英語実務ノウハウ

英語ビジネスメールの基本【頭語から締め・パスワード連絡まで】

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こんにちは。

 

この記事では、英語の電子メール基本の書き方についてまとめました。

 

ビジネスに限らずプライベートの用途でも使える内容です。

 

この記事を読むと分かること(After)

  • 電子メールの書き方と注意点
  • 電子メールの定型フレーズ
    • 「件名」
    • 「頭語」
    • 「書き出しと自己紹介」
    • 「メールの目的」
    • 「お礼」
    • 「依頼」
    • 「添付ファイルとパスワード」
    • 「返事を求める」
    • 「結び」
    • コロンとセミコロンの使い分け
  • 電子メールサンプル

 

目次

 

 

英語メールの全体構成

郵便ポストが並んだきれいな田舎町

 

英語メールの構成から順に説明します。

 

件名

頭語

文の書き出し

  • 例:自己紹介する
  • 例:メールの目的を伝える
  • 例:お礼を伝える
  • 例:依頼をする

文の結び

  • 例:返事を求める

結びの言葉

 

長すぎるメール文を送ると相手の読む気が失せてしまうことがあります。

 

特に忙しい相手には気をつけたほうがよいですよね。

 

短い英文で要旨が掴めるように、要点を絞ったり箇条書きを使ったりします。

 

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英語メールの書き方

手紙がたくさん並んだ写真

 

英語メール件名:メール要旨に名前・会社名・プロジェクト名なども加える

 

件名は、メール内容の主旨を一言で書きます。

 

メール本文を開かなくても、件名からメール内容を受信した人が理解できることが理想です。

 

それができると、重要なメールは見落としなく相手に見てもらいやすくなりますよね。

 

  • 初めてのメールなら自分の会社名や名前をメールの件名に入れる
  • 同僚や取引先向けのメールなら案件名プロジェクト名を入れる

 

件名を目立たせるには、かっこも使います。

 

ただし、日本語モードの記号は、文字化けする可能性があるため要注意です。

 

件名の書き方

書き方例

  • [ABC corp.]request of proposal  (ABC corporationから提案を求める場合)
  • [ABC project] gratitude on the meeting  (ABCプロジェクトでの打ち合わせのお礼を伝える場合)
  • [Ryuta Yamada] job application (仕事への応募を連絡する場合)

 

英語メール件名の書き方のコツは、別記事にまとめました。

 

 

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英語メール頭語(拝啓):親しみを込めて"Hi"を使う

 

取引先などの外部の会社にフォーマルにメールを書きたい場合は、"Dear"を使います。

 

頭語

書き方例

  • Dear Mike,
  • Dear Jenifer,

 

Mr. や Ms. などは入れません。

 

現代は多様性(Diversity)を重視する社会です。

 

性別を識別する言葉は避けたほうがよいですよね。

 

既に関係が構築されている相手や親しみを込めたいときは、"Hi", "Hello"を使います。

 

実際、DearよりHiやHello"のメールがビジネスでも多いです。

 

ある程度親しくなった相手に、毎回Dearを使うとちょっとカタい感じがしますよね。

 

HiやHelloは相手が目上でも使って構いません。

 

Hi, Helloを使う頭語

書き方例

  • Hi Mike,
  • Hello Jenifer,

 

頭語は、名前の後にカンマをつけることを忘れないようにします。

 

複数人が宛先の場合は以下のように書きます。

 

複数宛名の書き方

書き方例

  • Hi Mike and Jenifer,
  • Hello Mike, Jenifer and Tom,
  • Dear colleagues,

 

宛先を特定しない問合せメールなどは、以下のように書きます。

 

日本語で”関係各位”の意味ですね。

 

書き方例

  • To Whom It May Concern,
  • Dear Sir,

 

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自己紹介する:端的に述べる

パソコンからemailが送られるイメージ

 

メールの書き出しです。

 

初めてのメールで自社の紹介を文頭に入れる場合、以下のように端的に書きます。

 

  • We are a company that sell ~ (会社の営みを紹介する)
  • We are electric manufacturers that ~  (自社の業種の紹介文から始める)
  • Our company is one of the top 3 in the are of ~ (会社のPRをする)

 

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メールの目的を伝える

 

メールの目的を書きます。

 

一生懸命伝えようとすると、つい英文が長くなりがちです。

 

要旨を端的に書きます。

 

メールの目的

書き方例

  • I am writing to inquire ~  (~について問い合わせをする場合)
  • This email is to inform/announce/advise you that ~ (~についてお知らせする場合)
  • This is to formally invite you to ~ (~に招待する場合)
  • This is just a quick note/notice to ~ (~について取り急ぎ連絡する場合)

 

 

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お礼を伝える:定型表現から選択する

 

御礼の英語表現については、別記事で以下の3パターンをまとめています。

 

 

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依頼をする:丁寧な表現を選ぶ

 

相手に依頼をする場合、できるだけ丁寧な表現を心掛けたいですね。

 

以下のような表現を使います。

 

依頼をする

書き方例

  • Could you please ~ ? (~していただけますか?)
  • Would it be possible to ~ ? (~は可能でございますでしょうか?)
  • If I may ask, I would like to know ~ (差支えなければ、~について知りたいのですが)
  • It would be highly appreciative if you could~ (~していただけるとありがたいのですが)

 

"Could you" と "Would youで始める文の注意点を参考までに。

 

ココがポイント

  • Could you~は、自分の利益のために何かを依頼する言い方です。相手にとっても利益となる内容の場合には使わないほうがよいです。
  • Would you~は、相手の意思に基づき意向を確認する丁寧な言い方です。自分の利益は関係のない依頼の場合、Would you~を使うようにしたほうが無難です。

 

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添付ファイルを案内する:定型文1行で伝える

オシャレな郵便ポスト

 

メールにファイルを添付した際は、以下の定型文1行を書きます。

 

  • Please kindly find attached the list of prospective customers. (見込み顧客一覧の添付ファイルをご確認ください)

 

こうすると「瞬間英作文トレーニング」の学習効果が急騰します

 

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添付ファイルのパスワードを伝える:別メールで伝えるのも有り

 

添付ファイルにパスワードをつけた場合、以下のようにパスワードを伝えます。

 

  • 添付ファイルのパスワードは以下のとおりです。

The following is the password for the attached file. 

 

  • パスワードは別メールでお送りします。

The password for the attached will be sent in another mail.

 

※パスワードを別途メールで送る際は、件名にもカッコをつけて、[password] を加えておきます。

 

(パスワードに本日の日付4ケタを設定した場合)

  • The password for the attached file in the previous email is the four digits of today's date. (先ほど送ったファイルのパスワードは本日の日付4ケタです。)

 

 

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返事を求める:期限があれば書く

 

わざわざ書かなくても本文の内容から返事を求めていることが明らかなケースも多いと思います。

 

あえて返事を求めることを書く場合、結びの位置で書きます。

 

返事を求める

書き方例

  • We await your response. (返事をお待ちしています。)
  • We very much look forward to reply from you. (ご返事を楽しみにしています。)
  • We look forward to receiving a favorable reply.  (良い返事をお待ちしています。)
  • Quick response on this inquiry would be highly appreciated.  (早めにご返事をいただければ幸いです。)

 

そして、期限を一緒に伝えておきたい場合、以下のような表現を使います。

 

期限を表す前置詞byですね。

 

書き方例

パートナーや上司など目上の人向けなど、丁寧な表現を使う場合

Would it be possible for you to send me the reply by March. 30 ?

 

同僚な仲間向けへ、少し丁寧な表現で期限を伝える場合

I would like you to send me the reply by March 30. 

 

※ 期限に理由も添えると、より相手に応じてもらいやすくなりますよね。

 

Since I need to summarize your opinion on the deck, I would like you to send me the reply by March 30.
(資料にあなたの意見をまとめる必要があるため、5/30までに返事をもらえると助かります)

 

 

締め切り英単語の使い分け

due date:提出・支払・納入など一般的な期限

: It is due on March. 30.

deadline:「決して遅れてはいけない」の意味合いが強い期限。最終締め切り

 

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コロンとセミコロンの使い分け

 

英語のメールやドキュメントでは、コロンとセミコロンの使い分けがあります。

 

:(コロン)

 

 S + V : 補足 

 

コロン ( : )は、「例えば」「つまり」「すなわち」など補足説明の意味で使うことができます。

 

① 列挙する

 

箇条書きの代わりに、リストを英文の後にコロンをつけて対象物を並べます。

 

I would like you to bring the followings with you: pen, notebook, beverage.
(以下のものを持参ください。ペン、ノート、飲み物)

 

② 引用をつなげる

 

英文のあとに、台詞を続けるときに使います。

 

He often gave me instruction: "Please do it by yourself."
彼の指示の口癖はこうだった。「自分でやりなさい」

 

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;(セミコロン)

 

 S + V ; S + V 

 

セミコロン(;)は、意味的に関係のあるふたつのS + Vの英文を接続詞の代わりとしてつなぐ意味で使うことができます。

 

原因と理由、順節、逆説などです。

 

I had been out of office around that time; I couldn’t attend the seminar yesterday.
(私はその時間は外出していました。なので、昨日のセミナーには出席できませんでした)

 

また、セミコロン + 接続副詞(however, / therefore, / moreover)カンマの使い方もされます。

 

I had been out of office around that time; however, he told me the content of the seminar.
(私はその時間は外出していました。しかしながら、彼がセミナーの内容を教えてくれました)

 

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英語メール結び(敬具):相手との関係に合わせて選ぶ

 

日本語の「敬具」にあたる言葉です。

 

いろいろありますね。

 

相手との関係に合わせてフォーマル/カジュアルなものを選びます。

 

結びの言葉

  • Best Regards(よろしくお願いします)
  • Kind Regards (真心を込めて)
  • Many thanks(ありがとうございました)
  • All the best(ごきげんよう)
  • Best Wishes (ご多幸を祈って)
  • Regards (よろしく)
  • Yours faithfully (敬具)
  • Sincerely yours (敬具)
  • Stay strong.(強くあれ)※コロナ禍向け

 

 

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まとめ

郵便ポストが並んでいる写真

 

以上の書き方のまとめとして英語の電子メールのサンプルを紹介します。

 

ごく一般的な英文ビジネスメールです。

 

英文電子メールサンプル

件名

[remind] due date of proposal submission to ABC company

本文

Hi Mike and Jenifer,

This email is to inform you that the due date of the proposal is Sep 25 and today is one week prior to  it.
We look forward to accepting an attractive and competitive proposal from your company.
Do not hesitate to ask us if you need to seek for any clarification on RFP.

Thank you very much for your cooperation.

Many thanks,

Ryuta

 

最後まで読んで下さりありがとうございました。

 

少しでも参考になればうれしいです。

 

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