【14年実務者のフォーマット】英語の議事録の書き方のコツ（サンプル有）

こんにちは、トーリンです。

仕事で英語の打ち合わせを
実施した後の議事録の作成の
書き方についてまとめました。

英語での議事録は初めて。どう書いたらよいだろ？

英語の議事録の作成においてどんなことに注意したら良いの？

14年間の英語実務経験者が
行っていることを紹介します。

議事録に盛り込むべき項目の
説明にとどまらず、実際の仕事が
円滑に進むように工夫している
ポイントも紹介します。

この記事はこんな人向けです(Before)

仕事で英語で議事録を書くことがある
英語の議事録の作成のコツやサンプルを知りたい
外国人と打ち合わせをしてもその後の対応が滞る

この記事を読むと分かること(After)

仕事の議事録の役割
英語の議事録に含める項目とフォーマット
仕事をうまくまわすための議事録送付のポイント

【この記事を書いた人】

About me

英語学習：日常的に実施（仕事で利用のため）
仕事：自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を14年間経験。

1 議事録作成のコツ
2 議事録に含める項目
- 2.1 ①メール件名：[ ]で目立たせる
- 2.2 ②メール本文へ記載する項目
3 まとめ：議事録をテンプレート化しておく

議事録作成のコツ

仕事の議事録の役割

議事録はシンプルに書くことを
心がけています。

あれもこれも漏らさないように
書きたくなる気持ちもありますが、
議事録の最大の役割は、
議論の要旨とネクストアクションを
関係者に伝えることだと思っています。

その点にフォーカスして、
余計な情報を書きすぎないように
気をつけています。

細かい内容が多すぎると、
要旨とネクストアクションが
相手に伝わりにくくなってしまいます。

書き方①：24時間以内に関係者に送付する

英語の打ち合わせ実施後、
議事録は24時間以内に送ることを心がけています。

24時間以内であれば参加者に
打ち合わせの記憶がまだ鮮明に残っています。

送付は、早いに越したことはないのですが、
打ち合わせ中に書いたメモを
打ち合わせ直後に出席者に
すぐにシェアするのは危険です。

打ち合わせの大事なポイントが
漏れたり、今後のアクションが
不明確になったりするからです。

反対に、
打ち合わせから1週間後の
議事録送付では遅すぎです。

1週間も経つと出席者の
打ち合わせの記憶が薄れてしまいます。

「こんな内容だったかな～？」と
疑問を抱きながら、打ち合わせの
参加者が議事録を読まなければなりません。

内容の確認や訂正の依頼を
する意欲も失せてしまいます。

具体的にどんな感じで
議事録を作成するかについて紹介します。

ヨーロッパ拠点との電話会議の場合、
日本時間の夕刻・ヨーロッパ時間の午前に
打ち合わせを実施する事が多くなります。

打ち合わせ後、日本時間のその日のうちに
すぐにポイントを絞ったサマリー中心の
議事録を作成します。

そして、議事録を誰かに事前レビューして
もらう必要がある場合、できれば日本時間の
その日の夜のうちに日本拠点内の関係メンバ間で
レビューを済ませます。

それが難しい場合は、レビューアーに
メールでシェアしておきます。

翌日、日本時間の夕方までに
レビューを済ませた議事録を
海外の関係者を含め全員に送るようにします。

書き方②：箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書く

議事録は箇条書き中心で
Next Actionの責任者を明確に書きます。

議事録はダラダラと長めの
文章で書かない事が大切です。

打ち合わせを受けてのNext Actionは
「誰が、いつまでに、何をするのか」を明確に書きます。

欧米人も仕事ができる人は、
曖昧な内容の議事録は好みません。

Next Actionの担い手やその内容に関する
認識がずれていた場合、関係者が明確に
意思表示できるような書き方の議事録がベストです。

打ち合わせで議論した内容を
羅列しただけの”打ち合わせメモ”のような
議事録はあまり役に立ちません。

慣れないうちは関係者に気を遣って
誰がNext Actionの責任者かを
明確にせずに議事録を書いていました。

しかし、それではスムーズにNext Actionに
移行しないことが何度もありました。

明確に書いた方が意識が合わない場合、
他の参加者も意思表示をしやすいので
周りからの信頼も得られやすいと思います。

書き方③：議事録は添付ファイルではなくメール本文に書いて送る

議事録を関係者に送る際は、
メールの本文に書くようにしています。

添付ファイルは、
以下の2点のデメリットがあります。

添付ファイルのデメリット

スマホで会社メールを確認する場合、メールの添付ファイルは見にくい
添付ファイルを開く動作はメール本文で確認するのに比べ、ワンステップ増えるため議事録を読んでもらえない可能性が増す

忙しい人は大量のメールが毎日届きます。

添付ファイルを開かなくても
メール本文ですぐに目に入る位置に
議事録を書くようにしています。

ただ、
パワポやPDFの打ち合わせ資料は
メール添付しています。

打合せで使用した資料は
参加者も打ち合わせで目にしています。

仮に開かれなかったとしても
問題ありません。

議事録に含める項目

議事録に含める項目と内容について説明します。

議事録の項目

メール件名

メール本文

日時
場所
参加者
目的
議題・要旨・次のアクション

事前にアジェンダを作成していた場合、
アジェンダからコピーすることで
アジェンダと整合性が取れた議事録を
短時間で作成できます。

: 【14年実務者の手順!】英語会議で必要な準備事項（アジェンダサンプル有）

: 【14年英語実務者のまとめ】海外ビジネス・グローバルビジネスの40用語

①メール件名：[ ]で目立たせる

サンプル（件名）

[Meeting minutes] Project schedule issues discussed on Sep. 25

かっこをつけて”Meeting minutes”と書き、
打ち合わせのタイトルを記載します。

[ ]をつけるのは、受信者のメール一覧で
目立つ件名となるようにするためです。

【】のほうが厚いカッコで
良く目立つとは思います。

けれど、日本語以外の環境では文字化けする
可能性があります。

半角ローマ字モードで打てる記号から
選んでおいたほうが無難ですね。

また、以下のような書き方で目立たせる
方法もあります。

ただし、スパムメールと思われないよう
関係者にタイトルの書き方の決め事として
周知しておくのが良いと思います。

＃＃＃Meeting minutes＃＃＃ Project schedule issues discussion on Sep. 25

また、定期開催のMtgであれば、
”第○回”の部分をメールの件名に入れます。

例："3rd regular meeting"

打ち合わせ日付については、
メールの受信日時のスタンプや
本文にも書くためどちらでもよいと思います。

件名が長くならない場合は
日付も入れておくと受信者が
後でメールを一覧から探す時に便利です。

②メール本文へ記載する項目

フォーマット

日時
場所
参加者
目的
議題・要旨
ネクストアクション

1. 日時（Date & Time)

Date & Time 例：　Sep 25, 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

打ち合わせを実施した時間と
タイムゾーンを合わせて記載します。

特に電話会議の場合は、
相手国時間と日本時間を併記しておきます。

2. 場所 (Venue)

Venue: ○○building 10F, ○-○-○　chuo-ward, Tokyo, Japan

対面会議を実施した場合、
打合せの住所・ビル名を記載します。

電話会議の場合は、
　"conference call"、 "Skype"、 "WebEX"、 "Zoom"など
どのが分かるように記載します。

3. 参加者 (Attendees)

Attendees: Mike, Tom, George, Jenifer (first 20min)

打合せに参加したメンバを列挙します。

複数の会社/組織のメンバが参加していた場合、
会社/組織別に役職順に記載します。

フルネームでも名前だけでも
どちらでも構いません。

フルネームの方がフォーマルな印象になります。

中座した参加者がいた場合、
その人の名前の横に（）をつけて
最初の○○分間のみ参加”と記載します。

4. 目的 (Purpose)

Purpose: To discuss and align the necessary steps and tasks to recover the ○○ project progress.

打合せの目的を短い文章で書きます。

たとえば、○○プロジェクトの
進捗遅れを挽回するために必要な
タスクを議論したのであれば
以下のように書きます。

5. 議題・要旨

Agenda summary and next action

Agenda 1. Confirm the current status and issues.

- The project is 15 days behind the schedule.
- 3 man-months consultants resource are deficient.

Agenda 2. Discuss the countermeasure to each issue.

- To reduce at least 10 items of level 3 requirements.
- To find more efficient consultants from other partners.

Agenda 3. Align the next steps and tasks and assign responsible person(s) for them.

- Mike to find a partner with available consultants and share it with team by the next regular meeting .
- George to list up 10 requirements which can be dropped from the final requirements and email the list to teams by Sep. 21.
- The next regular meeting is scheduled on 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

要旨をまとめるために箇条書きを使います。

そして、箇条書きをグルーピングします。

グルーピングには以下のような切り口があります。