英語で外国人とミーティングをするときの、準備、資料作成、本番、クローズ後の議事録送付までの一連プロセスのノウハウをまとめました。
これまで16年間の英語実務の経験を随所に盛り込んでいます。
英語打ち合わせの準備や本番の参考になればうれしいです。
この記事を読むと分かること(After)
準備からクローズまで
【まとめ記事】
- 英語ミーティングの準備事項（アジェンダ・プレゼン資料）
- 英語ミーティングでよく使う英語表現
- 英語ミーティングの議事録の書き方と送り方
英語ミーティングの準備
① 会議場所を確保しアジェンダを決める
英語の打ち合わせには、1か所にメンバが集まって行う対面会議とリモートから皆が参加するオンライン会議があります。
対面で行いつつ、一部の人とオンラインでつなげるパターンも僕の仕事でもよくあります。
最近はZoom, Skype, Teamsなどをよく使いますよね。
いずれの会議形態でも打ち合わせをうまく運ばせるためにはアジェンダが重要です。
会議の目的、議題を事前にまとめておきます。
「打ち合わせが終わった後に何が達成できていればよいのか」
そのことを意識してアジェンダを作成します。
また、対面会議の場合で別のロケから自分の会社に来訪者がいる場合、入館手続きなどの準備も必要ですね。
打ち合わせの準備とアジェンダ作成のポイント
-
-
【16年実務者の手順!】英語会議で必要な準備事項（アジェンダサンプル有）
外国人との英語の打ち合わせの準備を任されたけど、何をすればいいのだろう？ 英語のアジェンダの書き方が分からない 特に英語での打ち合わせとなると不安も大きくなり ...
続きを見る
② プレゼン資料を作成する
会議で説明するパワーポイント資料を作成します。
資料には見やすい工夫が必要です。
打ち合わせ部屋の広さや参加者の席からスクリーンまでの距離などにも注意してフォントサイズを決めたりします。
また、パワーポイントの資料には以下のような注意点が必要です。
- デザインや体裁にこだわる
- ビジーなスライドを避けるため上下左右の余白は1cmとる
- 箇条書きやイラストを使い使い分かりやすくする
見やすいパワーポイント資料作成のポイント
英語ミーティングの本番
① 会議開始前のアイスブレーク会話をする
英語の会議もできるだけ事前に雰囲気を和ませることが重要ですね。
会議開始までの時間は集まってくれたことに対するお礼を述べたり、アイスブレークの雑談会話をします。
挨拶やお礼表現は相手が英語Nativeではない場合、現地語で行うとすごく喜んでくれます。
これまで何度もこれでうまくいきました。
雑談はそのときの時事ネタや当たり障りのなさそうなテーマなら何でもいいですね。
英語と現地語でのお礼表現まとめ
-
-
【外国人の懐に入る!】24言語のありがとうとビジネス英語のお礼表現16選
お礼の英語表現がいつも”Thank you very much."ばかりだと、なんだか味気ないですよね。 ワンパターンの英語を繰り返していると、機械的で表現力に乏しくなって ...
続きを見る
-
-
【解説書】英語で外国人と会話が盛り上がる話題・外国人先生に質問する面白いネタ
外国人と英語で話さなければならないときに、質問や話題に困ることがありませんか？ そんなときに使えそうなネタをまとめました。 仕事や留学で感じた"盛り上がる面白い話題"です ひとまず会話や ...
続きを見る
② 英語ミーティングの司会進行をする
英語ミーティングの司会進行を自分がやらなければならない立場の場合、定型フレーズを覚えておきます。
僕自身は以下の記事にまとめた表現を意識して使うようにしています。
最初の頃はかなり荷が重かったのですが、議論がそれたりしたときの軌道修正や議論をまとめる定型表現を覚えておけば何とか形にできるようになれました。
英語の会議の司会進行に使う英語表現
-
-
【不安が消える!】英語の会議の司会・進行役に役立つ英語フレーズ・表現集
英語の会議で司会進行をやらなければならない状況になったことありますか？ 私は、毎月2～3回海外数拠点と電話会議接続して、多いときは10名程度が参加する英語会議の司会を3年近 ...
続きを見る
③ 英語で自己紹介・プレゼンテーションをする
英語で自分が説明をする機会もあります。
自己紹介をしてからプレゼンを行います。
プレゼンのいいところは、自分が話している間は誰にも邪魔されないためディスカッションよりは負担が小さいことです。
進め方や英語表現に慣れ、何度か繰り返すことで慣れてきます。
英語の仕事に限った事ではないですが、経験することがやっぱり重要ですよね。
英語の3分間スピーチをする
-
-
【失敗しない4手順！】英語のスピーチ準備（構成・内容・例文）
良い英語スピーチには3つの共通点があると思います 聞く人を冒頭から惹きつける 説明内容が分かりやすい 主張がまとめられている これらの共通点と英語実務で学んだことをもとに、英語スピーチで準備から本番ま ...
続きを見る
英語のプレゼンテーションに使う表現
-
-
【ビビり不要！】英語でプレゼンテーションをする（本番で使える英語表現・例文25）
これまで何度か仕事で英語でプレゼンテーションをする機会がありました。 Audienceは全員外国人の状況でプレゼンテーションをしたこともありました。 その日は ...
続きを見る
④ 英語で会社紹介をする
英語で会社紹介をする際は、損益計算書や貸借対照表などの会社業績に関する英語表現を頭に入れておきます。
主要な会計項目の英語名に加えて「増加した」「減少した」「前期比」などの関連表現です。
また、会社業績はネタとしてアイスブレークにも使えますね。
自社や相手の会社にとどまらず、ニュースで流れた有名企業の大幅赤字などです。
会社業績の英語表現
-
-
『会社業績』に関わる英語表現。これだけマスターしておけば会社紹介もできる
この記事では、『会社業績』に関連する基本的な英語表現をまとめました。 売上、営業利益、社員数などの紹介など、英語で自社の紹介プレゼンテーションをするときに、最低限頭に入れておきたい用語に ...
続きを見る
⑤ 英語でグラフを使って説明する
プレゼンテーションにグラフを使うこともよくあります。
本番前には、表、棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、散布図などそれぞれの英語表現をまとめて頭に入れておきます。
また、円とドル、円とユーロの変換をしながら説明しなければならないこともあります。
USD 1M = 1億円
を軸にしておけば頭の中で計算が早くできますね。
グラフ説明の英語と英語の通貨変換
-
-
【グラフ説明の英語】表・棒・折れ線・円・散布図とドル円変換のコツ
数字の推移など、グラフを使って英語でプレゼンテーションをするときによく使う英語表現をまとめました。 表、棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、散布図をカバーしています。 グラフ説明の英語では、確かに特定の ...
続きを見る
⑥ 英語でディスカッションをする
英語でディスカッションをしたり、誰かのプレゼンテーションに対する自分の意見を述べたり、別の人の意見を聞いたりすることがありますね。
同意、反論、補足などに使う英語の枕詞表現を覚えておくと便利です。
気持ちの強さに応じて使い分けをしたり、丁寧な英語表現を選びたい場合もありますよね。
そのようなパターン別の表現を以下の記事でまとめています。
-
-
【英語で質問をする】オープンクエスチョンと切り口を提示する8つの表現
英語の打ち合わせにおいて、参加者から自発的に意見がいつも挙がればよいですがそうならないときがありますよね。 「誰か何か発言してくれないかなぁ」と自分は思いつつ、他の参加者は ...
続きを見る
-
-
『私もそう思います』ビジネスに使える英語の同意・同感15表現
外国人はビジネスの場面で意思表示をしっかりする人を好みます 以下の2つを基本姿勢として英語のビジネスコミュニケーションに臨むように心がけます。 同意表現 相手の意見に同意・ ...
続きを見る
-
-
【意見を述べる英語フレーズ15選】気持ちの強さの3段階別
英語で自分の考えや意見を述べる際は、思いの強さや断定の度合いに応じて英語表現を使い分けるようにします。 定型表現は丸暗記で覚えておき、自分の考えや意見をその後につなげて英文が完成するイメ ...
続きを見る
また、誰かから自分に意見を求められたときに、
「特にコメントはありません」
「特に問題ないと思います」
「どれでもいいです」
「私がやります、まかせてください」
「みんなで協力しましょう」
などの表現もよく使います。
これらの表現もまとめています。
-
-
失敗回避!『特にない・特になし・特にありません』厳選英語15表現(ビジネスにも）
英語の打ち合わせで意見を求められたときに、 自分に当てなくてもいいのに・・ って思いますよね。 そんなときに使う「特にない・特になし・特にありません」の英語表現。 使うときに注意しないと ...
続きを見る
-
-
【状況別】問題ありません・問題ないですよ・問題なしの英語16表現
「問題ないですよ」の英語表現をまとめました。 大きく3つのパターンがあります。 「問題ない」の3パターン 問題ない＝（相手の言動に対して）良いと思います・支障ありません（過去・今・未来の ...
続きを見る
-
-
【Anyを使う派？】なんでもいいよ・どれでもいいですの12英語表現
「どれがいい？」、「何選ぶ？」と外国人から英語で聞かれて、 なんでもいいです どれでもいいです と英語で答えるときの表現をまとめてみました。 & ...
続きを見る
-
-
【私に任せてください・あなたに任せます】仕事で使う15の英語表現
仕事で外国人と仕事をしていると、 「私に任せてください」、「私がやります」 「あなたに任せるよ」 と英語でコミュニケーションをとる機会がありますよね。 同じ「任せる」の意味の英語表現でも ...
続きを見る
-
-
【おしゃれ英語18選】仲間と・みんなで・お互いに協力する（かっこいいスローガン）
"仲間と・みんなで・お互いで協力する" "困っている人を助ける" の意味に関連する英語表現をまとめました。 メール最後の決まり文句で、 "Thank you very much for your co ...
続きを見る
⑦ ノンバーバルコミュニケーションにも気をつける
外国人との会議に限った事ではないですが、ノンバーバルのコミュニケーションも非常に重要です。
以下のようなポイントに気を付けてミーティングに臨みます。
- 初対面のときの握手の強さ
- 声の大きさ
- 姿勢
- 足を組んだ状態を長く続けない
英語のミーティングでノンバーバルコミュニケーションで気をつけること
-
-
【意外に超重要！】グローバル交渉のノンバーバルコミュニケーション5つ
コミュニケーションにおいて、話す内容そのものが相手に与える影響はたったの7％。 残りの93％は目から入る情報など、言葉以外の情報からだそうです。 「人は見た目 ...
続きを見る
英語ミーティング終了後
① 議事録をミーティング参加者へ送る
英語の会議が終わったら24時間以内に議事録を作成して関係者に送付します。
議事内容はダラダラと書かずに、ポイントを絞って箇条書きで書きます。
そして、Next Actionが明確な議事録が理想的です。
16年間の実務で学んだ英語議事録の書き方
-
-
【16年実務者のフォーマット】英語の議事録の書き方のコツ（サンプル有）
仕事で英語の打ち合わせを実施した後の議事録の作成の書き方についてまとめました。 英語での議事録は初めて。どう書いたらよいだろ？ 英語の議事録の作成においてどんなことに注意したら良いの？ ...
続きを見る
オンライン会議によく使う英語表現
オンライン会議や電話会議では、同じ場所にいないため会議の進行が対面に比べて難しくなりますよね。
最近はZoom、Teams, Skypeで資料の共有もできますが、スライドを映している間は 相手の表情もよく見えません。
このため、少し言葉多めにコミュニケーションをとったり、こまめに相手に理解を確認したりしながら進める必要があります。
リスニングとスピーキングの英語力をこれまで以上に伸ばしておきたいですね。
電話会議によく使う英語表現
-
-
【緊張を和らげる】電話・オンライン会議向け厳選英語30表現
テレワークが増え、Zoom、Skype、Teamsなどを使ったオンライン会議やWeb会議が一般的になってきました。 仕事でこれまで多くの英語の電話会議に参加してきた経験を振り返り、どんな ...
続きを見る
忙しい社会人が時間帯効果を高めてリスニングとスピーキングを伸ばせる「シャドテン」
-
-
【評判のシャドテン恐るべし】1日30分でリスニング力と発音が上達。でも料金高め
”仕事で使える英語力”を目標にシャドーイング練習の習慣化に取り組んでいます。 いくつかの教材を使ってきましたが、評判のシャドテン（https://www.shadoten.com/）も利 ...
続きを見る
まとめ：英語のアウトプット量を増やして不安を消す
英語の会議を行うときの準備から本番、終了後の議事録送付まで僕が仕事で行う方法をまとめました。
いかがでしたでしょうか。
慣れないうちは、難しくて逃げたしたくなることもよくありました。
得体の見えないものは怖いし不安ですよね。
けれど、進行や会話のやりとりに使う英語表現をパターン化して覚えていくことで、徐々に対処ができるようになりました。
慣れですね。
不安なうちはとにかく英語のアウトプットを増やす練習を日ごろからしておくことで、不安が消え自信がつくまでの時間を短縮できます。
少しでも参考になればうれしいです。
最後まで読んで下さりありがとうございました。
ビジネス英語の人気サイト
