【虎の巻】英語実務

【15年実務者のフォーマット】英語の議事録の書き方のコツ(サンプル有)

ノートに書いた議事録を背景に記事タイトルを入れたスライド

 

こんにちは、りゅーたです。

 

仕事で英語の打ち合わせを実施した後の議事録の作成の書き方についてまとめました。

 

英語での議事録は初めて。どう書いたらよいだろ?

 

英語の議事録の作成においてどんなことに注意したら良いの?

 

15年間の英語実務経験者が行っていることを紹介します。

 

議事録に盛り込むべき項目の説明にとどまらず、実際の仕事が円滑に進むように工夫しているポイントも紹介します。

 

この記事を読むと分かること(After)

  • 仕事の議事録の役割
  • 英語の議事録に含める項目とフォーマット
  • 仕事をうまくまわすための議事録送付のポイント

 

目次

 

議事録作成のコツ

 

仕事の議事録の役割

 

議事録はシンプルに書くことを心がけています。

 

あれもこれも漏らさないように書きたくなる気持ちもありますが、議事録の最大の役割は、議論の要旨とネクストアクションを関係者に伝えることです。

 

その点にフォーカスして、余計な情報を書きすぎないように気をつけています。

 

細かい内容が多すぎると、要旨とネクストアクションが相手に伝わりにくくなってしまいます。

 

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書き方①:24時間以内に関係者に送付する

24時間以内に議事録を送ることを伝えるためのイメージとしての砂時計

 

英語の打ち合わせ実施後、議事録は24時間以内に送ります。

 

24時間以内であれば参加者に打ち合わせの記憶がまだ鮮明に残っています。

 

送付は、早いに越したことはないのですが、打ち合わせ中に書いたメモを打ち合わせ直後に出席者にすぐにシェアするのは危険です。

 

打ち合わせの大事なポイントが漏れたり、今後のアクションが不明確になったりするからです。

 

反対に、打ち合わせから1週間後の議事録送付では遅すぎです。

 

1週間も経つと出席者の打ち合わせの記憶が薄れてしまいます。

 

「こんな内容だったかな~?」と疑問を抱きながら、打ち合わせの参加者が議事録を読まなければなりません。

 

内容の確認や訂正の依頼をする意欲も失せてしまいます。

 

具体的にどんな感じで議事録を作成するかについて紹介します。

 

ヨーロッパ拠点との電話会議の場合、日本時間の夕刻・ヨーロッパ時間の午前に打ち合わせを実施する事が多くなります。

 

打ち合わせ後、日本時間のその日のうちにすぐにポイントを絞ったサマリー中心の議事録を作成します。

 

そして、議事録を誰かに事前レビューしてもらう必要がある場合、できれば日本時間のその日の夜のうちに日本拠点内の関係メンバ間でレビューを済ませます。

 

それが難しい場合は、レビューアーにメールでシェアしておきます。

 

翌日、日本時間の夕方までにレビューを済ませた議事録を海外の関係者を含め全員に送るようにします。

 

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書き方②:箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書く

箇条書きで議事録を書いたノート

 

議事録は箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書きます。

 

議事録はダラダラと長めの文章で書かない事が大切です。

 

打ち合わせを受けてのNext Actionは「誰が、いつまでに、何をするのか」を明確に書きます。

 

欧米人も仕事ができる人は、曖昧な内容の議事録は好みません。

 

Next Actionの担い手やその内容に関する認識がずれていた場合、関係者が明確に意思表示できるような書き方の議事録がベストです。

 

打ち合わせで議論した内容を羅列しただけの”打ち合わせメモ”のような議事録はあまり役に立ちません。

 

慣れないうちは関係者に気を遣って誰がNext Actionの責任者かを明確にせずに議事録を書いていました。

 

しかし、それではスムーズにNext Actionに移行しないことが何度もありました。

 

明確に書いた方が意識が合わない場合、他の参加者も意思表示をしやすいので周りからの信頼も得られやすいと思います。

 

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書き方③:議事録は添付ファイルではなくメール本文に書いて送る

スマートホンでメールを確認するビジネスマン

 

議事録を関係者に送る際は、メールの本文に書くようにしています。

 

添付ファイルは、以下の2点のデメリットがあります。

 

添付ファイルのデメリット

  • スマホで会社メールを確認する場合、メールの添付ファイルは見にくい
  • 添付ファイルを開く動作はメール本文で確認するのに比べ、ワンステップ増えるため議事録を読んでもらえない可能性が増す

 

忙しい人は大量のメールが毎日届きます。

 

添付ファイルを開かなくてもメール本文ですぐに目に入る位置に議事録を書くようにしています。

 

ただ、パワポやPDFの打ち合わせ資料はメール添付しています。

 

打合せで使用した資料は参加者も打ち合わせで目にしています。

 

仮に開かれなかったとしても問題ありません。

 

 

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議事録に含める項目

議事録をノートに書いている様子

 

議事録に含める項目と内容について説明します。

議事録の項目

メール件名

メール本文

  1. 日時
  2. 場所
  3. 参加者
  4. 目的
  5. 議題・要旨・次のアクション

 

事前にアジェンダを作成していた場合、アジェンダからコピーすることでアジェンダと整合性が取れた議事録を短時間で作成できます。

 

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①メール件名:[ ]で目立たせる

 

サンプル(件名)

[Meeting minutes] Project schedule issues discussed on Sep. 25

 

かっこをつけて”Meeting minutes”と書き、打ち合わせのタイトルを記載します。

 

[ ]をつけることで、受信者側のメール一覧で目立つ件名とさせることができます。

 

【 】のほうが厚いカッコで良く目立つとは思います。

 

けれど、日本語以外の環境では文字化けする可能性があります。

 

半角ローマ字モードで打てる記号から選んでおいたほうが無難ですね。

 

また、以下のような書き方で目立たせる方法もあります。

 

ただし、スパムメールと思われないよう関係者にタイトルの書き方の決め事として周知しておくのが良いと思います。

 

###Meeting minutes### Project schedule issues discussion on Sep. 25

 

また、定期開催のMtgであれば、”第○回”の部分をメールの件名に入れます。

 

例:"3rd regular meeting"

 

打ち合わせ日付については、メールの受信日時のスタンプや本文にも書くためどちらでもよいと思います。

 

件名が長くならない場合は日付も入れておくと受信者が後でメールを一覧から探す時に便利です。

 

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②メール本文へ記載する項目

 

フォーマット

  1. 日時
  2. 場所
  3. 参加者
  4. 目的
  5. 議題・要旨
  6. ネクストアクション

 

1. 日時(Date & Time)

 

サンプル(日時)

Date & Time      例: Sep 25, 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

 

打ち合わせを実施した時間とタイムゾーンを合わせて記載します。

 

特に電話会議の場合は、相手国時間と日本時間を併記しておきます。

 

2. 場所 (Venue)

 

サンプル(場所)

Venue: ○○building 10F, ○-○-○ chuo-ward, Tokyo, Japan

 

対面会議を実施した場合、打合せの住所・ビル名を記載します。

 

電話会議の場合は、 "conference call"、 "Skype"、 "WebEX"、 "Zoom"などどのが分かるように記載します。

 

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3. 参加者 (Attendees)

 

サンプル(参加者)

Attendees: Mike, Tom, George, Jenifer (first 20min)

 

打合せに参加したメンバを列挙します。

 

複数の会社/組織のメンバが参加していた場合、会社/組織別に役職順に記載します。

 

フルネームでも名前だけでもどちらでも構いません。

 

フルネームの方がフォーマルな印象になります。

 

中座した参加者がいた場合、その人の名前の横に()をつけて最初の○○分間のみ参加”と記載します。

 

4. 目的 (Purpose)

 

サンプル(目的)

Purpose:  To discuss and align the necessary steps and tasks to recover the ○○ project progress.

 

打合せの目的を短い文章で書きます。

 

たとえば、○○プロジェクトの進捗遅れを挽回するために必要なタスクを議論したのであれば以下のように書きます。

 

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5. 議題・要旨

 

サンプル(議題・要旨)

Agenda summary and next action

Agenda 1. Confirm the current status and issues. 

    •  The project is 15 days behind the schedule.
    • 3 man-months consultants resource are deficient.

Agenda 2. Discuss the countermeasure to each issue. 

    • To reduce at least 10 items of  level 3 requirements.
    • To find more efficient consultants from other partners.

Agenda 3. Align the next steps and tasks and assign responsible person(s) for them. 

    • Mike to find a partner with available consultants and share it with team by the next regular meeting .
    • George to list up 10 requirements which can be dropped from the final requirements and email the list to teams by Sep. 21.
    • The next regular meeting is scheduled on 9:00 -10:00 CET. /17:00-18:00 JST.

 

要旨をまとめるために箇条書きを使います。

 

そして、箇条書きをグルーピングします。

 

グルーピングには以下のような切り口があります。

 

  • 発言の時系列
  • 発言者単位
  • 課題やポイント単位

 

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6. ネクストアクション

 

サンプル(ネクストアクション)

Jack to find a partner and ask if they can propose a consultant.

 

打合せの議題と要旨を決定事項にフォーカスして書きます。

 

また、関連するNext Actionは誰が責任者かをby nameで記載します。

 

Next Actionは"名前 to 動詞 by 日付."のフォーマットで統一して書くようにしてます。

 

[/st-cmemo]

 

以下のようなあいまいな書き方は体裁的にも内容的にも良くないと思います。

 

書き方がバラバラ

Next Action

・Mike will try to find a partner and ask if they can propose a consultant if possible.
問題点:try to, if possibleなど、”可能であれば”の表現は明瞭さを損なう

・The requirements will be checked again to reduce them.
問題点:受身の文は誰が責任者か分からない。主語も期限もない

 

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まとめ:議事録をテンプレート化しておく

仕事でミーティングをしている様子

 

議事録はテンプレート化しておくと楽です。

 

僕は、ネクストアクションにつながる議事録を短時間で作成することを一番意識しています。

 

  1. 24時間以内に関係者に送付する
  2. 箇条書き中心でNext Actionの責任者を明確に書く
  3. 添付ファイルではなくメール本文に記載する

 

最後まで読んでくださりありがとうございました。

 

少しでも参考になればうれしいです。

 

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