【虎の巻】英語実務

【15年実務者の手順!】英語会議で必要な準備事項(アジェンダサンプル有)

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こんにちは、りゅーたです。

 

外国人との英語の打ち合わせの準備を任されたけど、何をすればいいのだろう?

 

英語のアジェンダの書き方が分からない

 

特に英語での打ち合わせとなると不安も大きくなりますね。

 

この記事では、外国人との会議や打ち合わせにおける事前準備事項やアジェンダの書き方とサンプルをまとめました。

 

海外との打ち合わせの実務経験を通じて学んだ内容です。

 

この記事を読むと分かること(After)

  • 英語で打ち合わせの準備で行うべきこと
  • 英語のアジェンダの書き方
  • 英語アジェンダのサンプル

 

 

打合せの事前準備(対面会議の場合)

外国人と打ち合わせをするミーティングルーム

 

特に海外から人を招いて対面会議を行う場合、以下のような準備が必要です。

 

対面打合せにおける準備事項

入館手続き・要持参物の案内

WiFiアクセス情報、電話会議接続の情報(電話会議参加者が含まれる場合)

打ち合わせ中や休憩時のケータリング準備(コーヒー・紅茶・ペットボトル・ちょっとしたおやつなど)

昼食の準備(昼をまたぐ打ち合わせの場合)

 

入館手続き・要持参物の案内(事前案内)

入館手続きをするためのビルの受付

 

打ち合わせの相手がビルへ入館する際の手続きを事前に案内する必要があります。

 

海外では、ビルへ入館する際のセキュリティ対策としてパスポートの持参が必須な場合も多いです。

 

このため、来日する外国人は日本においても同様の手続きが必要かを気にしている場合があります。

 

パスポート、社員証など来館に持参が必要なものがあれば、事前に参加者に案内しましょう。

 

WiFiアクセス情報、電話会議接続の情報(当日案内)

WiFiアクセスができることを表示したミーティングルーム

 

参加者はPCでメモを取ったり仕事のメール確認をしながら打ち合わせに参加することも多いと思います。

 

打合せ部屋にゲスト用WiFi接続があるかを確認しておくと良いです。

 

WiFi回線が設置されていない場合、WiFiルータが用意できれば打ち合わせ参加者で共有して使えます。

 

また、電話会議接続の必要がある場合、WebEX、Skype、Teams等の会議接続情報を忘れずに予約しておきます。

 

打ち合わせ中や休憩時のケータリング準備

ケータリングサービスのデザート

 

海外での仕事打ち合わせではケータリングは一般的です。

 

日本で外国人を招いて打ち合わせをする場合も準備ができると良いですね。

 

コーヒー、水、お茶などを用意しておくと打ち合わせの雰囲気を和らげる効果もあります。

 

昼食の準備

テイクアウト用のランチ

 

会議が昼食時間をまたぐ場合、昼食はどうするのかを事前に主催者側で考えておく必要があります。

 

近くのレストランに行くのか、テイクアウトやケータリングで済ませるのか、もしくは自己解決なのかをあらかじめ決めておきます。

 

会社の会議費を使う場合は決裁の準備も必要です。

 

英語アジェンダの項目・書き方とサンプル(対面/電話会議)

 

僕が仕事をするときにアジェンダに含める項目と注意点について説明します。

 

アジェンダは、会議前までに参加者全員に事前送付しておくのが理想です。

 

内容や会議の重要度にもよりますが、遅くとも打ち合わせの前日までに送ります。

 

対面会議の場合、外国人は自国を出発するのは打ち合わせの2-3日前です。

 

早めに準備できるときはもっと早く送ります。

 

アジェンダに含める項目

  1. 日時
  2. 場所/接続電話番号/URL
  3. 参加者
  4. 目的
  5. 議題・時間

 

アジェンダを参加者に事前に送付する際は、MS Wordやパワポで作成してメール添付することが多いです。

 

でも、アジェンダはメール本文にも書くことがおススメです。

 

最近では、スマホで会社のメールを確認するビジネスパーソンが非常に多いです。

 

スマホの画面が小さいため添付ファイルを開くのが面倒なことがあります。

 

メール本文に書いておけばその必要がありません。

 

外出中にスマホで仕事のメールを確認しているビジネスパーソン

 

1. 日時:相手国時間と日本時間を併記する

 

対面会議を行う場所の時間とタイムゾーンを合わせて記載します。

 

電話会議で行う場合は相手国時間と日本時間を併記します。

 

国によっては一定期間だけサマータイムを取っている場合があります。間違わないようにしましょう。

 

 

相手国時間の記載には、タイムゾーンを併記することで万一間違えていた場合も参加者から指摘してもらいやすくなります。

 

サンプル(日時)

Date & Time     Sep 25, 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

 

2. 会議場所/接続電話番号/URL:詳細情報を記入する

 

対面会議の場合には打合せの住所・ビル名を記載します。

 

打ち合わせ部屋を既に確保している場合、それらの情報も含めます。

 

来館する外国人が迷わなくて済むように当日のビル入館手続手順の詳細についても忘れないように記載しましょう。

 

電話会議の場合は、接続先の電話番号PIN番号URLなどの情報も必要です。

 

サンプル(会議場所)

Venue: ○○building 10F, ○-○-○ chuo-ward, Tokyo, Japan

 

サンプル(電話会議情報)

Conference call No. +81 3 1234 XXXX PIN: 1234,  URL: http://XXXXXX

 

3. 参加者:役職順に記載する

 

参加が決まっている会議の参加者を役職順に並べます。

 

フルネームでも名前だけでもどちらでも構わないと思います。

 

フルネームの方がフォーマルな印象になりますね。

 

参加の確認が取れていない場合、”TBD" (To be determined)の文字を添えておきます。

 

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サンプル(参加者情報

Attendees: (TBD) Mike, Tom, George, Jenifer

 

4. 目的:打ち合わせの目的を短めに書く

 

打合せの目的を短い文章で書きます。

 

たとえば、あるプロジェクトの進捗遅れを挽回するために必要なタスクを議論するのであれば、以下のように書きます。

 

サンプル(会議目的

Purpose:  To discuss and align the necessary steps and tasks to recover the ○○ project progress.

 

5. 議題と時間:議論時間の目安を記載する

 

打合せの議題と配分時間の目安を書きます。

 

打ち合わせテーマの重要度・緊急度に応じて適切な時間配分を行います。

 

議論内容の順番や配分時間が決まっていない場合、"draft" (案)を添えておきます。

 

時間配分を記載することは重要です。

 

各議題にどれぐらいの時間が設定されているのかをあらかじめ把握してもらうことでその重要度や事前検討のレベルが判断できます。

 

サンプル(議題と時間

(draft) Time Table

    1. Confirm the current status and issues. (15 min)
    2. Discuss the countermeasure to each issue. (30 min)
    3. Align the next steps and tasks and assign responsible person(s) for them. (15 min)

 

打合せ資料の準備

 

打ち合わせ資料もアジェンダと同様にとても重要ですね。

 

資料の完成度が悪いと、中身の議論が実質進まなかったり、議論がそれた方向に行きます。

 

打合せ本番までにアジェンダに沿った打ち合わせ資料を用意します。

 

事前の資料提供に支障がない場合、はやめに参加者に送って目を通してもらっておきます。

 

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まとめ: 会議で使う英語表現も事前に確認しておきましょう

 

英語アジェンダの書き方や打ち合わせの準備や段取りがしっかりしていれば、本番の打ち合わせも楽に進めることができます。

 

Agenda サンプル

Date & Time: Sep 25, 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

Venue: ○○building 10F, ○-○-○ chuo-ward, Tokyo, Japan

Conference call No: +81 3 1234 XXXX PIN: 1234,  URL: http://XXXXXX

Attendees: (TBD) Mike, Tom, George, Jenifer

Purpose:  To discuss and align the necessary steps and tasks to recover the ○○ project progress.

(draft) Time Table:

    1. Confirm the current status and issues. (15 min)
    2. Discuss the countermeasure to each issue. (30 min)
    3. Align the next steps and tasks and assign responsible person(s) for them. (15 min)

 

実際の会議で役立つ英語表現・フレーズを以下の記事でまとめています。

 

 

最後まで読んでくださりありがとうございました。

 

少しでも参考になればうれしいです。

 

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