けやすく理解もしやすくなります。

修正前

英語のディクテーションに準備するものは、スマホやPCなどの音声再生機器、黒ペン、赤ペン(聴き取れなかった英単語の記載用)、ノート、英英辞典(英和辞典も可)です。

修正後

英語のディクテーションに準備する物は以下の5点です。

    1. 音声再生機器(スマホ、PCなど)
    2. 黒ペン
    3. 赤ペン(聴き取れなかった英単語の記載用)
    4. ノート
    5. 英英辞典(英和辞典も可)

修飾語と被修飾語をできるだけ近づける

修飾語と被修飾語の位置が離れると、意味の解釈に迷いが生まれることがあります。

以下の修正前の文は、茶色いのは机なのかバッグなのか迷ってしまいますね。

修正前

茶色い机の上に置いてあるバッグは私のものです。

修正後

バッグが茶色の場合

机の上に置いてある茶色いバッグは私のものです。

机が茶色の場合

茶色い机の上に置いてあるのは、私のバッグです。

意味が同じ言葉は統一する

仕事で言葉の定義を合わせて統一しておくことはすごく大事です。

同じ意味の言葉はひとつの言葉に統一することで、言葉の解釈のズレを防ぐことができるからです。

以下の例文では、同じ意味の言葉に「取引先」、「顧客」、「クライアント様」の3語を使っています。

読者に「違う意味でそれぞれ使っているのかもしれない」と余計な事を考えさせてしまいます。

意味が同じであれば、ひとつの言葉に統一することで分かりやすくなります。

修正前

取引先とは良好なビジネス関係を構築したいです。

顧客の満足度は私たちにとって最重要です。

クライアント様の不満を解消できない状態が長引くと、最悪の場合ビジネスを失います。

 

修正後

顧客とは良好なビジネス関係を構築したいです。

顧客の満足度は私たちにとって最重要です。

顧客の不満を解消できない状態が長引くと、最悪の場合ビジネスを失います。

[/st-mybox]

1文の中に同じ言葉を繰り返し過ぎない

1文の中に同じ言葉が繰り返し登場すると、少しくどい印象になります。

「書かないと読む人がよく理解できないかも」と思い、つい同じ言葉を繰り返してしまうことがあります。

特に「~したり、~したり、~したり」と同じ表現を多投してしまいます。(苦笑)

修正前

スペイン語ができるようになるには、スペイン語を毎日聞いてスペイン語の文法知識を増やすことが大切です。

修正後

スペイン語ができるようになるには、スペイン語を毎日聞いて文法知識を増やすことが大切です。

漢字の当て字を使わない

漢字のあて字をつい使ってしまいます。

読みやすさの観点から感じとひらがな・カタカナのバランスを意識します。

自分は以下の言葉によく当て字を使ってしまいます。

  • 予め ⇒ あらかじめ
  • 等 ⇒ など
  • ~する時は ⇒ するときは
  • 出来る ⇒ できる
  • 直ぐに ⇒ すぐに
  • 殆ど ⇒ ほとんど
  • 何故 ⇒ なぜ

修正前

ドイツ語を勉強するは、予め時間を確保する直ぐに取り掛かれるようにしましょう。

修正後

ドイツ語を勉強するときは、あらかじめ時間を確保するなど、すぐに取り掛かれるようにしましょう。

まとめ

僕は特に上記に書いた7点を仕事のメールで特に気をつけるようにしています。

読みやすい日本語を書けるよう、今後も日々取り組みます。

  1. 主語と述語を近づける
  2. 1文を短くする
  3. 箇条書きを心掛ける
  4. 修飾語と被修飾語を近づける
  5. 意味が同じ言葉は統一する
  6. 1文の中に同じ言葉を繰り返し過ぎない
  7. 漢字の当て字を使わない

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

こちらもCHECK!

カレンダーを背景に記事タイトルを入れたスライド
【鉄板手順!】仕事のスケジュール予約と打ち合わせ準備の進め方

  こんにちは、りゅーたです。   職場で上司のスケジュール予約や打ち合わせの準備を進める際、働き始めた頃は以下のような感じでした。   上司のスケジュール予約の段取りに ...

続きを見る

海に流れ着いた手紙の画像を背景に記事タイトルを入れたスライド
英語ビジネスメールの書き方【件名~結びまでの全体構成】サンプル付き

  こんにちは、りゅーたです。   この記事では、英語の電子メールの書き方についてまとめました。   ビジネスに限らずプライベートの用途でも使える内容となっています。 & ...

続きを見る

記事タイトル付きスライド
仕事英語におけるSpeakingとWritingの特徴と違い【英語学習への臨み方】

こんにちは! この記事では、英語力を効率的に伸ばすためにSpeaking(話す力)とWriting(書く力)の特徴と違いについてまとめました。 英語力を伸ばすには、SpeakingとWritingの違 ...

続きを見る

HOMEへ戻る




こんな記事もあります

オンライン英会話の7つのデメリット 1

  オンライン英会話を利用する人が増えているらしいけど、本当にやる価値はあるのだろうか・・・? やっても英語力が上達しないなら時間とお金のムダなので失敗はしたくない   この記事は ...

オンライン英会話をしているレッスン生 2

  「どんどん話すための瞬間英作文トレーニング(ベレ出版)」を持っているけど、スピーキング向上に生かし切れてない。暗記が楽しくないので続かない   何ページか瞬間英作文をやってみた ...

ハイスコアのイメージ 3

  TOEICリスニングのあのスピードって、やっぱり速いですよね。   集中して聴いていても、「えっ、もう次の問題行くの?」   ってズタズタにやられます。   ...

オシャレで緊張する必要を感じないオフィスの部屋 4

  こんにちは。   わずか30分~1時間で結果が決まる昇格昇進面接。   しっかりと準備して臨まないと同期に差をつけられる昇格昇進面接。   たとえ出世欲がな ...

お酒をやめて朝日を見ながら爽快な気分に包まれているところ 5

  「うゎ~、また意志の弱い酒好きが入ってきたぞぉ!!」   なんてね。   冗談です。   禁酒がそんなに簡単ではないことを身をもって知っている男、りゅーたで ...

川に飛び込んでリフレッシュしているところ 6

  こんにちは。   昨年から断酒をなんとか続けています。   けれど、酒を飲まない生活を続けるのって、ホントにむずかしいですよね。   ときどき、"間"がさし ...

オンライン英会話で英語が話せるようになれるのか? 7

  オンライン英会話を数か月やってみたけどほとんど話せるようにならない   これからオンライン英会話をはじめてみたいけど、ホントに英会話力が伸びるのかな。時間とお金はムダにはしたく ...

社会人が英語の学習をするデスクにノートとペンとスマートホンが置いてある 8

  どうも、りゅーたです。   中学の授業で英語の勉強をスタートしてからかれこれ20年、英語の学習法はいろいろと試してきました。   そんな自身の経験を振り返り、忙しい社 ...

記事タイトル入りスライド 9

  オンライン英会話をはじめてみたいけど、どのスクールを選んだらよいのか分からない。 自分に合った英会話スクールはどれだろう?   こんな悩みを解決します!   &nbs ...

TOEIC試験でマークシートに解答を記入している様子 10

  TOEICのリスニングについては、400点取る対策をこちらの記事でみっちり書いたので、今回はタイトル通り、   「TOEICリーディングの時間足りない・終わらない」 &nbsp ...

-仕事スキル・断酒

© 2021 グロバログ