こんにちは、トーリンです。
仕事で英語の打ち合わせを
実施した後の議事録の作成の
書き方についてまとめました。
14年間の英語実務経験者が
行っていることを紹介します。
議事録に盛り込むべき項目の
説明にとどまらず、実際の仕事が
円滑に進むように工夫している
ポイントも紹介します。
この記事はこんな人向けです(Before)
- 仕事で英語で議事録を書くことがある
- 英語の議事録の作成のコツやサンプルを知りたい
- 外国人と打ち合わせをしてもその後の対応が滞る
この記事を読むと分かること(After)
- 仕事の議事録の役割
- 英語の議事録に含める項目とフォーマット
- 仕事をうまくまわすための議事録送付のポイント
- 英語学習:日常的に実施(仕事で利用のため)
- 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を14年間経験。
議事録作成のコツ
仕事の議事録の役割
議事録はシンプルに書くことを
心がけています。
あれもこれも漏らさないように
書きたくなる気持ちもありますが、
議事録の最大の役割は、
議論の要旨とネクストアクションを
関係者に伝えることだと思っています。
その点にフォーカスして、
余計な情報を書きすぎないように
気をつけています。
細かい内容が多すぎると、
要旨とネクストアクションが
相手に伝わりにくくなってしまいます。
書き方①:24時間以内に関係者に送付する
英語の打ち合わせ実施後、
議事録は24時間以内に送ることを心がけています。
24時間以内であれば参加者に
打ち合わせの記憶がまだ鮮明に残っています。
送付は、早いに越したことはないのですが、
打ち合わせ中に書いたメモを
打ち合わせ直後に出席者に
すぐにシェアするのは危険です。
打ち合わせの大事なポイントが
漏れたり、今後のアクションが
不明確になったりするからです。
反対に、
打ち合わせから1週間後の
議事録送付では遅すぎです。
1週間も経つと出席者の
打ち合わせの記憶が薄れてしまいます。
「こんな内容だったかな~?」と
疑問を抱きながら、打ち合わせの
参加者が議事録を読まなければなりません。
内容の確認や訂正の依頼を
する意欲も失せてしまいます。
具体的にどんな感じで
議事録を作成するかについて紹介します。
ヨーロッパ拠点との電話会議の場合、
日本時間の夕刻・ヨーロッパ時間の午前に
打ち合わせを実施する事が多くなります。
打ち合わせ後、日本時間のその日のうちに
すぐにポイントを絞ったサマリー中心の
議事録を作成します。
そして、議事録を誰かに事前レビューして
もらう必要がある場合、できれば日本時間の
その日の夜のうちに日本拠点内の関係メンバ間で
レビューを済ませます。
それが難しい場合は、レビューアーに
メールでシェアしておきます。
翌日、日本時間の夕方までに
レビューを済ませた議事録を
海外の関係者を含め全員に送るようにします。
書き方②:箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書く
議事録は箇条書き中心で
Next Actionの責任者を明確に書きます。
議事録はダラダラと長めの
文章で書かない事が大切です。
打ち合わせを受けてのNext Actionは
「誰が、いつまでに、何をするのか」を明確に書きます。
欧米人も仕事ができる人は、
曖昧な内容の議事録は好みません。
Next Actionの担い手やその内容に関する
認識がずれていた場合、関係者が明確に
意思表示できるような書き方の議事録がベストです。
打ち合わせで議論した内容を
羅列しただけの”打ち合わせメモ”のような
議事録はあまり役に立ちません。
慣れないうちは関係者に気を遣って
誰がNext Actionの責任者かを
明確にせずに議事録を書いていました。
しかし、それではスムーズにNext Actionに
移行しないことが何度もありました。
明確に書いた方が意識が合わない場合、
他の参加者も意思表示をしやすいので
周りからの信頼も得られやすいと思います。
書き方③:議事録は添付ファイルではなくメール本文に書いて送る
議事録を関係者に送る際は、
メールの本文に書くようにしています。
添付ファイルは、
以下の2点のデメリットがあります。
添付ファイルのデメリット
- スマホで会社メールを確認する場合、メールの添付ファイルは見にくい
- 添付ファイルを開く動作はメール本文で確認するのに比べ、ワンステップ増えるため議事録を読んでもらえない可能性が増す
忙しい人は大量のメールが毎日届きます。
添付ファイルを開かなくても
メール本文ですぐに目に入る位置に
議事録を書くようにしています。
ただ、
パワポやPDFの打ち合わせ資料は
メール添付しています。
打合せで使用した資料は
参加者も打ち合わせで目にしています。
仮に開かれなかったとしても
問題ありません。
議事録に含める項目
議事録に含める項目と内容について説明します。
議事録の項目
メール件名
メール本文
- 日時
- 場所
- 参加者
- 目的
- 議題・要旨・次のアクション
事前にアジェンダを作成していた場合、
アジェンダからコピーすることで
アジェンダと整合性が取れた議事録を
短時間で作成できます。
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①メール件名:[ ]で目立たせる
サンプル(件名)
[Meeting minutes] Project schedule issues discussed on Sep. 25
かっこをつけて”Meeting minutes”と書き、
打ち合わせのタイトルを記載します。
[ ]をつけるのは、受信者のメール一覧で
目立つ件名となるようにするためです。
【 】のほうが厚いカッコで
良く目立つとは思います。
けれど、日本語以外の環境では文字化けする
可能性があります。
半角ローマ字モードで打てる記号から
選んでおいたほうが無難ですね。
また、以下のような書き方で目立たせる
方法もあります。
ただし、スパムメールと思われないよう
関係者にタイトルの書き方の決め事として
周知しておくのが良いと思います。
###Meeting minutes### Project schedule issues discussion on Sep. 25
また、定期開催のMtgであれば、
”第○回”の部分をメールの件名に入れます。
例:"3rd regular meeting"
打ち合わせ日付については、
メールの受信日時のスタンプや
本文にも書くためどちらでもよいと思います。
件名が長くならない場合は
日付も入れておくと受信者が
後でメールを一覧から探す時に便利です。
②メール本文へ記載する項目
フォーマット
- 日時
- 場所
- 参加者
- 目的
- 議題・要旨
- ネクストアクション
1. 日時(Date & Time)
Date & Time 例: Sep 25, 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.
打ち合わせを実施した時間と
タイムゾーンを合わせて記載します。
特に電話会議の場合は、
相手国時間と日本時間を併記しておきます。
2. 場所 (Venue)
Venue: ○○building 10F, ○-○-○ chuo-ward, Tokyo, Japan
対面会議を実施した場合、
打合せの住所・ビル名を記載します。
電話会議の場合は、
"conference call"、 "Skype"、 "WebEX"、 "Zoom"など
どのが分かるように記載します。
3. 参加者 (Attendees)
Attendees: Mike, Tom, George, Jenifer (first 20min)
打合せに参加したメンバを列挙します。
複数の会社/組織のメンバが参加していた場合、
会社/組織別に役職順に記載します。
フルネームでも名前だけでも
どちらでも構いません。
フルネームの方がフォーマルな印象になります。
中座した参加者がいた場合、
その人の名前の横に()をつけて
最初の○○分間のみ参加”と記載します。
4. 目的 (Purpose)
Purpose: To discuss and align the necessary steps and tasks to recover the ○○ project progress.
打合せの目的を短い文章で書きます。
たとえば、○○プロジェクトの
進捗遅れを挽回するために必要な
タスクを議論したのであれば
以下のように書きます。
5. 議題・要旨
Agenda summary and next action
Agenda 1. Confirm the current status and issues.
- The project is 15 days behind the schedule.
- 3 man-months consultants resource are deficient.
Agenda 2. Discuss the countermeasure to each issue.
- To reduce at least 10 items of level 3 requirements.
- To find more efficient consultants from other partners.
Agenda 3. Align the next steps and tasks and assign responsible person(s) for them.
- Mike to find a partner with available consultants and share it with team by the next regular meeting .
- George to list up 10 requirements which can be dropped from the final requirements and email the list to teams by Sep. 21.
- The next regular meeting is scheduled on 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.
要旨をまとめるために箇条書きを使います。
そして、箇条書きをグルーピングします。
グルーピングには以下のような切り口があります。
- 発言の時系列
- 発言者単位
- 課題やポイント単位
6. ネクストアクション
Jack to find a partner and ask if they can propose a consultant
打合せの議題と要旨を決定事項に
フォーカスして書きます。
また、関連するNext Actionは誰が
責任者かをby nameで記載します。
Next Actionは"名前 to 動詞 by 日付."の
フォーマットで統一して書くようにしてます。
[/st-cmemo]
以下のようなあいまいな書き方は
体裁的にも内容的にも良くないと思います。
書き方がバラバラ
Next Action
・Mike will try to find a partner and ask if they can propose a consultant if possible.
問題点:try to, if possibleなど、”可能であれば”の表現は明瞭さを損なう
・The requirements will be checked again to reduce them.
問題点:受身の文は誰が責任者か分からない。主語も期限もない
まとめ:議事録をテンプレート化しておく
議事録はテンプレート化しておくと楽です。
僕は、ネクストアクションにつながる議事録を
短時間で作成することを一番意識しています。
- 24時間以内に関係者に送付する
- 箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書く
- 添付ファイルではなくメール本文に記載する
最後まで読んでくださり
ありがとうございました。
少しでも参考になればうれしいです。
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