英文電子メール

英語ビジネスメールの書き方【件名~結びまでの全体構成】サンプル付き

2020年8月31日

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こんにちは!

この記事では、英語の電子メールの書き方についてまとめました。

ビジネスに限らずプライベートの用途でも使える内容となっています。

この記事はこんな人向けです(Before)

  • 英文電子メールの書き方を知りたい
  • 英文電子メールで使うお決まりの表現について知りたい
  • 英文電子メールを効率良く書きたい

この記事を読むと分かること(After)

  • 電子メールの書き方と注意点
  • 電子メールの定型フレーズ
    • 「件名」
    • 「頭語」
    • 「書き出し」
    • 「メールの目的」
    • 「自己紹介」
    • 「依頼」
    • 「お礼」
    • 「返事を求める」
    • 「結び」
  • 電子メールサンプル

【この記事を書いた人】

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About me

  • 英語学習:日常的に実施(仕事で利用のため)
  • 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を14年間経験。

英語メールの全体構成

英語メールの全体構成は以下のようになります。

順に説明します。

件名

頭語

文の書き出し

  • 例:自己紹介する
  • 例:メールの目的を伝える
  • 例:お礼を伝える
  • 例:依頼をする

文の結び

  • 例:返事を求める

結びの言葉

英語メールの書き方

件名

件名は、メール内容の要旨を一言で書きます。

書き方例

  • request of proposal  (提案を求める場合)
  • gratitude on the meeting  (打ち合わせのお礼を伝える場合)

件名を目立たせる場合は、かっこ書きを使い会社名や言葉を入れます。

ただし、日本語モードの記号は文字化けする可能性があるため避けましょう。

書き方例

  • [ABC corp.] request of proposal
  • [remind] due date of each task

頭語(拝啓)

取引先などの外部の会社にビジネスメールを送る場合やフォーマルに書きたい場合は、"Dear"を使います。

書き方例

  • Dear Mike,
  • Dear Jenifer,

Mr. や Ms. などは入れなくても良いです。現代は多様性(Diversity)を重視する社会に変っているため性別を識別する言葉は避けて良いと思います。

既に関係が構築されている相手や親しみを込める場合、"Hi", "Hello"を使います。

ビジネスにおいても"Hi", "Hello"を使うメールが一番多いです。

書き方例

  • Hi Mike,
  • Hello Jenifer,

頭語は、名前の後にカンマをつけることを忘れないようにしてください。

複数人が宛先の場合は以下のように書きます

書き方例

  • Hi Mike and Jenifer,
  • Hello Mike, Jenifer and Tom,
  • Dear colleagues,

特に宛先の名前を特定しない問合せメールなどは以下の例のように書きます。

日本語で”関係各位”の意味です。

書き方例

  • To Whom It May Concern,
  • Dear Sir,

自己紹介する

相手の会社対する初めてのメールで自社の紹介を文頭に入れる場合は、以下のように書きます。

書き方例

  • We are a company that sell ~ (会社の営みを紹介する)
  • We are electric manufacturers that ~  (自社の業種の紹介文から始める)
  • Our company is one of the ~ (会社のPRをする)

メールの目的を伝える

メールの目的を書きます。

書き方例

  • I am writing to inquire ~  (~について問い合わせをする場合)
  • This email is to inform/announce/advise you that ~ (~についてお知らせする場合)
  • This is to formally invite you to ~ (~に招待する場合)
  • This is just a quick note/notice to ~ (~について取り急ぎ連絡する場合)

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お礼を伝える

御礼の英語表現については、別記事で以下の3パターンの書き方についてまとめています。

英語ビジネスメールに使えるスマートなお礼表現10選

  • 相手に直接お礼を伝える
  • 自分が代表してお礼を伝える。
  • メールの宛先以外の人へのお礼メッセージを依頼する

依頼をする

相手に依頼をする場合、できるだけ丁寧な表現を心掛けたいですね。

以下のような表現を使えば良いです。

書き方例

  • Could you please ~ ? (~していただけますか?)
  • Would it be possible to ~ ? (~は可能でございますでしょうか?)
  • If I may ask, I would like to know ~ (差支えなければ、~について知りたいのですが)
  • It would be highly appreciative if you could~ (~していただけるとありがたいのですが)

"Could you" と "Would youで始める文には注意点があります。

ココがポイント

  • Could you~は、自分の利益のために何かを依頼する言い方です。相手にとっても利益となる内容の場合には使わないほうがよいです。
  • Would you~は、相手の意思に基づき意向を確認する丁寧な言い方です。自分の利益は関係のない依頼の場合、Would you~を使うようにしたほうが無難です。

添付ファイルについて知らせる

メールに添付したファイルを見てもらう表現は以下を使います。

また添付ファイルにパスワードを付けた場合、別メールで以下のようにパスワードを伝えます。

(例文はパスワードを本日の日付4ケタを設定した場合)

書き方例

  • Please kindly find attached the list of prospective customers. (見込み顧客一覧の添付ファイルをご確認ください)

※別メールで以下の文を送付

  • The password for the attached file in the previous email is the four digits of today's date. (先ほど送付したメールの添付ファイルパスワードは本日の日付4ケタです。)

返事を求める

わざわざ書かなくても本文の内容から返事を求めていることが明らかなケースも多いと思います。

あえて返事を求めることを書く場合、結びの位置で書きます。

書き方例

  • We await your response. (返事をお待ちしています。)
  • We very much look forward to reply from you. (ご返事を楽しみにしています。)
  • We look forward to receiving a favorable reply.  (良い返事をお待ちしています。)
  • Quick response on this inquiry would be highly appreciated.  (早めにご返事をいただければ幸いです。)

結びの言葉(敬具)

日本語の「敬具」にあたる言葉です。

書き方例

  • Best Regards, (最もよく使います。)
  • Kind Regards,  (よく使います)
  • Many thanks,
  • All the best,
  • Best Wishes,
  • Regards, (短めに結ぶ時に使います)
  • Sincerely yours, (Sincerelyはフォーマルな印象が増します)

まとめ

以上の書き方のまとめとして英語の電子メールのサンプルを紹介します。

このような書き方の電子メールがごく一般的にグローバルビジネスで使われています。

英文電子メールサンプル

件名

[remind] due date of proposal submission to ABC company

本文

Hi Mike and Jenifer,

This email is to inform you that the due date of the proposal is Sep 25 and today is one week prior to  it.
We look forward to accepting an attractive and competitive proposal from your company.
Do not hesitate to ask us if you need to seek for any clarification on RFP.

Thank you very much for your cooperation.

Many thanks,

Tolin

Study hard and Good luck!

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