英語ミーティング

【14年実務者のフォーマット】英語の議事録の書き方のコツ(サンプル有)

2020年8月29日

記事タイトル入りスライド

こんにちは、トーリンです。

仕事で英語の打ち合わせを
実施した後の議事録の作成の
書き方についてまとめました。

英語での議事録は初めて。どう書いたらよいだろ?
英語の議事録の作成においてどんなことに注意したら良いの?

14年間の英語実務経験者が
行っていることを紹介します。

議事録に盛り込むべき項目の
説明にとどまらず、実際の仕事が
円滑に進むように工夫している
ポイントも紹介します。

この記事はこんな人向けです(Before)

  • 仕事で英語で議事録を書くことがある
  • 英語の議事録の作成のコツやサンプルを知りたい
  • 外国人と打ち合わせをしてもその後の対応が滞る

この記事を読むと分かること(After)

  • 仕事の議事録の役割
  • 英語の議事録に含める項目とフォーマット
  • 仕事をうまくまわすための議事録送付のポイント

【この記事を書いた人】

プロフィール画像(白シャツ)

About me

  • 英語学習:日常的に実施(仕事で利用のため)
  • 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を14年間経験。

議事録作成のコツ

仕事の議事録の役割

議事録はシンプルに書くことを
心がけています。

あれもこれも漏らさないように
書きたくなる気持ちもありますが、
議事録の最大の役割は、
議論の要旨とネクストアクションを
関係者に伝えることだと思っています。

その点にフォーカスして、
余計な情報を書きすぎないように
気をつけています。

細かい内容が多すぎると、
要旨とネクストアクションが
相手に伝わりにくくなってしまいます。

書き方①:24時間以内に関係者に送付する

24時間以内に議事録を送ることを伝えるためのイメージとしての砂時計

英語の打ち合わせ実施後、
議事録は24時間以内に送ることを心がけています。

24時間以内であれば参加者に
打ち合わせの記憶がまだ鮮明に残っています。

送付は、早いに越したことはないのですが、
打ち合わせ中に書いたメモを
打ち合わせ直後に出席者に
すぐにシェアするのは危険です。

打ち合わせの大事なポイントが
漏れたり、今後のアクションが
不明確になったりするからです。

反対に、
打ち合わせから1週間後の
議事録送付では遅すぎです。

1週間も経つと出席者の
打ち合わせの記憶が薄れてしまいます。

「こんな内容だったかな~?」と
疑問を抱きながら、打ち合わせの
参加者が議事録を読まなければなりません。

内容の確認や訂正の依頼を
する意欲も失せてしまいます。

具体的にどんな感じで
議事録を作成するかについて紹介します。

ヨーロッパ拠点との電話会議の場合、
日本時間の夕刻・ヨーロッパ時間の午前に
打ち合わせを実施する事が多くなります。

打ち合わせ後、日本時間のその日のうちに
すぐにポイントを絞ったサマリー中心の
議事録を作成します。

そして、議事録を誰かに事前レビューして
もらう必要がある場合、できれば日本時間の
その日の夜のうちに日本拠点内の関係メンバ間で
レビューを済ませます。

それが難しい場合は、レビューアーに
メールでシェアしておきます。

翌日、日本時間の夕方までに
レビューを済ませた議事録を
海外の関係者を含め全員に送るようにします。

書き方②:箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書く

箇条書きで議事録を書いたノート

議事録は箇条書き中心で
Next Actionの責任者を明確に書きます。

議事録はダラダラと長めの
文章で書かない事が大切です。

打ち合わせを受けてのNext Actionは
「誰が、いつまでに、何をするのか」を明確に書きます。

欧米人も仕事ができる人は、
曖昧な内容の議事録は好みません。

Next Actionの担い手やその内容に関する
認識がずれていた場合、関係者が明確に
意思表示できるような書き方の議事録がベストです。

打ち合わせで議論した内容を
羅列しただけの”打ち合わせメモ”のような
議事録はあまり役に立ちません。

慣れないうちは関係者に気を遣って
誰がNext Actionの責任者かを
明確にせずに議事録を書いていました。

しかし、それではスムーズにNext Actionに
移行しないことが何度もありました。

明確に書いた方が意識が合わない場合、
他の参加者も意思表示をしやすいので
周りからの信頼も得られやすいと思います。

書き方③:議事録は添付ファイルではなくメール本文に書いて送る

スマートホンでメールを確認するビジネスマン

議事録を関係者に送る際は、
メールの本文に書くようにしています。

添付ファイルは、
以下の2点のデメリットがあります。

添付ファイルのデメリット

  • スマホで会社メールを確認する場合、メールの添付ファイルは見にくい
  • 添付ファイルを開く動作はメール本文で確認するのに比べ、ワンステップ増えるため議事録を読んでもらえない可能性が増す

忙しい人は大量のメールが毎日届きます。

添付ファイルを開かなくても
メール本文ですぐに目に入る位置に
議事録を書くようにしています。

ただ、
パワポやPDFの打ち合わせ資料は
メール添付しています。

打合せで使用した資料は
参加者も打ち合わせで目にしています。

仮に開かれなかったとしても
問題ありません。

議事録に含める項目

議事録をノートに書いている様子

議事録に含める項目と内容について説明します。

議事録の項目

メール件名

メール本文

  1. 日時
  2. 場所
  3. 参加者
  4. 目的
  5. 議題・要旨・次のアクション

事前にアジェンダを作成していた場合、
アジェンダからコピーすることで
アジェンダと整合性が取れた議事録を
短時間で作成できます。

関連記事

記事タイトル入りスライド
【14年実務者の手順!】英語会議で必要な準備事項(アジェンダサンプル有)
「グローバルビジネス関連用語」のタイトルが入った地球
【14年英語実務者のまとめ】海外ビジネス・グローバルビジネスの40用語

①メール件名:[ ]で目立たせる

サンプル(件名)

[Meeting minutes] Project schedule issues discussed on Sep. 25

かっこをつけて”Meeting minutes”と書き、
打ち合わせのタイトルを記載します。

[ ]をつけるのは、受信者のメール一覧で
目立つ件名となるようにするためです。

【 】のほうが厚いカッコで
良く目立つとは思います。

けれど、日本語以外の環境では文字化けする
可能性があります。

半角ローマ字モードで打てる記号から
選んでおいたほうが無難ですね。

また、以下のような書き方で目立たせる
方法もあります。

ただし、スパムメールと思われないよう
関係者にタイトルの書き方の決め事として
周知しておくのが良いと思います。

###Meeting minutes### Project schedule issues discussion on Sep. 25

また、定期開催のMtgであれば、
”第○回”の部分をメールの件名に入れます。

例:"3rd regular meeting"

打ち合わせ日付については、
メールの受信日時のスタンプや
本文にも書くためどちらでもよいと思います。

件名が長くならない場合は
日付も入れておくと受信者が
後でメールを一覧から探す時に便利です。

②メール本文へ記載する項目

フォーマット

  1. 日時
  2. 場所
  3. 参加者
  4. 目的
  5. 議題・要旨
  6. ネクストアクション

1. 日時(Date & Time)

Date & Time      例: Sep 25, 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

打ち合わせを実施した時間と
タイムゾーンを合わせて記載します。

特に電話会議の場合は、
相手国時間と日本時間を併記しておきます。

2. 場所 (Venue)

Venue: ○○building 10F, ○-○-○ chuo-ward, Tokyo, Japan

対面会議を実施した場合、
打合せの住所・ビル名を記載します。

電話会議の場合は、
 "conference call"、 "Skype"、 "WebEX"、 "Zoom"など
どのが分かるように記載します。

3. 参加者 (Attendees)

Attendees: Mike, Tom, George, Jenifer (first 20min)

打合せに参加したメンバを列挙します。

複数の会社/組織のメンバが参加していた場合、
会社/組織別に役職順に記載します。

フルネームでも名前だけでも
どちらでも構いません。

フルネームの方がフォーマルな印象になります。

中座した参加者がいた場合、
その人の名前の横に()をつけて
最初の○○分間のみ参加”と記載します。

4. 目的 (Purpose)

Purpose:  To discuss and align the necessary steps and tasks to recover the ○○ project progress.

打合せの目的を短い文章で書きます。

たとえば、○○プロジェクトの
進捗遅れを挽回するために必要な
タスクを議論したのであれば
以下のように書きます。

5. 議題・要旨

Agenda summary and next action

Agenda 1. Confirm the current status and issues. 

    •  The project is 15 days behind the schedule.
    • 3 man-months consultants resource are deficient.

Agenda 2. Discuss the countermeasure to each issue. 

    • To reduce at least 10 items of  level 3 requirements.
    • To find more efficient consultants from other partners.

Agenda 3. Align the next steps and tasks and assign responsible person(s) for them. 

    • Mike to find a partner with available consultants and share it with team by the next regular meeting .
    • George to list up 10 requirements which can be dropped from the final requirements and email the list to teams by Sep. 21.
    • The next regular meeting is scheduled on 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

要旨をまとめるために箇条書きを使います。

そして、箇条書きをグルーピングします。

グルーピングには以下のような切り口があります。

  • 発言の時系列
  • 発言者単位
  • 課題やポイント単位

6. ネクストアクション

Jack to find a partner and ask if they can propose a consultant

打合せの議題と要旨を決定事項に
フォーカスして書きます。

また、関連するNext Actionは誰が
責任者かをby nameで記載します

Next Actionは"名前 to 動詞 by 日付."
フォーマットで統一して書くようにしてます。

[/st-cmemo]

以下のようなあいまいな書き方は
体裁的にも内容的にも良くないと思います。

書き方がバラバラ

Next Action

・Mike will try to find a partner and ask if they can propose a consultant if possible.
問題点:try to, if possibleなど、”可能であれば”の表現は明瞭さを損なう

・The requirements will be checked again to reduce them.
問題点:受身の文は誰が責任者か分からない。主語も期限もない

まとめ:議事録をテンプレート化しておく

仕事でミーティングをしている様子

議事録はテンプレート化しておくと楽です。

僕は、ネクストアクションにつながる議事録を
短時間で作成することを一番意識しています。

  1. 24時間以内に関係者に送付する
  2. 箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書く
  3. 添付ファイルではなくメール本文に記載する

最後まで読んでくださり
ありがとうございました。

少しでも参考になればうれしいです。

こんな記事もあります

オンライン英会話をしている画像に記事タイトルを入れたスライド
【2021年】ネイティブキャンプの3つの不安と学習効果を高める3つの秘策
英語学習をイメージした記事タイトル入り画像
【感想】2021年スタサプTOEICやってみた(メリットとデメリットをレビュー)
英語でのアポ取り手順とメールの書き方・電話の使い分け
記事タイトル入りスライド
英語ビジネスメールの書き方【件名~結びまでの全体構成】サンプル付き
記事タイトル入りスライド
【外国人の懐に入る!】24言語のありがとうとビジネス英語のお礼表現16選
HOMEへ戻る

-英語ミーティング

© 2021 Go for a Change.