【虎の巻】英語実務

英語でのアポ取り手順とメールの書き方・電話の使い分け

こんにちは!

グローバルビジネスをしていると、顧客やパートナーなど外部の関係者と初対面のアポを英語でとることがあります。

英語でアポを取る事になったけどどう進めたら良いか分からない
アポを取るのは電話?それともメールどっちがいいのだろう?

そのような疑問を抱かれてる方は、実際にアポ取りを始められる前にこの記事を読んでポイントを確認しましょう。

きっとアポが取れる確率を高めることができます。

英語で外国人とアポイントメントをとる時に気を付けている手順とメールの書き方についてまとめました。

この記事はこんな人向けです

  • 仕事で英語を使ってアポを取る機会がある
  • アポ取りの成功確率を高めたい

 

この記事を読むことで

初めての相手に好印象を与えることができる

  • 英語でアポイントメントをとる際の必要なステップと期間
  • アポイントメントの依頼メールの具体的な書き方と役に立つフレーズ

について確認できます。

ぜひ最後まで読んで実践してください。

 

 

英語でアポイントメントを取る手順と期間

初対面の人とのアポイントメントは以下のようなスケジュールで進めます。

アポを希望する日の1週間以上前

step
1
面会を依頼するメールを送る

相手と面会を希望する日より1週間以上前に1回目のメール連絡をします。関係が構築されている相手とのアポ取りであれば、1週間を切っていても構いません。

立場的に相手が顧客か、自分が顧客かにより気にする度合も変わりますが、基本スタンスとして面会希望日の1週間は前もって連絡する事を心掛けましょう。ただし、連絡した結果相手の都合で面会日が1週間以内の日に早まる事は問題ありません。

また、1回目のアポ依頼が電話がいいのかメールがいいのかについては、自分が顧客の立場で、相手の会社のホームページに連絡先の電話番号が明記されているような場合であれば電話で連絡しても構いませんが、一度名刺交換をした程度のほとんど初対面に近い状況であればメールでまずは連絡するのが無難です。

メールであれば相手は都合が良い時に確認することができます。一方電話は、相手の都合が分からないタイミングに応対を求める事になるため、できれば避けておいたほうが良いと思います。

 

ステップ1から72時間後

step
2
リマインドメールを送る

1回目のメール連絡をしてから3日間待っても返信がない場合、リマインドメールを書きます。1回目のメールに相手が気づいていない事や、気づいていたとしても忙しくて頭に残っていない事も有りうるためです。

 

ステップ2から24時間経過かつアポを希望する日の2~3日前

step
3
相手に電話をかける

リマインドメールを送ったにも関わらず24時間以上経過しても相手からの返信がない場合、アポを取れる確率は低いのかもしれません。このため、リマインドメール送付後丸1日経過かつ打ち合わせを希望する日程の3日前ぐらいのタイミングで連絡先が分かる場合は電話をしましょう。既に2通メールを送っていますしこのまま待ってもアポが取れる確率は低いためメール以外の手段が適切です。

面会を依頼するメールの書き方

英語の電子メールの書き方の基本は、以下の記事でまとめています。

ビジネスの英語電子メールにまだ慣れていない方は確認しましょう。

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初めての相手とアポイントをとる際にメールで気をつけることは、以下のような点です。

  • 要件をコンパクトかつストレートにつたえる
  • ダラダラと文章を書かない。(会社の紹介などはURLの添付をする)
  • 誤字脱字は特に気をつける
  • 件名の書き方で相手の目を引く

普通は、相手を知らない人からメールに目を通す理由はありません。このためメールをぱっと見て短い時間で要件が理解できる書き方が重要になります

① 件名

短めの言葉で趣旨を理解できる件名の書き方が必要です。相手はスマホの小さい画面でメールを確認する可能性もあります。長い件名は避けましょう。途中で切れて最後まで確認する事ができません。

件名:[○○ company] request for a brief meeting

[○○ company] request for a meeting

② 1行程度であいさつ文の書き出し

本題に入る前のクッションのような役割を書き出し文に持たせます。

要点が速やかに伝わるようにするために、季節の言葉やメッセージなどの長めの文章は書かない方が良いです。

例文

  • I hope this mail finds you well.
  • I hope you are well.

③ 会社と自身の自己紹介

2行目から会社と自身の自己紹介を書きます。自身の名前、役割、役職などを記載します。役職を書くのは、メールを受け取った相手が面会の応対に自分自身が釣り合うかどうかを検討しやすいようにしておく配慮のためです。釣り合わないと判断した場合、別の応対者がアサインされる可能性があります。

また、紹介を受けて連絡している場合、その点についても言及します。紹介してくれた人の名前を文の早めに登場させましょう。

例文

  • We are manufacturers of environment-friendly office materials and expanding the business here in Japan.
  • My name is XXX XXX and takes role of the managerial position of 20 sales employees.
  • Mr. YYY YYY had myself has been in great relationship for business in the area and kindly introduced you to me.

④ 面会のお願い

面会したいとをサラッとストレートに書くようにしましょう。

控えめ過ぎたり回りくどいメッセージの場合、「この人は本当に面会したいのだろうか」と不信感をもたれ、相手の読む気が失せてしまう危険があります。

例文

  • I am writing to find out the possibility of having a meeting with you or colleagues to introduce our cutting-edge products.
  • I would like to pay you a visit to ~

⑤ 日程候補

打ち合わせを希望する日までの期間が1週間程度で時間がない場合、自分の希望としてはいつが良いのか/NGなのかなど、相手が具体的な面会日時を検討できるような情報を書き添えましょう。

特にアポを取得する日に制約がない場合は、相手の反応を伺ってから2回目以降の返信メールやりとりで詳細を詰めていけばよいと思います。

また、以下の例文に書いた「Assuming it is acceptable: よろしければ~」

を決まり文句として覚えておきましょう。

クッション言葉としていろいろな英語実務の場面で役立ちます。

そして、メールにはリモート会議の普及をふまえて「対面でもリモート会議でも構わない」と加えるとよいです。

例文

  • Assuming it is acceptable, please let me know anytime convenient for you. It is great if we could have a brief meeting.
  • I would be available anytime except Oct 20.
  • Either F2F or remote meeting would be fine with me and it is at your disposal.

⑥ 締め

本文に記載する内容は①~⑤までをポイントを絞って書けば、基本OKです。ダラダラと書かない事が大切なため、締めは書いても1行程度に留めるのが良いです。

例文

  • Your support and cooperation would be greatly appreciated.

⑦ リマインドメール:件名に[response appreciated]をつける

上記の手順で書いたように、面会依頼メールを送付してから3日経っても返信がない場合、リマインドメールを書きます。

  • リマインドメールは件名に"response appreciated"と丁寧な注意書きを記載する
  • 相手の返信を促すために追加できる情報があれば本文に記載する

1通目のメールに相手が気づいていない可能性があるため、メール件名に記号を付けて目立たせます。

会社内やパートナーにリマインドメールを送る際は、"remind"や"response required"を用いても構いません。

しかし、顧客など大切な相手にお願いしている場合は、より丁寧な"response appreciated"を使いましょう。

① 件名

件名:[response appreciated] request for a meeting

② 本文

本文記載欄には「リマインドさせていただきます。」の主旨を書きます。

例文

Dear ○○,

In case you missed my email sent on Oct. 12, please allow me to send this notice mail.

+ 2行目以降に追加情報

Best Regards,

○○

連絡先に電話をかける

依頼メールやリマインドメールを送ったにも関わらず、相手からの返信がない場合、電話をかけます。

  • 電話をかける時間帯に注意する。(午前中は忙しい可能性があるため午後遅めに連絡をする)
  • 丁寧かつ意欲を感じさせる応対を行う

電話をかける時間帯に注意します。午前中は前日からのメール確認や打ち合わせで忙しい可能性があります。午後の適当な時間にかけるのが無難と思います。

また、応対にあたっては機械的な電話対応とならないよう心掛けましょう。

会いたい意欲を見せることが肝心です。

自分の名を名乗る


Hello, this is Jack from ABC company.
(こんにちは、ABC会社のジャックと申します。)
※ 電話の時は、”My name is” ではなく "This is"を使う

面会をしたい相手に電話を繋いでもらう


May I speak to Tom in the product development department ?
(製品開発部のトムとお話ししたいのですが)


Could you put me through Tom in the product development department ?
(製品開発部のトムに繋いでいただく事は可能でしょうか?)
に電話を繋ぐ は ”put ~ through”を使う


Is Tom available now ?
(トムは今、電話に出るお時間ございますでしょうか?)
※”空き時間がある” は”available”を使う

用件を伝える


I sent a couple of emails last week and I would like to have a brief meeting with you.
(先週メールを2-3通送っておりますが、あなたとミーティングの時間を少しいただきたいのです。)


Could we have short time to introduce our new product?
(わが社の新製品を紹介させていただく時間を少しいただけますか?)

自分の名前を名乗ってから○○さんへの繋いでもらうお願いをします。(日本のやり方と同じです)

いきなり電話してきたわけではないことを分かってもらうために、「メールを送りましたが」と枕詞を加えるようにしましょう。

まとめ

英語でアポイントメントを取得するのは簡単ではありません。しかし、上記に書いたようなポイントをおさえることで悪い印象を相手に与えるリスクを軽減しつつアポ取得の確率を高めることができます。

日本語でアポを取る場合でも失敗する事は多いため、仮にうまくいかなくても必要以上に気にすることなく実践を通じて一歩一歩スキルアップしましょう。

Study hard and Good luck !

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