【虎の巻】英語実務

【英語実務15年】電話・オンライン会議向け厳選英語30表現とノウハウ

仕事のテレカンファレンスをしている女性社員を背景に記事タイトルを入れたスライド

 

こんにちは!

 

テレワークが増え、Zoom、Skype、Teamsなどを使ったオンライン会議やWeb会議が一般的になってきました。

 

英語のテレカンはどうも苦手

 

電話会議で相手の声が聴きとりにくいとき、英語でなんて言えばいいのだろ。。

 

仕事でこれまで多くの英語の電話会議に参加してきた経験を振り返り、どんなテーマの電話会議にも役立ちそうな英語の表現をまとめました。

 

電話会議に慣れていない場合、このページを表示しながら電話会議に臨むと良いかもしれません。

 

少しでも参考になればと思います。

 

この記事を読むと分かること(After)

  • どんなテーマの電話・オンライン会議でも使える便利な英語表現
  • 外国人との電話・オンライン会議で雰囲気を和ませるコツ
  • 相手の英語が聞き取れないときの対策

 

 

電話・オンライン会議の冒頭に使う英語表現

外から電話会議に参加している様子

 

挨拶・緊張感をほぐす

 

電話会議の冒頭は慣れた相手であっても緊張することがあります。

 

緊張感を和らげるために以下のことを心がけるとよいです。

 

  • 開始時間より前に少し余裕をもって電話会議に接続する
  • お互い顔が見えない場合は特に言葉のキャッチボールを多めにする(相手の現地語でのあいさつは特に効果がありますね)
  • アイスブレークの雑談をする

 

たとえば、"How are you ?と相手から聞かれたら、"Good"や"Fine"だけの返事で終わらないようにしましょう。

 

返答に"And you?", " Thank you for asking!"などの言葉を加え、寄り添う感じを出すと雰囲気が和みます。

 

また、会議が始まる前や全員の接続を待っている間に、先に接続した人と少し以下のネタなどで雑談しましょう。

 

アイスブレーク用の雑談ネタ

  • お互いの場所の天気
  • どこから接続しているか(会社、自宅、外出先、自動車の中など)
  • 話題のニュース

 

あいさつは現地語でする

リモート会議の相手が英語Native以外の場合、相手の母国語であいさつをすると緊張感をほぐしやすいです。

特に初対面の相手とのリモート会議において簡単なあいさつ表現を相手の母国語で伝えることでリモート会議の雰囲気が和んだ経験は何度もあります。

このため、リモート会議までの時間にまだ余裕がある場合、現地語での簡単なあいさつ表現を調べて準備しておくと良いと思います。

こんにちは/ありがとう」のあいさつ表現

スペイン語

Buenas tardes(ブエノス タルダス)


Gracias.(グラシアス)

ドイツ語

Guten Tag.(グーテン タグ)


Danke.(ダンケ)

ベトナム語

Xin chào(シン チャオ)


Cam on.(カム オン)

インドネシア語

Selamat siang.(サラマ シアン)


Terima kasih.(テリマ カシ)

 

・初めまして

 

I am so happy to talk to you.

 

"Nice to meet you"を使っても構わないです。

 

でも、映像がない電話会議なら特に、実際には会った感じがしないですよね。

 

そのことが気になるようなら「お話ができてうれしいです」の意味に相当する例文がいいですね。

 

・お久しぶりです。

 

How have you been?

 

Longtime no see.

 

電話会議参加のお礼を言う

 

・今日は打ち合わせの時間をいただきありがとうございます。

 

Thank you very much for having a meeting today.

 

参加者を確認する

 

・こちらからは、山田さん、上司の佐藤さんそして私が参加しています。

From our side, Mr. Yamada and my boss Sato and myself are participating in this meeting.

自分が代表して参加者を相手に紹介するときは、自分を最後に言うと良いです。

・そちらの出席者を確認しても良いですか?

Thank you very much for joining the meeting. May I have attendees' name from your side?

 

利用する会議システムによっては、参加者の名前が画面に表示されている場合も多いですね。

 

その場合、画面をキャプチャーしておくことで同じ目的が果たせます。

 

注意点としては、Nativeの名前に慣れていないと名前を聴き取りにくいと思います。

 

そういうときは、以下のように言って後程メールで出席者リストを送ってもらうとよいです。

 

Please send us attendees' name later.

 

相手の音声が良く聞こえない

 

音が小さい/途切れています/ハウリングしています:
Sound is small/breaking/howling.

 

関連表現

・一度ミュートしてみてもらえますか ?
Can you mute your microphone once ?

 

・こちらの音声が聞こえますか ?
Can you hear my voice ?

 

・マイクに近づいてもう一度話してもらえますか?:
Could you get close to your microphone and repeat your comment ?

 

・もう少し大きい声で話してもらえますか?
Could you please speak louder?

 

相手の映像が(クリアーに)見えない

 

画像が良く見えません:
I can't see your image clearly.

 

関連表現

・プレゼンテーション資料が見えない:
I can't see the presentation.

 

・資料を後で送っていただけますか?
Could you send me the slides later ?

 

ゆっくりと話してもらう事をあらかじめお願いする

 

会議では英語をゆっくり話していただけると助かります:
I would appreciate it if you try to speak slowly in this meeting.

 

短めの表現で”Please speak slowly (in advance).” でもOKです。

 

関連表現



・もう一度質問をゆっくりお願いします:
Please repeat your question/comment slowly.

 

・質問はメールで送ってもらえますか?:
Could you send me your questions ?

 

会議の目的を伝える

 

会議の目的を冒頭に伝える表現です。

 

アジェンダをあらかじめ送っていれば、説明も短かめにすませることができますね。

 

・今日の打ち合わせの目的は事前に送付したアジェンダについてです。

 

Today's meeting purpose is to discuss the agenda topic which I sent beforehand.

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電話・オンライン会議の議論中に使う英語表現

テレカンファレンスに参加している人

 

説明の途中で質問を受け付ける

 

質問があれば途中でご遠慮なくお願いします。:
Don't hesitate to interrupt me when you have questions.

 

関連表現

Feel free to ask me anytime when you have a question.
上記と同じ意味で”Feel free to ~ " も良く使う表現なので覚えておくと便利です。

 

You can ask me questions anytime.

 

本音のところでは、

 

英語に自信がないので空気は読んでもらえたら

 

って思いながらも”形式的に”このように言うことが多いですけど・・・(苦笑)

 

相手の発言に同意する

 

同感です:
I can't agree more.

 

関連表現

・"Absolutely",

・"Definitely"

 

も短くて使いやすい同意表現ですね。

 

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相手の質問に答える

 

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相手に意見を求める

 

会議の参加者に意見を求めるときには以下の関連記事の英語表現が使えます。

 

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一時的に日本語での会話の了承を得る

 

複数で電話会議に参加しているときに、日本側のメンバで議論内容の確認をしたい場合があります。

 

そんなときは、別ロケの外国人に英語でひとこと断ると行いやすいですね。

 

日本側で少し日本語で話してもいいですか?ごめんなさい。ちょっと保留にします。
May I talk internally in Japanese for a moment ? I am sorry about it. Jus hold on.

 

関連表現

・ちょっと保留させてもらっていいですか?
May I hold the call for a minute?

 

 

電話・オンライン会議の終盤に使う英語表現

笑顔で仕事の電話会議に臨んでいる二人

 

相手側と同じ認識に立ってビジネスを進めたい意思を伝える

 

私たちも同じ認識です。
We are on the same page.

 

直訳は"私たちも同じページにいます” ですね。

 

本の最初から最後までストーリを読んで行く際に、”同じページを読んでいます” = 「共通認識のもと、同じ方向を向いています」と伝えるのに便利でクールな表現です。

 

今後の進め方を相手から相談されたときなどに使える表現です。

 

議事録送付やNext Actionなどの今後の対応を確認する

 

次のアクションとして、私は/あなたは~します。:
"As a next action, I will ~/ you will "

 

関連表現

 

・次のアクションとして、私はこのミーティングの要約を送ります。:
As a next action, I will send you the summary of this meeting.

 

・次のアクションとして、あなたは、本日のディスカッションポイントについて上司と話し、私たちにフィードバックをお願いします。
As a next action, you will talk with your boss on today's discussion points and send us feedback.

 

・追加情報やアップデートがあれば後程連絡します。
We will update you later if we have anything new and additional.

 

・次回の打ち合わせの日程調整を別途メールで行いましょう。
Shall we schedule the next meeting later with email ?

 

・今日のミーティングはこれで以上となります。ご参加ありがとうございました。
That's all for today meeting. Thank you very much for your time. Bye.

 

相手の英語が聞き取れないときの対策

 

相手の英語が分からないのは仕方ないですよね。

 

僕は特にインド英語とイギリス英語が苦手です。

 

あまり議論の本質には関係なさそうなところなら、いちいち遮るのも良くないので流しています。

 

でも、大事な部分が聞き取れないときは、以下のように伝えます。

 

I am sorry but I can't hear you well. So, could you send your points to my email after this meeting?

 

口頭でうまく言えないときは、チャットに貼り付けて送るのも良いと思います。

 

結構これでなんとかなります。

 

まとめ:チャットやメールも併用すればどうにかなる

 

いかがでしたでしょうか?

 

慣れないうちは難しいのですが、日本語の電話会議と同じようにとらえて”間”も意識しながら気持ちに余裕を持って臨めたらいいですね。

 

Skype, Teams, Zoomなどチャット機能もあるので困ったときはドンドン使えばやりとりの補完ができます。

 

 

最後まで読んで下さりありがとうございました。

 

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