【虎の巻】英語実務

【不安が消える!】英語の会議の司会・進行役に役立つ英語フレーズ・表現集

2020年10月18日

会議室を背景に記事タイトルを入れたスライド

こんにちは。

英語の会議で司会進行をやらなければならない状況になったことありますか。

僕は、毎月2~3回海外数拠点と電話会議接続して、多いときは10名程度が参加する英語会議の司会を3年近く務めた経験があります。

やばい、そんなのできるわけない。。。
相手はNativeだし、僕よりはるかに英語ができる参加者なのに。。。

と最初の方は不安で仕方ありませんでした。

しかし、定型表現をおさえて冒頭からの進行の流れに慣れてくると結果的にはなんとかなりました。

他の参加者も進行を助けてくれましたし。

そんな自分の経験を振り返り、会議の進行役が使う英語表現をまとめました。

打ち合わせで進行役を務めることになって、不安に感じている人の参考になればと思います。

この記事を読むと分かること(After)

  • 英語で会議を進行するときの流れ
  • 進行役に役立つシーン別の英語フレーズ(例文付き)

【この記事を書いた人】

プロフィール画像(白シャツ)

About me

  • 英語力:英語実務において、基本英単語2000語ぐらいを使って自分が言いたいことをどうにか相手に伝えられるレベル
  • 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を14年間経験。

会議の冒頭:集まってくれたことにお礼を伝え会議を始める

Good Morning everyone. Thank you very much for coming today. Since everyone is here, let's get started. 
(皆さんお集りいただきありがとうございます。皆さんお揃いのようなので始めましょう!)

第一声はこんな感じで始めました。

上手く司会をできるようになった頃は、声の調子も意識していました。

相手に不安を感じさせてしまうと、その後の流れもイマイチになってしまいます。

慣れないうちは、緊張していたので小さな声でボソッと言っていたと思います。

 

まだ参加者全員がそろっていない状態で、会議を始めるときは、

We still miss some attendees but time has come so let's get started.
(一部の人がまだ来ていませんが時間なので始めましょうか)

などの表現を使っていました。

少し蛇足ですが、最近JALが性の平等や多様性の価値観の時代をふまえ"Ladys and Gentlemen!"の呼びかけを止めたニュースをみました。

この”Lady and gentlemen!”は形式度が高いです。

顔を知っているメンバとの打ち合わせであれば、使わなくても良いと思います。

会議の冒頭:参加者を紹介する

First, I would like to welcome you all. I would like to take a moment to introduce a new member, Jack. Please join us.
(最初にお集りいただいた皆さんを歓迎します。そして新しいメンバーのジャックを紹介します。)

参加者自身に自己紹介をお願いする場合

Jack, would you like to introduce yourself ?
(ジャック、自己紹介いただけますか?)

Could you introduce yourself ?

などの表現を使っていました。

参考:Would youとCould youの違い

どちらも丁寧な表現ですが、以下のようなニュアンスの違いがあります。

Would you ~:本人の意思を尊重して丁寧にお願いするときの表現 

Could you ~:自分たちの利益のために丁寧にお願いするときの表現

司会進行が参加者を一言で紹介する場合

例: Mark is from ABC company and he is a professional in the area of marketing.
(MarkはABC会社に所属しマーケティングが専門です)

会議の冒頭:会議の目的を告げる

We have organized this meeting in order to discuss the current issue in the project as you can see in the agenda.

アジェンダがあらかじめ用意されている場合、アジェンダを引用し会議の目的を参加者に伝えます。

アジェンダが用意されていない場合、会議の目的を言葉で伝えます。

この場合、アジェンダを思い起こしながら話す必要があるため、難易度が上がります。

会議の際は、できるだけあらかじめアジェンダを用意しておいたほうが進行しやすいです。

アジェンダの作り方についてはこちらの記事に書いています。

英語打ち合わせの事前準備とアジェンダ作成の詳細解説

会議の目的を伝えるその他の定型表現は以下のようなものを使っていました。

Our main goad today is to discuss the current issue in the project.

We are here today to talk about the current issue in the project.

会議の中盤:逸れた議論を軌道修正する

仕事で外国人と打ち合わせをしている様子

I think we’re getting a bit off topic. Let's focus and talk about the agenda subject.

打ち合わせが進行すると議論が逸れることがよくあります。

そういうときは、話が逸れたときなどに軌道修正する表現も覚えて使っていました。

打ち合わせの予定時間までにアジェンダをすべて終わらせる意識をもって発言するようにしていました。

その他の類似表現には以下のようなものがあります。

I’m afraid that’s outside the scope of this meeting.

I think we should talk about that topic in another meeting.

Let’s get back on track, OK?

会議の中盤:参加者に意見を求める

参加者に意見を求めるときの英語表現は以下の記事にまとめた表現を使っていました。

オープンに自由な発言を求める場合”と”切り口を添えて意見を求める場合”に分けて説明しています。

英語の打ち合わせで参加者に意見を聞くときの定型表現

会議の終盤:会議を締めくくる

It looks like we’ve covered the main items on the agenda.

会議の終わりが近づいてきたら進行役が締めに移ります。

締めでは以下のような事に意識していました。

  1. 議論のポイントを整理する
  2. 次回のミーティングやNext Actionを伝える
  3. 議事録を送ることを伝える

議論のポイントを整理する

Let me summarize today's discussion. Regarding the agenda topic 1, we discussed that....

議論のポイントを簡潔に共有するのは、英語力のみならず内容理解と要約力が必要です。

でも毎回それが上手くできるわけではありません。

内容が聞きとれなかったり、議論が発散して進行役をしながらも「議論がよく分からない」と感じることも頻繁にありました。

今日のディスカッションの要約はちょっと無理だな

と感じたら無理せず「後で議事録を送ります」とだけ伝えるようにしてその場を凌いでいました

I will you send you the minutes of the meeting later.

そういうとき、議事録をまとめるのも大変ですが、詳細をあまり書かずに(書けずに)概要レベルの議事録で送っていました。

ミュー吉
議論が理解できなかったのなら仕方ニャイ

次回のミーティングやNext Actionを伝える

Our next meeting will be scheduled at the same time one week later in this room. I will send the information later.

会議の最後には、次回の会議の予定について簡潔に伝えるようにしていました。

時間がないときは「詳細はメールで送ります」とだけ言って会議を終わらせていたと思います。

議事録を送ることを伝える

I will send the minutes of the meeting to all attendees within 24 hours.

会議後の議事録もセットで対応していました。

議事録のフォーマットは関係メンバ間であらかじめ設定しておくとよいです。

僕の議事録の作成の仕方は以下の記事で紹介しています。

現役グローバル業務実務者が書いた英語打ち合わせの議事録作成ノウハウ

まとめ: 会議を録音して振り返る

英語の打ち合わせで司会をすることになっても、参加者が進行を助けてくれるので過度な心配は不要であることを伝えるイメージのイラスト

英語で会議を進行するときの英語表現を紹介しました。

やってるうちに進め方や出席者、場の雰囲気に慣れていきました。

また、特に最初のうちは不安で議事録作成も控えていたので、スマホで会議を録音して後で自分の進め方や内容を振り返るようにしていました。

「あ、ここではこういう表現を使えば良かったな」とチェックもできます。

 

また、議題の内容や状況にもよるのかもしれませんが、外国人のメンバが紳士的に司会を助けてくれたことも何度もありました。

なので、今もしあなたが同じような状況の場合、あまりプレッシャーを感じなくても大丈夫かと。

出しゃばって仕切りすぎる外国人もいましたけど。(苦笑)

最後まで読んでくださりありがとうございました。

Good Luck!

 

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