【16年実務者のフォーマット】英語の議事録の書き方のコツ（サンプル有）

仕事で英語の打ち合わせを実施した後の議事録の作成の書き方についてまとめました。

英語での議事録は初めて。どう書いたらよいだろ？

英語の議事録の作成においてどんなことに注意したら良いの？

16年間の英語実務経験者が行っていることを紹介します。

議事録に盛り込むべき項目の説明にとどまらず、実際の仕事が円滑に進むように工夫しているポイントも紹介します。

目次

議事録作成のコツ

議事録作成のコツをまとめました。

シンプルに書く

議事録の役割を意識してシンプルに書きましょう。

あれもこれも漏らさないように書きたくなる気持ちもありますが、議事録の最大の役割は、議論の要旨とネクストアクションを関係者に伝えることです。

その点にフォーカスして、余計な情報を書きすぎないように気をつけます。

細かい内容が多すぎると、目を通してもらえないので要旨とネクストアクションが相手に伝わりにくくなってしまいます。

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箇条書きを使いNext Actionの責任者を明確にする

議事録は箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書きます。

Next Actionでは「誰が、いつまでに、何をするのか」を明確にします。

欧米人も仕事ができる人は、曖昧な内容の議事録は好みません。

Next Actionの担い手やその内容に関する認識がずれていた場合、関係者が明確に意思表示できるような書き方の議事録がベストです。

つまり、打ち合わせで議論した内容を羅列しただけの”打ち合わせメモ”のような議事録はあまり役に立たないです。

慣れないうちは関係者に気を遣って誰がNext Actionの責任者かを明確にせずに議事録を書いていました。

しかし、それではスムーズにNext Actionに移行しないことが何度も。

スッキリした内容が書けると、他の参加者も意思表示がしやすくなり周りからの信頼も得られやすくなります。

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メール本文に書く

議事録を関係者に送る際は、メールの本文に書きましょう。

添付ファイルは、以下の2点のデメリットがあります。

忙しい人は大量のメールが毎日届きます。

添付ファイルを開かなくてもメール本文ですぐに目に入る位置に議事録を書きましょう。

打ち合わせ資料はメール添付でOKです。

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24時間以内に関係者に送る

英語の打ち合わせ実施後、24時間以内に送ります。

24時間以内であれば参加者に打ち合わせの記憶がまだ鮮明に残っています。

とはいえ、打ち合わせ中に書いたなぐり書きのメモを打ち合わせ直後に出席者にすぐにシェアするのは危険です。

打ち合わせの大事なポイントが漏れたり、今後のアクションが不明確になったりするからです。

反対に、議事録送付が遅れると関係者の記憶も薄れます。

「何の話だったけ～？」と疑問を抱きながら、打ち合わせの参加者が議事録を読まなければなりません。

内容の確認や訂正の依頼をする意欲も失せてしまいます。

具体的にどんなタイムスケジュールで議事録を送ればよいかについて紹介します。

ヨーロッパ拠点との電話会議の場合、日本時間の夕刻・ヨーロッパ時間の午前に打ち合わせを実施する事が多くなりますよね。

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議事録に含める項目

議事録に含める項目と内容について説明します。

事前にアジェンダを作成していた場合、アジェンダからコピーすることでアジェンダと整合性が取れた議事録を短時間で作成できます。

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メール件名：[ ]で目立たせる

かっこをつけて”Meeting minutes”と書き、打ち合わせのタイトルを記載します。

件名は受信者側のメール一覧で目立たせることが大事です。

【 】は日本語以外の環境では文字化けする可能性があるので、半角ローマ字モードで打てる記号から選んでおいたほうが無難です。

また、以下のような書き方で目立たせる方法もあります。

ただし、スパムメールと思われないよう関係者にタイトルの書き方の決め事として周知しておくのが良いと思います。

また、定期開催のMtgであれば、”第○回”の部分をメールの件名に入れます。

例："3rd regular meeting"

打ち合わせ日付については、メールの受信日時のスタンプや本文にも書くためどちらでもよいと思います。

件名が長くならない場合は日付も入れておくと受信者が後でメールを一覧から探す時に便利です。

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メール本文へ記載する項目

1. 日時（Date & Time)

打ち合わせを実施した時間とタイムゾーンを合わせて記載します。

特に電話会議の場合は、相手国時間と日本時間を併記しておきます。

2. 場所 (Venue)

対面会議を実施した場合、打合せの住所・ビル名を記載します。

電話会議の場合は、　"conference call"、 "Skype"、 "WebEX"、 "Zoom"などどのが分かるように記載します。

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3. 参加者 (Attendees)

打合せに参加したメンバを列挙します。

複数の会社/組織のメンバが参加していた場合、会社/組織別に役職順に記載します。

フルネームでも名前だけでもどちらでも構いません。

フルネームの方がフォーマルな印象になります。

中座した参加者がいた場合、その人の名前の横に（）をつけて最初の○○分間のみ参加”と記載します。

4. 目的 (Purpose)

打合せの目的を短い文章で書きます。

たとえば、○○プロジェクトの進捗遅れを挽回するために必要なタスクを議論したのであれば以下のように書きます。

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5. 議題・要旨(Summary)

要旨をまとめるために箇条書きを使います。

そして、箇条書きをグルーピングします。

グルーピングには以下のような切り口があります。

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6. ネクストアクション（Next Action)

打合せの議題と要旨を決定事項にフォーカスして書きます。

また、関連するNext Actionは誰が責任者かをby nameで記載します。

Next Actionは"名前 to 動詞 by 日付."のフォーマットで統一して書くようにしましょう。

以下のようなあいまいな書き方は体裁的にも内容的にも良くないと思います。

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まとめ：議事録をテンプレート化しておく

議事録はテンプレート化しておくと楽です。

私は、ネクストアクションにつながる議事録を短時間で作成することを一番意識しています。

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