英語で外国人とミーティングをするときの、準備、資料作成、本番、クローズ後の議事録送付までの一連プロセスのノウハウをまとめました。
これまで16年間の英語実務の経験を随所に盛り込んでいます。
英語打ち合わせの準備や本番の参考になればうれしいです。
この記事を読むと分かること(After)
準備からクローズまで
【まとめ記事】
- 英語ミーティングの準備事項（アジェンダ・プレゼン資料）
- 英語ミーティングでよく使う英語表現
- 英語ミーティングの議事録の書き方と送り方
英語ミーティングの準備
① 会議場所を確保しアジェンダを決める
英語の打ち合わせには、1か所にメンバが集まって行う対面会議とリモートから皆が参加するオンライン会議があります。
対面で行いつつ、一部の人とオンラインでつなげるパターンも僕の仕事でもよくあります。
最近はZoom, Skype, Teamsなどをよく使いますよね。
いずれの会議形態でも打ち合わせをうまく運ばせるためにはアジェンダが重要です。
会議の目的、議題を事前にまとめておきます。
「打ち合わせが終わった後に何が達成できていればよいのか」
そのことを意識してアジェンダを作成します。
また、対面会議の場合で別のロケから自分の会社に来訪者がいる場合、入館手続きなどの準備も必要ですね。
打ち合わせの準備とアジェンダ作成のポイント
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② プレゼン資料を作成する
会議で説明するパワーポイント資料を作成します。
資料には見やすい工夫が必要です。
打ち合わせ部屋の広さや参加者の席からスクリーンまでの距離などにも注意してフォントサイズを決めたりします。
また、パワーポイントの資料には以下のような注意点が必要です。
- デザインや体裁にこだわる
- ビジーなスライドを避けるため上下左右の余白は1cmとる
- 箇条書きやイラストを使い使い分かりやすくする
見やすいパワーポイント資料作成のポイント
英語ミーティングの本番
① 会議開始前のアイスブレーク会話をする
英語の会議もできるだけ事前に雰囲気を和ませることが重要ですね。
会議開始までの時間は集まってくれたことに対するお礼を述べたり、アイスブレークの雑談会話をします。
挨拶やお礼表現は相手が英語Nativeではない場合、現地語で行うとすごく喜んでくれます。
これまで何度もこれでうまくいきました。
雑談はそのときの時事ネタや当たり障りのなさそうなテーマなら何でもいいですね。
英語と現地語でのお礼表現まとめ
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② 英語ミーティングの司会進行をする
英語ミーティングの司会進行を自分がやらなければならない立場の場合、定型フレーズを覚えておきます。
僕自身は以下の記事にまとめた表現を意識して使うようにしています。
最初の頃はかなり荷が重かったのですが、議論がそれたりしたときの軌道修正や議論をまとめる定型表現を覚えておけば何とか形にできるようになれました。
英語の会議の司会進行に使う英語表現
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③ 英語で自己紹介・プレゼンテーションをする
英語で自分が説明をする機会もあります。
自己紹介をしてからプレゼンを行います。
プレゼンのいいところは、自分が話している間は誰にも邪魔されないためディスカッションよりは負担が小さいことです。
進め方や英語表現に慣れ、何度か繰り返すことで慣れてきます。
英語の仕事に限った事ではないですが、経験することがやっぱり重要ですよね。
英語の3分間スピーチをする
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④ 英語で会社紹介をする
英語で会社紹介をする際は、損益計算書や貸借対照表などの会社業績に関する英語表現を頭に入れておきます。
主要な会計項目の英語名に加えて「増加した」「減少した」「前期比」などの関連表現です。
また、会社業績はネタとしてアイスブレークにも使えますね。
自社や相手の会社にとどまらず、ニュースで流れた有名企業の大幅赤字などです。
会社業績の英語表現
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⑤ 英語でグラフを使って説明する
プレゼンテーションにグラフを使うこともよくあります。
本番前には、表、棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、散布図などそれぞれの英語表現をまとめて頭に入れておきます。
また、円とドル、円とユーロの変換をしながら説明しなければならないこともあります。
USD 1M = 1億円
を軸にしておけば頭の中で計算が早くできますね。
グラフ説明の英語と英語の通貨変換
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⑥ 英語でディスカッションをする
英語でディスカッションをしたり、誰かのプレゼンテーションに対する自分の意見を述べたり、別の人の意見を聞いたりすることがありますね。
同意、反論、補足などに使う英語の枕詞表現を覚えておくと便利です。
気持ちの強さに応じて使い分けをしたり、丁寧な英語表現を選びたい場合もありますよね。
そのようなパターン別の表現を以下の記事でまとめています。
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また、誰かから自分に意見を求められたときに、
「特にコメントはありません」
「特に問題ないと思います」
「どれでもいいです」
「私がやります、まかせてください」
「みんなで協力しましょう」
などの表現もよく使います。
これらの表現もまとめています。
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⑦ ノンバーバルコミュニケーションにも気をつける
外国人との会議に限った事ではないですが、ノンバーバルのコミュニケーションも非常に重要です。
以下のようなポイントに気を付けてミーティングに臨みます。
- 初対面のときの握手の強さ
- 声の大きさ
- 姿勢
- 足を組んだ状態を長く続けない
英語のミーティングでノンバーバルコミュニケーションで気をつけること
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英語ミーティング終了後
① 議事録をミーティング参加者へ送る
英語の会議が終わったら24時間以内に議事録を作成して関係者に送付します。
議事内容はダラダラと書かずに、ポイントを絞って箇条書きで書きます。
そして、Next Actionが明確な議事録が理想的です。
16年間の実務で学んだ英語議事録の書き方
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【16年実務者のフォーマット】英語の議事録の書き方のコツ（サンプル有）
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オンライン会議によく使う英語表現
オンライン会議や電話会議では、同じ場所にいないため会議の進行が対面に比べて難しくなりますよね。
最近はZoom、Teams, Skypeで資料の共有もできますが、スライドを映している間は 相手の表情もよく見えません。
このため、少し言葉多めにコミュニケーションをとったり、こまめに相手に理解を確認したりしながら進める必要があります。
リスニングとスピーキングの英語力をこれまで以上に伸ばしておきたいですね。
電話会議によく使う英語表現
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まとめ：英語のアウトプット量を増やして不安を消す
英語の会議を行うときの準備から本番、終了後の議事録送付まで僕が仕事で行う方法をまとめました。
いかがでしたでしょうか。
慣れないうちは、難しくて逃げたしたくなることもよくありました。
得体の見えないものは怖いし不安ですよね。
けれど、進行や会話のやりとりに使う英語表現をパターン化して覚えていくことで、徐々に対処ができるようになりました。
慣れですね。
不安なうちはとにかく英語のアウトプットを増やす練習を日ごろからしておくことで、不安が消え自信がつくまでの時間を短縮できます。
少しでも参考になればうれしいです。
最後まで読んで下さりありがとうございました。
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