【虎の巻】英語実務

英語ビジネスメールの書き方【件名~結びまでの全体構成】サンプル付き

2020年8月31日

海に流れ着いた手紙の画像を背景に記事タイトルを入れたスライド

 

こんにちは、りゅーたです。

 

この記事では、英語の電子メールの書き方についてまとめました。

 

ビジネスに限らずプライベートの用途でも使える内容となっています。

 

この記事を読むと分かること(After)

  • 電子メールの書き方と注意点
  • 電子メールの定型フレーズ
    • 「件名」
    • 「頭語」
    • 「書き出し」
    • 「メールの目的」
    • 「自己紹介」
    • 「依頼」
    • 「お礼」
    • 「返事を求める」
    • 「結び」
    • コロンとセミコロンの使い分け
  • 電子メールサンプル

 

【この記事を書いた人】

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About me

  • 英語力:英語実務において、基本英単語2000語ぐらいを使って自分が言いたいことをどうにか相手に伝えられるレベル
  • TOEICスコア:855~980点
  • 仕事:自社サービスの運営に関する取引先との交渉業務やパートナー会社との協業プロジェクトのマネジメントに従事。主に欧米・アジアを対象として海外企業との英語による交渉・打ち合わせ・電子メール対応などの実務を15年間経験。

 

 

英語メールの全体構成

郵便ポストが並んだきれいな田舎町

 

英語メールの全体構成は以下のようになります。

 

順に説明します。

 

件名

頭語

文の書き出し

  • 例:自己紹介する
  • 例:メールの目的を伝える
  • 例:お礼を伝える
  • 例:依頼をする

文の結び

  • 例:返事を求める

結びの言葉

 

仕事でメールを書く際に気をつけていることは、ダラダラと長い文章を書かないことです。

 

特に初対面の相手や忙しい相手には特にそうです。

 

長いメールを見ると相手は読む気が失せてしまうはずですよね。

 

大げさに感じるかもしれませんが、本当にそう思います。

 

仕事のメールでは、短い英文で要旨が掴めるように、箇条書きを使ったり一文を短くするなど工夫すべきです。

 

 

英語メールの書き方

手紙がたくさん並んだ写真

 

件名:要旨を一言で書く

 

件名は、メール内容の要旨を一言で書きます。

 

件名

書き方例

  • request of proposal  (提案を求める場合)
  • gratitude on the meeting  (打ち合わせのお礼を伝える場合)

 

件名を目立たせる場合は、かっこ書きを使い会社名や言葉を入れます。

 

ただし、日本語モードの記号は相手がメールを受け取ったときに文字化けする可能性があるため避けています。

 

カッコつき件名

書き方例

  • [ABC corp.] request of proposal
  • [remind] due date of each task

 

頭語(拝啓):親しみを込めて"Hi"を使う

 

取引先などの外部の会社にビジネスメールを送る場合やフォーマルに書きたい場合は、"Dear"を使います。

 

頭語

書き方例

  • Dear Mike,
  • Dear Jenifer,

 

Mr. や Ms. などは入れなくても良いです。

 

現代は多様性(Diversity)を重視する社会に変っているため性別を識別する言葉は避けて良いと思います。

 

また、既に関係が構築されている相手や親しみを込める場合、"Hi", "Hello"を使います。

 

実際、僕の仕事においても"Hi", "Hello"を使うメールを目にすることが一番多いです。

 

Hi, Helloを使う頭語

書き方例

  • Hi Mike,
  • Hello Jenifer,

 

頭語は、名前の後にカンマをつけることを忘れないようにします。

 

複数人が宛先の場合は以下のように書きます。

 

複数宛名の書き方

書き方例

  • Hi Mike and Jenifer,
  • Hello Mike, Jenifer and Tom,
  • Dear colleagues,

 

特に宛先の名前を特定しない問合せメールなどは以下の例のように書きます。

 

日本語で”関係各位”の意味です。

 

書き方例

  • To Whom It May Concern,
  • Dear Sir,

 

自己紹介する:端的に述べる

パソコンからemailが送られるイメージ

 

メールの書き出しです。

 

相手の会社対する初めてのメールで自社の紹介を文頭に入れる場合は、以下のように端的に書きます。

 

  • We are a company that sell ~ (会社の営みを紹介する)
  • We are electric manufacturers that ~  (自社の業種の紹介文から始める)
  • Our company is one of the top 3 in the are of ~ (会社のPRをする)

 

メールの目的を伝える:ダラダラと書かない

 

メールの目的を書きます。

 

メールの目的

書き方例

  • I am writing to inquire ~  (~について問い合わせをする場合)
  • This email is to inform/announce/advise you that ~ (~についてお知らせする場合)
  • This is to formally invite you to ~ (~に招待する場合)
  • This is just a quick note/notice to ~ (~について取り急ぎ連絡する場合)

 

 

お礼を伝える:定型表現から選択する

 

御礼の英語表現については、別記事で以下の3パターンの書き方についてまとめています。

 

【外国人の懐に入る!】24言語のありがとうとビジネス英語のお礼表現16選

  • 相手に直接お礼を伝える
  • 自分が代表してお礼を伝える。
  • メールの宛先以外の人へのお礼メッセージを依頼する

 

依頼をする:丁寧な表現を選ぶ

 

相手に依頼をする場合、できるだけ丁寧な表現を心掛けたいですね。

 

以下のような表現を使えば良いです。

 

依頼をする

書き方例

  • Could you please ~ ? (~していただけますか?)
  • Would it be possible to ~ ? (~は可能でございますでしょうか?)
  • If I may ask, I would like to know ~ (差支えなければ、~について知りたいのですが)
  • It would be highly appreciative if you could~ (~していただけるとありがたいのですが)

 

"Could you" と "Would youで始める文には注意点があります。

 

ココがポイント

  • Could you~は、自分の利益のために何かを依頼する言い方です。相手にとっても利益となる内容の場合には使わないほうがよいです。
  • Would you~は、相手の意思に基づき意向を確認する丁寧な言い方です。自分の利益は関係のない依頼の場合、Would you~を使うようにしたほうが無難です。

 

添付ファイルについて知らせる:定型文1行で伝える

オシャレな郵便ポスト

 

メールに添付したファイルを見てもらう表現は以下の定型文1行で書きます。

 

また添付ファイルにパスワードを付けた場合、別メールで以下のようにパスワードを伝えます。

 

(例文はパスワードを本日の日付4ケタを設定した場合)

 

  • Please kindly find attached the list of prospective customers. (見込み顧客一覧の添付ファイルをご確認ください)

※別メールで以下の文を送付

  • The password for the attached file in the previous email is the four digits of today's date. (先ほど送付したメールの添付ファイルパスワードは本日の日付4ケタです。)

 

返事を求める:期限があれば書く

 

わざわざ書かなくても本文の内容から返事を求めていることが明らかなケースも多いと思います。

 

あえて返事を求めることを書く場合、結びの位置で書きます。

 

返事を求める

書き方例

  • We await your response. (返事をお待ちしています。)
  • We very much look forward to reply from you. (ご返事を楽しみにしています。)
  • We look forward to receiving a favorable reply.  (良い返事をお待ちしています。)
  • Quick response on this inquiry would be highly appreciated.  (早めにご返事をいただければ幸いです。)

 

そして、期限を一緒に伝えておきたい場合、以下のような表現を使います。

 

書き方例

パートナーや上司など目上の人向けなど、丁寧な表現を使う場合

Would it be possible for you to send me the reply by March. 30 ?

 

同僚な仲間向けへ、少し丁寧な表現で期限を伝える場合

I would like you to send me the reply by March 30. 

 

※ 期限には理由も添えると、より相手に応じてもらいやすくなります。

 

Since I need to summarize your opinion on the deck, I would like you to send me the reply by March 30.
(資料にあなたの意見をまとめる必要があるため、5/30までに返事をもらえると助かります)

 

 

締め切り英単語の使い分け

due date:提出・支払・納入など一般的な期限

: It is due on March. 30.

deadline:「決して遅れてはいけない」の意味合いが強い期限。最終締め切り

 

コロンとセミコロンの使い分け

 

英語のメールやドキュメントでは、コロンとセミコロンの使い分けがあります。

 

:(コロン)

 

 S + V : 補足 

 

コロン ( : )は、「例えば」「つまり」「すなわち」など補足説明の意味で使うことができます。

 

① 列挙する

 

箇条書きの代わりに、リストを英文の後にコロンをつけて対象物を並べます。

 

I would like you to bring the followings with you: pen, notebook, beverage.
(以下のものを持参ください。ペン、ノート、飲み物)

 

② 引用をつなげる

 

英文のあとに、台詞を続けるときに使います。

 

He often gave me instruction: "Please do it by yourself."
彼の指示の口癖はこうだった。「自分でやりなさい」

 

;(セミコロン)

 

 S + V ; S + V 

 

セミコロン(;)は、意味的に関係のあるふたつのS + Vの英文を接続詞の代わりとしてつなぐ意味で使うことができます。

 

原因と理由、順節、逆説などです。

 

I had been out of office around that time; I couldn’t attend the seminar yesterday.
(私はその時間は外出していました。なので、昨日のセミナーには出席できませんでした)

 

また、セミコロン + 接続副詞(however, / therefore, / moreover)カンマの使い方もされます。

 

I had been out of office around that time; however, he told me the content of the seminar.
(私はその時間は外出していました。しかしながら、彼がセミナーの内容を教えてくれました)

 

結びの言葉(敬具)

 

日本語の「敬具」にあたる言葉です。

 

結びの言葉

  • Best Regards (最もよく使います。)
  • Kind Regards  (よく使います)
  • Many thanks
  • All the best
  • Best Wishes
  • Regards (短めに結ぶ時に使います)
  • Sincerely yours (Sincerelyはフォーマルな印象が増します)

 

まとめ

郵便ポストが並んでいる写真

 

以上の書き方のまとめとして英語の電子メールのサンプルを紹介します。

 

ごく一般的な英文ビジネスメールです。

 

英文電子メールサンプル

件名

[remind] due date of proposal submission to ABC company

本文

Hi Mike and Jenifer,

This email is to inform you that the due date of the proposal is Sep 25 and today is one week prior to  it.
We look forward to accepting an attractive and competitive proposal from your company.
Do not hesitate to ask us if you need to seek for any clarification on RFP.

Thank you very much for your cooperation.

Many thanks,

Ryuta

 

最後まで読んで下さりありがとうございました。

 

少しでも参考になればうれしいです。

 

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