【虎の巻】英語実務

【英語実務15年の秘訣】読ませる英語メール件名7つの書き方

 

こんにんちは。

 

Smart Insightが公表している調査情報によると、

 

マーケティング目的で送ったメールの開封確率は16.97%です。

 

Smart Insightが公表しているメールの開封率統計情報

マーケティングメールの開封確率は平均16.97%

 

ビジネス相手に送る英語メールも、件名次第で読んでもらえる確率が変わります。

 

忙しい人ほど毎日大量のメールを受信していますよね。

 

毎日100件のメールを受信する人なら、自分が送ったメールはその人にとっては1/100。

 

自分にとってはとても大事なメールで1/1だとしても。

 

15年間の実務経験で学んだ経験をもとに、『ビジネスで読んでもらいやすくする英語メール件名の書き方』を整理しました。

 

目次

 

英語メールの書き方はこちらの記事にまとめています

記事タイトル入りスライド
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英語メール件名の役割

 

受信する立場から見たメール件名の役割は以下の3点です。

 

1~3の流れで重要な役割を果たしますよね。

 

  1. メール本文を開く前に件名を最初に目にする
  2. 件名からメールの内容を推測する
  3. 件名を見てメールを開くかどうかを決める

 

スパムやウィルスの可能性があるメールは開きたくありません。

 

また、重要度が低いメールは後回しです。

 

件名から相手にとっても重要なメールと認識してもらうことで、開いてもらえやすくなります。

 

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英語メール件名の書き方7つのコツ

 

開いてもらいやすくするための件名の工夫と注意点をまとめました。

 

① スマホ画面で切れない長さの件名とする

スマホで見た受信メールの一覧(件名は途中で切れやすい)

 

相手は、パソコンでメールをいつも開くとは限りません。

 

最近は、スマホでメールを確認することも多いですよね。

 

件名が途中で切れたメールは見る気が失せます。

 

また、一般的にスパムメールの件名は長いものが多いです。

 

これらの点を考慮すると、件名は長くなりすぎないように注意が必要です。

 

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② [ ]カッコなどの記号で件名を目立たせる

 

カッコや記号がついた件名は、受信箱一覧の表示において目にとまりやすいですよね。

 

記号やマークをスパムメールと勘違いされない範囲で積極的に使うと良いです。

 

ただし、注意点もあります。

 

日本語変換モードでのみ表示される記号は文字化けする可能性もあります。

 

英語モードで使える半角記号が無難です。

 

英語モードの記号

[   ]

(  )

"" ""

 

また、相手との関係ができており頻繁にメールをやり取りする場合に役立つ方法もあります。

 

あらかじめ件名につけるマークや書き方をお互い意識合わせしておくのです。

 

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③ メール内容の主旨を件名にする

パソコンで受信したメールをチェックしている人

 

そのメール内容をひとことで言うとどんなご用件ですか?

 

その答えが件名になっていたほうがいいですよね。

 

たとえば、11/5に実施した週間の進捗ミーティングの議事録を送付する場合、

 

件名:"minutes of weekly progress meeting on Nov 5"

 

となると思います。

 

件名とメール内容がずれていると、読んだ後に受信者は不信感を抱きますよね。

 

そうなると、次回以降のメールは読んでもらいにくくなってしまいます。

 

 

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④ 具体的な情報が入った件名にする

 

「このメールは重要な内容です」

 

相手に件名だけでそれを分かってもらうには、できるだけ具体的な件名にします。

 

また、関係者以外は知るはずがない情報を件名に入れるとスパムメールと間違われません。

 

具体的な情報が件名にあると、受信者はメール内容を推測し用件や重要度を推測しやすくなりますよね。

 

件名に入れる具体的な情報は以下のような内容です。

 

  • 仕事の案件名
  • 自分の名前
  • 数字
  • メールが関係する前回の打ち合わせ情報

 

件名に具体的な情報を入れた例

具体的事項件名
仕事の案件名[ABC project] 3 important issues 
自分の名前[Ryuta Yamada] Inquiry about recruitment
関連する前回の打ち合わせ情報Answers on your question on Nov 5 meeting
数字3 reasons for withdrawal

 

問い合わせメールを送るとして、件名が"Inquiry"の一語だけの場合自分の名前も加えた場合

 

理由をメールで回答するのに、件名が"Reason"の一語だけの場合と"3つの撤退理由"と数字と情報も加えた場合

 

メール内容の推測のしやすさがゼンゼン違うと感じませんか?

 

内容がまったく想像できないメール件名は開くのをためらいます。

 

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⑤ 丁寧に返信を求めるには[response appreciated]を使う

仕事のメールをスマホで確認している人

 

【要返信】

 

日本語メールの件名にこのように書いて返信を求める書き方があります。

 

英語メールでは、"Response required"が近い意味ですかね。

 

返信を丁寧に求めたいメールには、件名に”Response appreciated”

 

がいいと思います。

 

相手との関係に応じて"response required"と使い分ければ良いのですが。

 

 

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⑥ [reminder]ではなく、してほしいことを具体的に書く

 

ビジネスで英語メールを受けていると、「最周知」の意味で"reminder"をよく目にします。

 

前回送った依頼メールの期限が近づいていることを知らせる場合などに使いますよね。

 

返信や対応を求めないメールなら”reminder”でもOKかもしれません。

 

けれど、具体的なアクションを求めるならそう書いた件名がおススメです。

 

相手にしてもらいたいことの意味に近い言葉を使います。

 

返信を求める場合

  • "response required”
  • "response appreciated"

 

誰かに連絡してもらい場合

  • "please contact ○○"

 

期限を知らせる場合

  • "3 days to deadline"

 

「上手く依頼が相手に伝わっていない」

 

「相手が期待通りに動いてくれない」

 

それを防ぐには、ストレートに件名に書くか、全く別の仕事の進め方を考えるしかありません。

 

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⑦ 件名を質問形式で書く

スマホに届いたメール通知

 

たとえば、相手に面会を求める場合です。

 

特に意識せず普通に件名を書く場合、

 

件名:"request for a meeting"

 

のようになると思います。

 

この件名は、インパクトは弱いです。

 

代わりに、

 

件名:"Are you available on Nov. 15 ?"

 

としたほうが、自分に関係するメールと件名から判断しやすいですよね。

 

ただ、相手との関係により使いにくい場合もあるかもしれません。

 

けれど、緊急度が高い打ち合わせをお願いする場合には、このように書いたほうがレスをもらいやすいです。

 

 

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まとめ:キャッチコピーや刺さる言葉を意識

 

メールの件名もマーケティングのキャッチコピーのような考え方が必要です。

 

「どうやったら相手のメール一覧に未読のまま埋もれずに済むか」

 

「メールを送った後、こちらの期待通りの対応をしてもらえるか」

 

それを考えるには、メールの件名に受信者の目を惹きつける工夫があったほうがよいですよね。

 

やり過ぎるとスパムのメールのようになってしまうのでバランスも大事ですが。

 

最後まで読んで下さりありがとうございました。

 

 

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